最常见的催收方式包括发联系单、催款函等，但均应以书面形式提出。书面催收的主要目的在于要求发包人支付应付而未付的工程款，双方发生纠纷时可以作为证据使用。因书面催收行为系单方面做出，无法与书面协议相提并论，但仍然有其无法替代的作用。另外，书面催收如需要作为定分止争的凭证，应满足一定的条件。
书面催收工程款的作用主要有以下四点：
1、如合同中对付款节点约定不明，书面催收可以达到确定付款节点的目的，发包人逾期仍不支付则应向承包人支付违约金;
2、为工程暂停施工埋下伏笔。如发包人在书面催收的期限内仍不支付，承包人可暂停施工。
3、如施工过程中承包人发现发包人资信有问题、资金状况出现危机或其他可能严重影响发包人继续履行合同的情况时，承包人可以通过法律规定及时解除合同，以避免造成更大的损失。根据《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释》第九条的规定：“发包人具有下列情形之一，致使承包人无法施工，且在催告的合理期限内仍未履行相应义务，承包人请求解除建设工程施工合同的，应予支持：(一)未按约定支付工程价款的。”由此可见，向发包人进行催告付款是行使合同解除权的必要前提。
4、书面催收能起到中断诉讼时效的作用。法律规定的诉讼时效一般为两年，超过两年诉讼时效未主张权利的，将导致债权人丧失胜诉权即实体权利无法得到法律保障。书面催收是法律规定的债权人主张权利的方式，可以导致诉讼时效中断，新的诉讼时效从中断之日起重新计算(两年)。
书面催收工程款时应注意：
1、工程款数额要确定。预付款及结算款的金额比较好确定，因为合同上一般会直接约定预付款的支付比例或数额，而结算款在结算审计完成后金额也是确定的。但工程进度款有时并不好确定，存在多方面的制约条件，一是承包人未按合同约定向发包人申报已完成工程量报告及请款书;另一方面发包人在施工过程中未明确进行计量审核，导致金额无法确定。因此，对于工程进度款的催收，首先需要解决的是如何确定具体金额，其次才是对照合同付款节点进行催收。
2、做好签收工作。如通过项目部发联系函的形式，应要求发包人现场代表在催收单上直接签收(签名及签收日期)，保留好签收原件;如由公司发函，则应通过挂号信、邮局快递(EMS)等方式直接邮寄至发包人公司注册地址及邮寄给发包人法定代表人(或负责人)，保留好邮寄凭证、发票，必要时进行公证送达。
