湖北省公证质量管理办法

第一条　为了加强公证质量管理，提高公证质量，确保公证文书真实性、合法性，充分发挥公证法律保障和法律服务的职能作用，促进公证事业健康发展，根据《中华人民共和国公证暂行条例》、《湖北省公证条例》、司法部《公证程序规则》等法律法规规章，结合我省公证工作实际，制定本办法。

第二条　公证处须依据本办法制定和完善处内质量管理制度，加强对公证员的办证质量意识教育。

第三条　公证处在办证中必须坚持统一受案、统一按规定收取公证费的制度。

第四条　公证处对公证申请进行审查后，符合条件的应予受理。对于不符合条件的，应作出不予受理的书面决定，并通知申请人。同时告知申请人享有申请行政复议或提起行政诉讼的权利。

第五条　公证处受理公证申请后，应由承办公证员对当事人提供的材料和公证机关收集到的书证、物证的内容和形式进行全面审核核实。

第六条　承办公证员对当事人提交的证据材料，经审查认为重要或不充分、有疑问的，应实地调查取证，并制作调查笔录，调查笔录应交被调查的单位或个人核对，并签名和盖章。

第七条　需外出调查核实的，应当由两名以上公证人员共同进行。特殊情况下，可由一名公证员进行，但必须有一名与公证申请无利害关系的见证人在场，见证人应在调查笔录上签名。

公证处可以书面委托其他公证处代为调查。

第八条　经当事人申请，按照有关规定可到当事人处所办理公证的，应当由两名以上公证人员共同进行，由其中一名公证员在公证书上署名。

第九条　对专业性较强的专业技术问题，公证处应当按照规定聘请或委托有关专业人员进行鉴定、翻译。

第十条　符合出证条件的公证事项，承办公证员应及时将填写好的《公证案件审批表》连同草拟的公证书及全部证据材料一并报公证处主任或其指定的公证员审批。

公证员不得审批自己承办的公证事项。

第十一条　承办人、审批人对于重大复杂疑难的公证事项，应提交公证处处务会集体讨论研究，并将讨论意见记录附卷。处务会无法形成统一意见或把握不准时，应及时向本级或上一级司法行政机关请示。

第十二条　公证处必须严格执行先审批后出让制度。

第十三条　公证员应严格按照司法部规定的格式制作公证书。公证书的用语应标准、规范。

制作公证文书应遵循一事一证的原则。有几项证明内容，但属于同一使用目的而需合并成一份证书的可以几事一证。

第十四条　公证事项办结或终止后，承办人应按照《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》，在三个月内将全部卷宗材料整理归档。

第十五条　公证处应配备专门的档案管理人员，负责对归档卷宗的检查、管理、查阅、登记等。档案管理人员应将不合格卷宗退还给承办人重新整理、补正后归档。

第十六条　公证处不得超越管辖权限办理公证。未经省司法厅批准开办涉外公证业务的公证处，不得办理涉外及涉台、港、澳公证业务。

公证处不得随意设置公证办事处等分支机构，若确有需要，须报当地司法行政机关审批并报省司法厅备案。

公证处不得采用不正当手段争揽公证业务。因不正当竞争造成重大不良影响和其他严重后果的，当地司法行政机关应报省司法厅责令有不正当竞争行为的公证处停业整顿。

第十七条　未取得公证员资格的公证人员不得以自己的签名出具公证书。

未取得涉外公证员资格的公证员不得办理涉外公证事项。

第十八条　公证处对法律服务所协办公证事项必须严格审批，重大公证事项须由公证员亲自办理。

第十九条　公证处对已出让的履行期限长、标的和风险大、有一定社会影响或认为有必要回访的公证事项，应定期或不定期回访，并及时、妥善地解决回访中发现的问题和隐患，做好证后服务工作。

第二十条　公证员严重违反办证程序或者对申请公证事项中的不真实、不合法内容未审查出而作出的公证证明为错证。

公证员明知当事人申请公证的行为、事实或文书是不真实或者违反了国家法律、法规和政策，故意作出的公证证明为假证。

公证处及其本级或上级司法行政机关对发现的错证或假证应当及时予以撤销。

第二十一条　公证处每季度对本处公证质量进行一次自查。市、州、直管市、神农架林区司法行政机关每半年对当地公证质量进行一次检查或抽查。

在自查或检查中，对发现的问题要及时予以纠正。有重大质量问题的，应向上级业务主管部门报告。

第二十二条　省司法厅每年抽查部分公证处公证书质量，不定期组织全省质量检查，对检查（抽查）结果予以通报。

第二十三条　司法行政机关或公证处对人民群众来信来访反映的公证质量问题应及时调查核实，并作出答复。

公证处应向司法行政机关管理人员或指派的公证质量检查人员、调查人员如实报告有关情况，及时提供有关材料卷宗，认真协助调查或检查。

第二十四条　公证员因失职或违反办证程序而出具错证的，根据情况给予承办公证员停止执业的惩戒，并延缓注册。

第二十五条　公证员出具假证，应撤销其公证员资格并吊销执业证。触犯刑律的，由司法机关依法追究刑事责任。

第二十六条　第二十四条、二十五条规定的对公证员的惩戒须报省司法厅审批。

第二十七条　公证处发生造成重大影响或严重后果的错、假证；一年内发生一起假证或两起以上错证，由市、州、直管市、神农架林区司法行政机关或者司法厅责令该公证处停业整顿。同时，公证处主任应承担相应的责任。

第二十八条　本办法自一九九九年二月一日起施行。

湖北省人民政府