企业如何防范劳动争议所引发的法律风险

企业如何防范劳动争议引发的法律风险

劳动争议是企业经常遇到的难题，近年有急速上升的趋势。而且经员工提请劳动争议仲裁委员会仲裁后，企业败诉的也越来越多。企业因为劳动纠纷败诉，其损失不仅仅是支付一定的经济补偿、赔偿以及承担仲裁行为的相关费用，还有因为应诉而发生的人工费、交通费、会议成本、时间成本等费用，而且还有一项更重要的损失，即：企业因为败诉必然会在社会、客户、企业内部等范围内形成一定程度的反响，企业形象将受到一定程度的损害。如何避免和减少可能败诉的劳动争议，是企业经营管理者追求的目标。本文根据对众多劳动争议纠纷案件的分析和研究，提出了企业在劳动用工管理中应重点注意的几个问题，但愿能帮助企业加强人事管理工作，不断完善人事管理制度，减少劳动争议的出现、避免可能败诉的劳动纠纷。
一、建立规范的劳动合同关系。有些企业为了逃避劳动合同的约束，不与劳动者订立劳动合同。这种做法是不可取的。如果没有订立劳动合同，劳资双方的劳动权利和义务缺乏合同依据，双方很容易发生纠纷。一旦有纠纷，双方各执一词，当纠纷诉诸法律时，用人单位仍然必须承担应承担的法律责任。《劳动法》明确规定，用人单位与劳动者应当依法订立劳动合同。不签订劳动合同而建立劳动关系，法律上称为事实劳动关系。按照最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》规定，发生事实劳动关系争议的，人民法院也应当受理。所以，不签订劳动合同并不能减轻用人单位的义务，相反却容易引发纠纷，增加纠纷的处理难度。因此，企业在使用劳动者时，应当依法订立用工合同。订立劳动合同后因情况发生变化，企业应与职工就未尽事宜签订补充条款或者补充协议，或者就劳动合同部分条款作修改。
二、约定明确可行的违约责任。约定违约责任，既可以起到警戒作用，更能够成为日后作出相应处理的有力依据，上了法庭也不需要在违约责任问题上依赖法官的“自由裁量”，为保护企业自身的合法权利提供必要的保障。对于违约责任，主要是指违约赔偿责任，可以由企业与职工双方商定各种违约情形下具体的赔偿数额。但违约金的数量不可约定过高。根据劳动部《关于企业职工流动中若干问题的通知》的规定，企业与员工可以在劳动合同中约定违约金。未经双方协商一致或劳动合同中约定的工作任务尚未完成，员工解除劳动合同给企业造成损失的，应承担赔偿责任。这里的损失包括：(1)企业招录员工所支付的费用；(2)企业为员工支付的培训费用（双方有约定的按约定办理）；(3)劳动合同约定的其他费用。对于违约金如何计算，法律没有明确规定，一般要求违约金的设定应当遵循社会公平、正义理念，即要保护企业的合法权益，也要保障人才的合理流动，根据劳动者的劳动报酬等因素合理确定，不得畸高。否则，法律不予支持。
三、不要随意辞退试用期间的员工，也不要在效益不好时随意裁员。根据《劳动法》第25条的规定，用人单位在员工试用期间随时解除劳动合同的条件是：员工在试用期间被证明不符合录用条件。用人单位必须举证证明员工不符合录用条件，否则用人单位就不能随意解除劳动合同。用人单位在试用期间如随意辞退员工，需承担因违法解除劳动合同所带来的支付经济补偿金等相应的法律后果。根据《劳动法》第27条的规定，企业进行经济性裁员的条件及程序是：(1)企业濒临破产进行法定整顿期间或者生产经营状况发生严重困难，确需裁员的；(2)企业应提前３０日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工意见；(3)裁员必须向劳动行政部门报告。而且企业进行经济性裁员应给予员工解除劳动关系的经济补偿金，在六个月之内录用人员的，应优先录用被裁减的人员。因此，企业在一段期间内效益不好时想减少开支，应尽量避免随意裁员，而采用给富余员工“放假”的方式较好。
