（五）以强化服务为抓手，建立采购部门与使用部门、监督部门、供应商的互动机制，不断提高采购工作水平。
集中采购工作是一项政策性强、涉及面广、工作难度大的全局性工作，特别是在目前管理体制尚未完全理顺，机构、职能和人员尚未到位的情况下，要做好这项新的工作，任务艰巨。集中采购涉及到利益的调整，大家需要有一个适应的过程；而且它又是一个新生事物，尚有不足之处，需要有一个逐步完善的过程。在前期工作中使用部门由于对新的体制和运行机制尚不适应，意见较多。对此，公司领导加强了宣传教育，支持采配中心开展工作。同时，采配中心通过强化服务，加强与使用部门、监督部门、供应商的沟通交流，以自身的工作赢得大家的理解、支持、配合，使集中采购工作能够持续健康地发展下去，不致出现反复。
明确自身定位，树立服务意识，强化大局意识。采配中心成立以后，明确自身定位是——“后勤的后勤”，为使用部门服务好是自身职责。提出以“规范操作，保障供应，提高效益，廉洁自律”为工作宗旨，以规范采购管理、提高采购效率为工作重点，强化服务意识，主动接受监管，提高采购水平。中心要求采购员充分认识到自身服务工作的好坏直接关系到集中采购工作能否持续下去，责任重大，不能辜负集团公司领导的信任。强化大局意识，宽容他人，对意见和建议虚心接受，不断改进，以自身出色的工作争取大家的理解、支持，为集中采购工作作出贡献。
加强与各部门的沟通，虚心听取意见、建议。采配中心通过召开协调会、定价会、参与验收等方式与使用部门、仓库部门加强沟通交流。到目前为止，中心主持召开的采购工作协调会议有4次，每月定期召开定价会4次，至今已24次，每次市场调查和采购冰货、干货物资都邀请使用部门人员参加，采购员定期到食堂参与验收，平时遇到问题中心都主动与相关部门沟通。在日常采购工作中；通过落实《采购员联系食堂制度》和《采购服务热线制度》，采购人员深入各使用部门，认真听取反馈的信息，向具体使用人员了解情况。对使用部门和财务部门提出的合理的意见、建议，中心主动、虚心接受。如开学初第一次定价会由于时间紧张未邀请使用部门参加（根据《采购管理办法》也不必要求参加），事后使用部门意见较大，于是中心及时调整，并明确每次定价会，使用部门都必须派员参加；如财务部门提出每次使用现金采购不得超过一万元，都必须有正规发票，要做到困难很大，为此中心领导专门赴市场调研，最终比较妥善地解决。如在5月的一次定价会上，一食堂经理提出大宗物资定价前也需提供市场调查价，虽然大宗物资定价按制度规定由供应商竟价确定，但为了更加科学合理地定价，中心立即采纳该经理的建议，并作为制度规定下来要求采购部遵守。中心还编辑《价格信息》，向使用部门传递有关信息。中心主动邀请监控部门上门检查档案工作。通过沟通和交流，得到了各部门的支持和理解、配合，采购部门与使用部门、监督部门的关系不断改善；同时不断地改进了自身的工作，操作更加规范。
加强与供应商的沟通，解决供应商的实际困难，调动供应商积极性。采购工作涉及面广，他们充分认识到供需双方是双赢关系，没有供应商的配合，要提高采购质量、保障供应、降低价格是一句空话。他们一方面加强对供应商的考核，另一方面也帮助解决供应商的实际困难，满足供应商的合理要求。如针对初期运作中出现有个别供应商过分压价竞争的情况，他们在供应商座谈会上明确要求供应商要根据市场行情合理报价，并调整供应方式，同一物资由不同供应商分片供应，进行综合考核，避免不正当竞争。如鸡蛋供应商提出每天送货，量过少，运费难以承担，要求改为两天送货一次，他们觉得供应商的要求是合理的，即与使用部门沟通，在确保鸡蛋质量的前提下同意两天送货一次。最受供应商欢迎的是他们根据实际情况及时调整了货款结算周期。原有的供应商货款结算周期是以一个月供应量的货款为铺底数，结算周期为一个月，每月5日至10日为对帐日，对帐无误后开具正式发票，如无违约行为，对帐后15日内支付上上月货款。在实际运行中，供应商的货款到第三个月时实际上已垫付了近2个半月，由于市场物价不断上涨，供应商要求调整货款结算周期的呼声较高。若不及时解决将挫伤供应商的配送积极性，影响物资保障。为了充分调动供应商供应积极性，中心积极与使用部门和财务部门商讨，将情况通过书面的形式如实汇报集团公司，并建议将货款支付周期调整为一个月。集团公司同意了中心关于调整货款支付方式的建议。中心与协议供应商签定了补充协议，正式调整并确定了新的结算周期，非协议供应商同时遵照此结算周期结算，使长期以来货款支付时间长，垫款多的状况得以改变，同时利用这次机会提高了履约保证金数额，发布了《供应商考核办法》。
