工程合同索赔管理具备以下三个条件：
（一）与合同对照，事件已造成了承包人工程项目成本的额外支出，或直接工期损失。
（二）造成费用增加或工期损失的原因，按合同约定不属于承包人的行为责任或风险责任。
（三）承包人按合同规定的程序和时间提交索赔意向通知和索赔报告。
（一）概述
索赔是工程合同管理的关键，索赔的实质是对合同价进行公平合理的调整，是市场经济的特征在建建工程管理中的体现。通过立法确定索赔在工程合同管理中的应有地位，制定索赔处理和争议解决的程序、方法、方式是政府对合同进行宏观控制管理的重要措施之一。
（二）国际上的争议友好解决方式
美国在工程合同争议解决实践中积累了丰富的经验，有多种中间调解方式，统称为 "解决合同争端的替代方法（Altemat Disputes Resolution-ADR），其中由双方共同指定一人或多人作为中间调解人的方式有以下凡种:
小型审理
中间审理
合同争议评审团
上述几种方式虽然略有区别，但本质上类似，其结论一般都不具备最终的法律约束力，除非合同双方另有约定。下面以DRB为例介绍中间调解方式：
（一）争议评审团DRB
争议评审团起源于美国，经过多年的实践，美国在这方面已经取得了成功的经验，其实质是争议双方邀请第三者进行中间调解，不过它的组织和工作程序比较完善，由十四个建筑业有关机构和代表组成的美国建筑业争议解决委员会，协助美国仲裁协会（AAA）制定了一种可供建筑业选择使用的争议解决程序（ADR）。
争议评审团成员的组成是由双方各选定一名工程合同方面的专家，该专家要得到对方认可，然后再由被选定的两人共同推荐第三人作主席组成。
争议评审团的优点如下:
费用由合同双方共同负担，争议评审团为双方服务，易保证其公正性和中立性。
成员不得与合同任何一方有妨碍其行为公正的联系。
争议评审团要在工程一开工就介人工程，并定期访问现场，能够及时了解工程进展、有关合同执行情况和索赔事宜以及潜在的争议。
争议评审团成员都是工程技术合同管理方面的权威，以保证其评审结果的科学性和影响力。
尽管评审结果对合同双方不具有法律最终约束力，但大多数情况下都会为双方所接受，即使提交仲裁或诉讼，仲裁机构和法庭大都会尊重评审团的评审结果。评审团在解决大型国际工程合同争端中已日益表现出强大的生命力。有些合同条款将采用评审团方式特别古专用条款中说明。世界银行己作出规定:凡其贷款超过5000万美元的项目，都要求在仲裁之前采用评审团方式进行调节，并且制定了有关评审团的评审程序和组成的建议条款，作为对FIDIC条款的修改。其他国家和地区也有类似的做法，如香港的DRA（Disputes Resolution Advisor）方式。
（二）合同上诉委员会 （The Contract Appeals Board-CAB）
美国的合同上诉委员会是美国各级政府建设部门都设置的一个组织，其职责是主持解决该部门内有关的合同争端。为了规范合同上诉委员会的工作，美国国会先后通过并颁布了 "合同争端法"（The Contract Disputes Act of 1978），及"法庭改组法"（the court reorganization act of1982），成为各级建设部门合同上诉委员会的工作纲领，其目的是及时地审理解决合同争端（合同纠纷），减少法庭诉讼的数量。
美国联邦政府合同上诉委员会对合同争端处理工作，做了以下的规定:
各级政府建设部门的合同上诉委员会必须有3名以上的专职审理员。他们应具备5年以上的公共合同法律方面的经验，由各级建设部门的领导任命。
在合同争端审理期间，承包商仍应按合同要求继续施工，不得停工。
合同上诉委员会可以发出传票，要求合同争端的有关人员出庭作证。如拒不出庭，当地的地方法院将命令其出庭;否则，以藐视法律治罪。
合同上诉委员会作出的审理决定，争议双方如不服从，皆有权向上一级法庭起诉，即可向"美国索赔法院"（the U.S. claim Court），各级"上诉法庭"（the court of appeals），甚至"美国最高法院"（the U.S. Supreme court）上诉。
从以上合同争议调解组织的工作特点可以看出:
