职务侵占退回单位的钱应当计算到单位的资产中，并且做好记录。公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金。
根据《刑法》第二百七十一条规定，公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处五年以下有期徒刑或者拘役；数额巨大的，处五年以上有期徒刑，可以并处没收财产。
国有公司、企业或者其他国有单位中从事公务的人员和国有公司、企业或者其他国有单位委派到非国有公司、企业以及其他单位从事公务的人员有前款行为的，依照本法第三百八十二条、第三百八十三条的规定定罪处罚。
职务侵占罪能获得缓刑。行为人构成职务侵占罪的，数额较大的，处五年以下有期徒刑或者拘役，满足缓刑条件的，可以宣告缓刑。但如果行为人侵占数额巨大的，处五年以上有期徒刑的，不可以判处缓刑。
找法网提醒您，《中华人民共和国刑法》第七十二条对于被判处拘役、三年以下有期徒刑的犯罪分子，同时符合下列条件的，可以宣告缓刑，对其中不满十八周岁的人、怀孕的妇女和已满七十五周岁的人，应当宣告缓刑：
（一）犯罪情节较轻；
（二）有悔罪表现；
（三）没有再犯罪的危险；
（四）宣告缓刑对所居住社区没有重大不良影响。
宣告缓刑，可以根据犯罪情况，同时禁止犯罪分子在缓刑考验期限内从事特定活动，进入特定区域、场所，接触特定的人。
被宣告缓刑的犯罪分子，如果被判处附加刑，附加刑仍须执行。
以下行为可以构成职务侵占罪：
1.股东侵占自己出资的公司、企业的财产；
2.将交付管理、经手、使用的财物据为己有；
3.本公司、企业人员互相勾结，监守自盗；
4.虚构事实，隐瞒真相，骗取本企业财物；
5.员工因为薪酬纠纷等原因而擅自截扣公司款项；
6.非本公司、企业的人员与本公司、企业的员工勾结共同构成职务侵占。