全员积极参与，全力保障教评期间物资供应。兵马未动，粮草先行。按照教育部本科教学工作水平评估的总体要求，根据学校、集团公司迎评促建工作的总体部署，采配中心高度重视2007年教评期间的物资保障工作，在中心全体员工的大力支持和配合下，中心扎实工作，克服重重困难，确保教评期间物资保障工作按时、保质、保量地供应，有力地支持了学校的教评工作，配合了集团公司其他部门的工作。为了给各部门新学期工作提供必要的硬件支持，改善相关部门的办公条件，采配中心在寒假为接待中心采购客房家具。5月上旬为了配合饮服中心餐厅形象建设，以新的形象展示在全校师生员工和教评专家面前，中心根据饮服中心对员工工作服质量和样式等方面的要求，联系相关服装生产厂商，仔细比对，通过询价采购的方式，如期顺利完成了饮服中心工作服询价采购工作。中心舍小家为大家，根据教评需要，将中心尽有的一辆采购用车供饮服中心用于送餐，并及时报告请求公司购买送餐车。
加大市场调查力度，努力提高效益。今年上半年猪肉、禽肉、禽蛋等各类农副产品价格大幅上涨，同时其各类制成品也随之上涨。为了缓解因价格上涨给使用部门带来的压力，中心在保障供应的基础上，不断加大市场调查的力度，努力提高效益。每个星期的蔬菜类物资的夜间市场调查，为了真实反映市场价格行情，尽可能多地收集各类常用蔬菜的价格信息，中心负责市场调查的采购员经常在夜间12点深入杭州笕桥蔬菜批发交易市场及周边农副产品市场调查价格；每个月的月底，为了确定下个月粮油等大宗物资的价格，采购员经常奔波于杭州粮油市场、杭州食品市场等各类专业性大市场，了解各类大宗餐饮物资的价格行情。为合理定价提供了参照依据，有效地降低了价格，提高了效益。[page]
加强队伍建设和廉政建设。集中采购是一项政策性、业务性很强的工作，要做好这项工作，必须建立一支“政治可靠、业务精通、勤政廉洁、服务周到”的采购队伍。他们要求所有采购员主动学习，树立四种观念或意识：一是规范操作的观念。针对初期运作中，部分采购员对规范操作、书面材料不够重视甚至反感的情况，他们及时教育采购员，集中采购以后，采购部门的地位提高了，对采购工作的要求尤其是采购行为的规范也提高了，规范操作应当成为自身工作的根本要求。要自觉遵守有关法律法规，严格执行规章制度，依法实施采购或管理。二是终身学习的观念。要不断用新思想、新理论、新知识武装自己，努力学习采购知识，学习招投标、谈判、询价等方面的知识，全面提高自身政治和业务素质。中心组织了教评和公司文化知识学习竞赛，在公司“红五月”系列活动——“我为教评服务大家谈”征文比赛中，中心全体采购员全部参加并都获奖。三是服务意识、大局意识。通过提供优良的、规范的服务，努力提高采购效率。要任劳任怨，宽容他人，勤于沟通，不把矛盾激化，虚心接受意见和建议，不断改进，以自身出色的工作争取大家的理解、支持。四是廉洁自律的意识。采购工作是属于离市场、离供应商最近的领域之一，所有采购从业人员属于“常在河边走”的群体，因此，廉政建设对他们尤为重要。要自觉接受法律的监督和群众的监督，经得起利益的诱惑。尤其是对待供应商，工作上要热情，工作外要拉开距离，做到身正言慎，廉洁公正，坚决做到“常在河边走，就是不湿鞋”。中心一方面与供应商签定廉政协议，将廉政工作纳入供应商考核之中。另一方面，中心制定了《员工考核办法》和《采配中心廉洁自律八大纪律》，经常进行教育，从思想上构筑防腐堤坝；提高采购透明度，加强监督，杜绝腐败可能。
集中采购工作的初步成效
集中采购工作逐步得到各部门及广大员工的理解和支持。在集中采购之初，大家都呈观望的态度甚至在个别人持怀疑的态度。采配中心全体员工发扬 “精细、高效、清廉”的工作作风，不断增强服务意识，执行意识、大局意识，克服了部门成立之初面临的种种困难。通过近半年的富有成效的辛苦努力，他们的工作得到了公司各部门和广大员工的肯定和支持。
集中采购管理体制及其流程逐步理顺。采配中心成立后，各项工作得到了公司领导的高度重视和其他相关部门的帮助，在近半年的时间里，陆续制定和出台了多项集中采购管理制度，理清了工作思路，逐步理顺了采购管理体制，明确了采购工作流程。
公开、透明、规范、有序的采购运行机制已经形成，采购行为得到规范，加强了监督，促进了廉政建设。公开、透明、规范、有序的采购运行机制已经形成，具体包括：（1）通过公开招投标确定主要物资供应商的供应商选择机制；（2）通过供应商竟价、采购部门调查、召开定价会合理确定供货价格的比较科学、合理的定价机制；（3）动态的供应商监督管理机制和质量投诉处理机制，比较完善的质量保证体系；（4）采购部门与使用部门、监督部门、供应商的互动监督机制等。采购行为得到全面规范，操作公开、透明，采购档案逐步健全，堵塞了漏洞，杜绝了腐败行为的发生。到目前为止尚未发现供应商向采购人员行贿的现象，也未发现暗箱操作行为。
保障了供应，提高了质量和效益。到目前，尚未发现一例因供应不及时而影响使用部门服务工作的情况，既使个别供应商供货不及时，采购部门也立即采取了补救措施保障了供应；也未发现一例因供应质量问题而影响使用部门工作、侵害学生身心健康的情形，既使有供货质量问题，也在验收及采购部门的检查环节中发现并处理。
