沈阳市会议记录规范

1　范围

本规范规定了会议记录的内容、格式和记录要求。

本规范适用于沈阳市各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织召开的各种会议。

2　定义

会议记录是把会议的组织、进程、研究与讨论的议题、报告与发言的主要内容和议定的有关事项如实记录下来的一种重要书面材料。

3　内容

会议记录的内容，一般由会议记录名称、会议的组织情况、会议议题、会议记录正文、会议结尾五部分组成。

3.1 会议记录名称

会议记录的名称，一般由三个要素组成：召开会议单位名称+会议名称+“会议记录”。如“沈阳市卫生局职工代表大会会议记录”。

3.2会议的组织情况

会议的组织情况包括会议的时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、记录人、审核人的姓名与职务。

3.2.1 时间。会议召开的时间和结束的时间，采用阿拉伯数字表示，如2001年7月19日13时开始15时结束，必要时可记录到分，时与分之间用“：”间隔。一次会议如跨日召开，时间要分别记录。

3.2.2 地点。会议召开的具体地点，如XX大厦XX会议室。必要时写清所在地址。一次会议如召开地点有两个以上时，要配合会议时间记清。

3.2.3 出席人。包括应出席的人数、实际出席的人数、出席者的姓名、职务和迟到早退情况，出席人多，可以只写出席主要人物的姓名和职务及出席人数。重要的会议，为便于统计人数和日后查考，可另设签到簿，请出席人签署姓名，填写单位、职务、电话等情况。

3.2.4 列席人。列席人的姓名和职务。

3.2.5 缺席人。包括缺席人数，缺席者的姓名、职务、缺席原因，缺席人较多，原因又一时难以查清时，可只写缺席人数。

3.2.6 主持人。主持人的姓名、职务。

3.2.7 记录人。记录人的姓名、职务。

3.2.8 审核人。会议记录的审核人一般指定会议的主持人或出席人中的某一位担任，在会议记录形成以后，由审核人审核、签字。

3.3 会议议题

会议议题即会议举办单位或主持人提出的需要通过会议议定的事项，要求简要、概括、准确。

3.4会议记录正文

会议记录正文是会议记录内容的主体部分。要记清会议的议题、讨论发言、形成的决议、会议进行情况等。记录方法有详细记录和摘要记录两种。

3.4.1 详细记录

详细记录就是要把所有与会者的发言尽可能全部记录下来，做到有言必录，甚至包括插话内容，不能有取有舍，更不能只记结论。要尽量记原话，不能记“精神”，更不能改变原意。在客观条件允许的情况下，可辅以录音，如果没有录音设备或者不允许录音，可配备两个以上的记录人员同时记录，以便会后互相核对补正，从而保证记录的完整、准确。

3.4.2 摘要记录

摘要记录就是摘其要点而记。不必有言必录，而是着重记录发言要点及其会议的结论、决定和决议内容。发生争议时，则必须把不同的观点和意见翔实地记录下来。摘要记录，要求记录者对发言内容必须迅速做出分析判断，分清哪些该记，哪些不该记，适当归纳，扼要地记下重点，不能曲解发言者的原意，不可遗漏发言者的主要观点。

无论是作详细记录，还是摘要记录，应该注意会议主持人的开场白（提出议题）和最后的归纳总结，一定要详细、如实记录下来，以便准确如实地反映会议成果。休会和复会等会议进行情况要记清，以便准确反映会议进行情况。

3.5 会议结尾

会议结束，要另行空两格写“散会”字样。

4　格式

4.1 用纸尺寸

会议记录用纸必须统一使用国际标准A4型，幅面尺寸为297×210mm.

4.2 记录格式

会议记录的格式，一般由眉首区、说明区、议题区和正文区四部分组成。

4.2.1 眉首区

位于会议记录首页上端，填写会议名称、届次。

4.2.2 说明区

位于眉首区之下，填写会议的组织情况。

4.2.3 议题区

位于说明区之下，填写会议的议题。

4.2.4 正文区

正文区用于按会议程序记录会议记录正文。

4.3 用字与用线

眉首区“会议记录”用字为二号黑体，正文区“会议记录用纸”用字为小二号黑体，“沈阳市档案局监制”用字为三号宋体，其余用字均为四号宋体。

外框线采用中粗实线条，框内横线采用细实线条和虚线。

5　记录要求

5.1 会议记录必须真实、准确、全面、完整。不得随意增删改动，为确保其准确完整，会后记录人要对会议记录仔细阅读一遍，发现遗漏立即补上，发现笔误，立即改正，也可以对潦草的会议记录重新抄写，以方便别人阅读，但必须经过审核人审核签字。

记录与会者发言，要另行空两格，写发言者姓名（不可只写姓或名），冒号，然后按照发言人表述的观点、原因、结论等分段记录发言内容，不要不分段落，一段到底。

“休会、复会”等会议进行情况的记录要另行空两格，写“休会XX分钟，XX时XX分复会”字样。

5.2 书写要求

5.2.1 字迹工整，易于辨认，不得使用非规范化汉字和简称。

5.2.2 记录用笔、墨水

会议记录用笔应使用钢笔，不得使用圆珠笔、铅笔等；墨水适宜使用不易扩散、便于保存的蓝黑、碳素墨水，不得使用纯兰、红色等易于扩散、褪色、不宜保存的墨水。

5.2.3 记录用纸

会议记录用纸必须使用本规范规定使用的会议记录书写用纸，不得使用原稿纸、活页纸等其它书写用纸。

6　归档及使用要求

6.1 归档

6.1.1 会议记录形成以后，应由形成部门立即对会议记录进行整理，并于第二年三月底前移交档案部门，并做好交接记录。

6.1.2会议记录的具体整理方法按中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DAT/22-2000）的规定整理。

6.2 使用

6.2.1 具有使用权限要求的会议记录，必须经过有关人员同意后方可使用，并注意保密，不得泄漏会议记录的内容。

6.2.2 使用会议记录时必须遵守档案利用要求，保持会议记录的完整，不得涂改、损毁会议记录。

沈阳市档案局