四、不要随意对员工调岗调薪。首先，企业依法享有用工管理自主权，可根据生产经营需要及员工表现对员工调岗调薪，但绝不能随意；其次，在承认和保护企业的用工管理自主权的同时，要防止此权利的滥用（比如滥用此权利来打击报复），同时企业也要注意不要单方变更劳动合同关于岗位和工资的约定；最后，为防止此权利的滥用，企业应对其调岗调薪行为举证证明其“充分合理性”。因此，企业在符合条件的情况下有权对员工调岗调薪，但这种权利却不是任意无限制的，企业应谨慎为之，最好与职工协商变更劳动合同。
五、通过合同约定保护商业秘密和竞业禁止。近年来，国内侵犯商业秘密的案件时有发生，用保密协议来约束企业雇员是企业通常采用的手段。在与职工签订保密协议时应注意对于不同的工作岗位应签订不同的保密协议。对于像一般行政内勤人员、保安人员这样不直接接触本企业核心秘密的员工，其保密义务相对其他人员来说并不特定且内容较简单，对于这类人员不需签订专门的保密协议，可以在其劳动合同中加入相应的保密义务条款。对于在其工作范围内有可能接触到企业的商业秘密的人员，则应该签订专门的保密协议，而且依据其接触商业秘密的程度和范围，协议内容应尽可能地细化。由于高级研发技术人员和高级经营管理人员，通常掌握着企业最核心的商业秘密，对于这些人还应签订竞业限制协议，但需要注意的是，如果签订竞业限制协议，协议中应约定公司给予该雇员一定的经济补偿，以显示公平原则，否则竞业限制条款可能无效。劳动部《关于企业职工流动中若干问题的通知》的规定，竞业限制的基本条件是：(1)员工必须是掌握企业商业秘密的员工；(2)竞业限制的范围是不得自营或为他人经营与原用人单位有竞争关系的业务；(3)竞业限制时间在终止或解除劳动合同后不得超过3年；(4)给予受竞业限制的员工以一定数额的经济补偿。同时符合上述几个条件，竞业限制协议才发生效力。企业只要求员工单方承担竞业限制义务，企业不支付补偿费用的协议因显失公平而无效，对员工并无约束力。 [page]
六、设立劳动合同终止和企业单方解除劳动合同的条件。劳动合同终止有两种情况，一是合同期满终止，一是约定终止的条件出现而终止。若劳动合同期满终止后不再续签，为避免不必要的纠纷的发生，企业应在期满日之前30日，以书面方式并要求员工签收通知该员工终止合同。在劳动合同中约定终止的条件，指在劳动合同中约定，一旦出现某些事由，劳动合同即终止，双方不再受劳动合同约束。如：在劳动合同中约定“停工待料日期超过XX日，且不可能立即恢复生产的，本合同终止”。企业单方解除劳动合同的条件，即在劳动合同中约定，如果劳动者发生某些行为，企业可以单方解除劳动合同而不需支付经济补偿金或者赔偿金。如在劳动合同中约定“职工当月无故旷工2天，企业可以解除劳动合同而不支付补偿金”。但应注意，不能把法定的解除劳动合同需支付经济补偿金的情形，也约定在劳动合同中并规定不需支付经济补偿金，否则会因为违犯法律规定而无效。如：类似“员工不能胜任工作，经培训和换岗后仍不能胜任工作的，劳动合同终止，企业不支付经济补补偿金”的规定，就因为违法而不发生效力。约定劳动合同终止或者企业单方解除劳动合同的条件的好处在于：一旦有约定情形出现，企业就可以不再履行劳动合同，而不需支付经济补偿金。
