中国农业发展银行关于规范电子邮件系统运行管理的通知

中国农业发展银行各省、自治区、直辖市分行，各计划单列市分行：

1998年6月，经过总行和各分行技术人员的共同努力，我行已初步建立了电子邮件系统，并投入试运行。电子邮件系统的建立，对加快总、分行之间的信息传递，加强收购资金封闭运行管理，起到了积极作用。根据1998年10月19日总行行务会有关精神，信息电脑部和办公室就建立我行“电子红头文件传输系统”做了大量的调研工作。根据建立该系统的实施方案，拟在电子邮件系统试运行的基础上，进一步规范电子邮件的管理，并在此基础上逐步建立“电子红头文件传输系统”。为规范电子邮件的管理，并为开通“电子红头文件传输系统”做好基础工作，现就有关问题通知如下：

一、加强组织管理按时完成用户注册工作。目前，各级分行注册工作较为缓慢，长期下去势必影响工作效率。请各分行务必于3月26日前完成用户的注册工作（信贷、财务、计划、信息等部门应首先建好，并进行相应的邮件传输测试），凡是没有按期完成用户注册的分行，总行将进行通报。从3月29日起，总、分行之间的文件传递将按照本通知要求进行。用户注册规范见附件。

二、收发文管理工作。行发文由总行、省分行行发文管理员负责发送和接收（总行行收文管理员负责接收分行的行发文）；总行各部（室）及省分行各处（室）发文由总行各部（室）和省分行各处（室）发文管理员负责接收和发送。文件的发送和接收必须由收发文管理员统一负责，不得以个人名义发送正式文件。

收发文管理工作注意事项：

（一）邮件信笺的附件采用WORD97　WORD文档（DOC）和EXCEL97工作簿（XLS）格式，转发文件经图形扫描处理后存为TIF格式。

（二）通过电子邮件方式下发的文件，仅为文件信息，不做为正式文件，但其内容应与正式文件相一致，文件格式中必须包含文号、标题、主送机关和正文等公文要素。

（三）通过电子邮件系统，只能下发一般性文件或资料，凡是带有秘密、机密、绝密等密级的文件不得通过该方式下发，否则按规定将追究有关人员的责任。

三、加快局域网的建设步伐，不断充实局域网内容。已建局域网的分行，应尽快完成各处室网络工作站的调试工作；没有建局域网的分行，务必加快局域网建设。已为各处室安装工作站的分行，由各处室自行负责文件的收发；没有为各处室安装工作站的分行，收发文客户机暂时设在信息电脑部门，具体工作由各分行自行协商解决。同时，各分行要抓紧电子邮件系统的培训工作，使全体工作人员尽快掌握系统的使用方法。由各分行办公室负责本行的总体协调工作，信息电脑部门负责技术支持工作。

四、制定制度，保证电子邮件系统正常运行。为保证电子邮件系统的安全、畅通，各分行应尽快制定相应制度，落实专人负责系统的维护，在每个工作日内，必须保证邮件服务器的开机及正常运转，及时将添加的人员复制到公共地址本。

请各分行务必按照总行的上述要求，抓紧各项工作的落实，为进一步推进总行各项政策的贯彻执行，提高我行经营管理水平奠定良好的基础。有关建立“电子红头文件传输系统”的实施方案和管理办法，总行将另行通知。

附：用户注册规范

鉴于目前电子邮件系统在使用中，因为邮件用户命名方法问题，造成了使用中的不便。现根据用户的要求，请各行的系统管理员将行收发文和各处（室）收发文管理员的名字改为××行收发文管理员和××行×处（室）收发文管理员，使大家更直观的了解是谁写的信，便于统计检查。具体的更名方法参见（《Lotus　Notes4.5系统管理》第八章第七节手动更改层次结构标识普通名）具体格式如下：

例：北京

行收发文：北京分行收发文管理员／北京／adbc

处收发文：北京信息处处收发文管理员／信息处／北京／adbc

北京财会处收发文管理员／财会处／北京／adbc

另，复制中存在的问题。请各行只将添加和修改的项目复制到公共地址本，即设置为单向复制。

中国农业发展银行