一、合同、订单的形式
在对外贸易中， 跟单员接到的订单形式没有特定的限制，常见的有以下几种形式：
(一)合同
出口合同根据草拟人的不同，有销货合同(Sales Contract)和购货合同(Purchase Contract)，前者由卖方草拟，后者由买方草拟。合同内容一般包括三部分：合同首部、合同主体和合同尾部。
(二)确认书
确认书(confirmation)是合同的简化形式，对于异议、索赔、仲裁、不可抗力等一般条款都不会列入，使用第一人称语气。根据草拟方的不同，分别命名为售货确认书(Sales Confirmation)和购货确认书(Purchase Confirmation)。这种格式的合同，适用成交金额不大、批次较多的轻工日用品、小土特产品，或已有包销、代理等长期协议的交易。
(三)协议书
“协议书”或“协议”在法律上是“合同”的同义词。除非是“初步协议”(Preliminary Agreement)或“原则性协议”(Agreement in General)，且协议内订明：“本协议属初步性质，正式合同有待进一步洽商后签订”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他类似意义的声明，以明确该协议不属正式有效的合同性质。
(四)备忘录
备忘录也可作为书面合同的形式之一，但在跟单中较少使用。它在法律上对双方不具有约束力。
(五)意向书
意向书只是双方当事人为了达成某项协议所作出的一种意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，对双方没有约束力。
(六)订单和委托订购单
订单(Order)是指由进口商或实际客户拟制的货物订购单。委托订购单(Indent)是指由代理商或佣金商拟制的代客购买货物的订购单。
二、审查合同、订单
审查合同(包括合同初稿)的内容主要包括货物的名称、质量、数量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装等要求。
(一)审查货物名称(Name of Commodity)
跟单员 在审查货物的品名条款时，应注意下列事项：
1.内容是否明确、具体，避免空泛、笼统的规定。
2.该货物是否是企业能够供应且买方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的词句都不应列人品名条款。
3.是否使用国际上通用的名称，若使用地方性的名称，交易双方是否事先就其含义达成共识。某些新商品的定名及其译名是否准确、易懂，并符合国际上的习惯称呼。
4.是否选用了合适的品名，以便减低关税、方便进出口和节省运费开支。
(二)审查货物质量(Quality)要求
货物质量的表示方法主要有以下几种：
1.凭规格。规格是指用以反映货物质量的若干主要指标，如成分、含量、纯度、大小、长短、粗细等。
2.凭等级。等级是指同一类货物，根据长期生产和贸易实践，按其品质差异、重量、成分、外观或效能等的不同，用文字、数码或符号所作的分类。“凭等级买卖”只需说明其级别，即可明确买卖货物的质量。
3.凭标准。标准可分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四种。
4.凭牌号或商标。在国际市场上信誉良好、品质稳定，并为买方所熟悉的货物，可凭牌号或商标对外销售。牌号和商标是区分和识别货物质量的标志。所以，在凭牌号或商标的买卖中，即使在合同中不具体规定质量和规格，卖方在交货时仍必须按该牌号或商标所通常具有的质量交付货物，否则，不仅构成违约，而且做坏“牌子”。
5.凭产地名称。有些商品，特别是农副土特产品，例如绍兴黄酒、金华火腿、龙口粉丝等，这些货物冠以产地名称，与工业品采用牌号和商标一样，同样可起到明确货物质量的作用。卖方凭产地名称销售某种农副土特产品，就必须交付具有为国内外消费者所周知的特定质量的产品，否则，买方可拒收货物并提出索赔。
例：
以下哪种商品最适合凭产地名称来表示商品品质( )
A、土特产 B、电脑
C、纺织品 D、大型机械
答案：A
6.凭说明书和图样。有些商品，如机械、电器、仪表等，由于结构复杂，型号繁多，性能各异，难以用几项指标来表示其品质，也不能用简短的文字说明其使用方法。在销售这类商品时，就需凭说明书和图样(Descriptions and illustrations)来表示商品的质量。
7.用样品表示。有些货物的质量难以用文字说明来表示，如部分工艺品、服装、土特产品、轻工产品等，则可用样品表示。这种做法又称“凭样买卖”或“凭样销售”(Sale by Sample)，凭样买卖有凭卖方样品买卖和凭买方样品买卖两种。
(三)审查货物数量(Quantity)
跟单员 应审查合同中所规定的货物的数量是否可以及时筹集到，其计量单位、重量以及约数有何规定。
1.审查计量单位
在国际贸易中，通常采用的计量单位有下列几种：
(1)重量(Weight)如克、千克、盎司、磅、公吨、长吨、短吨等;
(2)个数(Numbers)：如只、件、套、打、罗、令等;
(3)长度(Length)：如米、码等;
(4)面积(Area)：如平方米、平方码等;
(5)体积(Capacity)：如立方米、立方码等;
(6)容积(Volume)：如升、加仑、蒲式耳等。
2.审查重量的计算
有以下两种：
(1)按毛重计算。即“以毛作净”(Gross for Net)或“以毛作净价”(Gross for Net Price)。
(2)按净重计算。此外，个别商品有按公量(conditioned’Weight)和理论重量(Theoretical Weight)计算的。
3.审查约数
在合同数量前加“约”字，也可使具体交货数量作适当机动，即可多交或少交一定百分比的数量。但国际上对“约”字的含义解释不一，有的解释为2.5%，有的则为5%。《跟单 信用证 统一惯例》(国际商会第500号出版物)则规定： 信用证 上如规定“约”字，应解释为允许有不超过10%的增减幅度。鉴于“约”数在国际上解释不一，为防止纠纷，使用时双方应先取得一致的理解，并有书面协议。