七、建立健全合理的企业管理制度。企业管理制度是企业自行制定的内部规范性文件，它是企业经营管理的基本规则。企业在制订和修正管理制度时，要注意与国家法律法规的衔接，不能与国家法律法规相冲突。例如，在人员定岗与班次安排时，要考虑国家对劳动者工作时间和休息休假的规定；在推行结构工资制度时，要考虑工资含量定额与最低工资标准和企业福利待遇之间关联性；在人事管理方面，要考虑国家劳动合同制度和社会保险制度等规定；还要考虑国家劳动安全卫生制度、对女职工和未成年工的特殊保护制度、国家鼓励职业培训制度等等。通过有效引用过错辞退条款，预防和解决辞退补偿金纠纷。根据劳动法有关规定，员工有下列情形之一的，用人单位可以随时解除劳动合同，且不需支付辞退补偿金：（一）试用期内证明不符合录用条件；（二）严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度；（三）严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的；（四）被依法追究刑事责任。在辞退纠纷中，上述（二）、（三）项是经常被企业引为辞退理由的。但在司法实践中，这两项的标准都难以掌握。什么是“严重”违纪，多大损害才算“重大”，都是十分模糊的标准。如果交由劳动仲裁委员会或者法院去判断，大多数的违纪行为不会被认为是“严重”，大多数的损害不会被认定为“重大”。因此，在这种情况下，大多数企业面临败诉的局面。但如果企业在其规章制度中明确规定辞退且不支付补偿金的情形，只要这些规定不违法，发生纠纷后，劳动仲裁委员会和法院一般就会依照企业规章的规定作出裁决。在企业规章制度中规定辞退条件，可以有以下几种方式：一是单独对辞退条件作规定。如有的单位规章就规定：“员工有以下行为之一的，立即予以辞退，并不支付经济补偿金：1.……”；二是在具体守则中规定。如：“员工不能正常上班应请假，未按程序请假的视为旷工。旷工3天以上的，予以辞退，并不支付经济补偿金。”；三是对于某些违纪行为虽然性质较轻，但如果屡教不改，也应当规定为辞退条件；四是由于企业的规章不可能对所有违纪行为都详尽列举，因此还需要规定类比情形条款，如：“……对于其他违纪行为，公司可以根据其性质参照本条予以处罚。”；五是对于上述的辞退条件，建议都附加“不支付经济补偿金”、“不予补偿”等字句，以减少争议。
虽然根据企业自身情况和需要制定规章制度是法律赋予企业经营管理自主权的重要内容。但并非所有的规章制度都能有效约束员工。根据的相关法律规定，制定合理有效的企业规章制度应做到：一是通过民主程序制定。如通过工会或职工(代表)大会通过；二是内容不违反法律强制性规定；三是已经向员工出示。可以采取公示或让员工阅读的方式。但企业应保留公示或让员工阅读的证据，以证明员工“应当知道规章内容”。
八、过错辞退中有关证据的保全和收集。在辞退补偿金纠纷中，若企业以严重违纪或者严重失职等理由辞退员工，一旦纠纷发生，企业必须对职工的严重违纪和严重失职行为举证，因此，保全和收集证据至为重要。企业所要保全和收集的证据，主要是两类：其一是员工所违反的企业规章及劳动纪律的具体条款；其二是员工的违纪行为。通常，可以证明员工违纪行为的证据主要有：一是违纪员工的“检讨书”、“求情书”、“申辩书”、违纪情况说明，等等；二是有违纪员工本人签字的违纪记录；三是其他员工及知情者的证明；四是有关物证；五是有关书证及视听资料；六是政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等。
司法实践中，有违纪员工签字的书面材料，往往是劳动争议仲裁委员会和法院乐于采纳的最有力的证据。因此，企业在辞退职工之前，应尽量取得有违纪员工签字的书面材料。对于有违法行为（如赌博、盗窍等）的员工，可以要求政府有关部门处理，政府有关部门的处理结论或者记录，就可能是有力的证据。对于“大错不犯，小错不断”的员工的违纪行为，应注意平时记录在案。每次违纪时，企业都作出相应的书面处理材料，要求员工签字；为记录方便，也可以采取扣工资的处理方式，在每次的工资单中扣除相应的工资数额，并注明违纪事由，由员工在领取工资时签字确认。