无论是工程建设单位，或者是各级政府的建设部门，都把及时地解决合同争端放在重要的地位，要求及时合理地解决合同争端，防止其大量地转入法院诉讼范畴。
许多合同争端调解组织之所以能够发挥作用，是由于受到政府及法律上的支持，带有准法律的性质。
合同争端审理组织做出的调解决定，虽一般不具备法律上的约束力，争议双方或其中任何一方可以拒绝接受，但如果争议双方在接受审理以前达成协议，同意审理组织的调解决定具有约束力，该调解决定一旦证式做出，对争议双方均有法律上的约束力，双方必须遵照执行。
（三）合同争端的最终解决方式------仲裁或诉讼
仲裁或诉讼是解决合同争端的两种最终方式，属于法律最终解决方式。国际仲裁惯例是或裁或审制，即合同双方只能选择仲裁或诉讼两种方式中的一种，且结果具有最终法律约束力。仲裁的另一个特点是仲裁不执行属地原则，而由合同双方共同选定某一仲裁机构进行，由法院保证其得以强制执行。
尽管仲裁或诉讼不是合同争端采用最多、最合适的方式，但由于其具有法律的强制性，它的存在对双方采用友好解决方式具有很强的造势作用。在这两种方式中广般国家都强调尽量采用国际仲裁的方式，且多数标准合同条件都有专门的仲裁条款，合同双方会在专用条款中将所要选择的仲裁机构给予明确。国际仲裁机构都有一套自己严密成熟的仲裁章程、规则和程序。
世界各国一般都会制定仲裁法来规范仲裁行为，其中包括工程合同争议仲裁。由于工程合同的专业复杂性，有些国家会针对工程仲裁专门立法和成立仲裁机构。
美国仲裁协会（AAA）是美国最有权威的仲裁机构。它制定了《建筑业仲裁规范》，该规则是由仲裁协会征求了美国土木建筑行业的讨论意见后最后定稿的，作为仲裁法来执行。仲裁规则对土木工程施工合同争议的仲裁详细规定了仲裁的组织、程序、工作方法、裁决方式、仲裁费用等，是比较完善的仲裁法规。
德国的仲裁是由合同双方各选定一仲裁机构，由选定的两个仲裁机构进行协商，若协商不成，或合同双方对协商结果不服，再由两个仲裁机构共同选定第三个仲裁机构进行仲裁，其结果为最终裁定。这与一般国际仲裁惯例不同。
（一）索赔意向通知和索赔通知
承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内，向监理人递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的事由。承包人未在前述28天内发出索赔意向通知书的，丧失要求追加付款和（或）延长工期的权利;
承包人应在发出索赔意向通知书后28天内，向监理人正式递交索赔通知书。索赔通知书应详细说明索赔理由以及要求追加的付款金额和（或）延长的工期，并附必要的记录和证明资料;
索赔事件具有连续影响的，承包人应按合理时间间隔继续递交延续索赔通知，说明连续影响的实际情况和记录，列出累计的追加付款金额和（或）工期延长天数;
在索赔事件影响结束后的28天内，承包人应向监理人递交最终索赔通知书，说明最终要求索赔的追加付款金额和延长的工期，并附必要的记录和证明材料。
（二）索赔资料的准备
总述部分：概要论述索赔事项发生的日期和过程;承包人为该索赔事项付出的努力和附加开支;承包人的具体索赔要求。
论证部分：论证部分是索赔报告的关键部分，其目的是说明自己有索赔权，是索赔能否成立的关键。
索赔款项（或工期）计算部分。
证据部分。
（三）索赔文件的提交
承包人必须在发出索赔意向通知后的28天内或经过工程师（监理人）同意的其他合理时间内向工程师（监理人）提交一份详细的索赔文件和有关资料。如果干扰事件对工程的影响持续时间长，承包人则应按工程师（监理人）要求的合理间隔（一般为28天），提交中间索赔报告，并在干扰事件影响结束后的28天提交一份最终索赔报告。否则将失去该事件请求补偿的索赔权利。
（四）承包人提出索赔的期限
根据九部委《标准施工招标文件》中通用合同条款，承包人提出索赔的期限：
承包人按合同约定接受了竣工付款证书后，应被认为已无权再提出在合同工程接收证书颁发前所发生的任何索赔。
承包人按合同约定提交的最终结清申请单中，只限于提出工程接收证书颁发后发生的索赔。提出索赔的期限自接受最终结清证书时终止。
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