市司法局关于对公证处和公证员执业情况进行监督检查的通知

各区县司法局、市公证处：

根据《中华人民共和国行政许可法》、《上海市监督检查从事行政许可事项活动的规定》及其他有关规定，定于2005年5月对本市公证处和公证员执业情况进行一次监督检查，并换发公证员执业证。为做好上述工作，特将有关事项通知如下：

一、检查对象本次检查对象为本市依法设立的公证处及经2004年度注册的执业公证员。

二、检查内容为2004年5月至2005年4月期间，本市各公证处及公证员执业等情况（一）公证处检查内容1、遵守职业道德执业纪律情况。重点检查是否有以压价、支付当事人协办费、介绍费、回扣等手段进行不正当竞争，跨区域设置办事处（接待室）或超标准收费的情况；

2、办证质量情况。重点检查质量管理制度落实情况，是否有出具错证假证、发生严重质量事故的情况，撤销公证书是否按规定报市、区（县）司法局备案；

3、财务管理情况。包括是否严格遵守财务制度，财务人员是否持证上岗，是否按规定提取、缴纳公证赔偿基金等情况；

4、主办公证员负责制执行情况。重点检查主办公证员质量检查制度落实情况，聘任主办公证员备案情况，有无应审批未经审批出证的情况；

5、文书档案和公证专用纸管理情况。重点检查档案管理制度是否健全及公证卷宗归档情况。

（二）执业公证员检查内容1、是否有出具错证假证情况；

2、是否按规定参加职业道德教育培训；

3、是否有被公安、检察机关立案侦查、起诉，尚未审结或被监察、纪检部门决定停职检查的情况；

4、遵守职业道德执业纪律情况；

5、公证卷宗归档情况。

三、报送材料（一）公证处报送材料：

1、公证处执业情况表；

2、2004年度工作总结；

3、2004年度审计报告；

4、财务人员任职资格证明复印件；

5、主办公证员办证质量抽查记录（抽查记录应列明公证员姓名、被查公证书编号。抽查中发现存在质量问题的，应列明公证书案由及具体情况）；

6、执业公证员情况表；

7、会费、管理费缴付凭证。

（二）执业公证员报送材料：

1、公证员执业情况表；

2、完成规定的教育培训课时的证明；

3、小2寸正面免冠彩色证件照1张（换发公证员执业证用）。

四、报送材料时间及日程安排5月30日前，各区县公证处向所属区县司法局报送检查材料，市公证处向市司法局公管处报送检查材料；各区县司法局于6月13日前提出检查意见，并将检查材料及检查意见一并报送市司法局公管处；市司法局公管处于6月20日前将换发公证员执业证时间通知各区县司法局及公证处。

公证员因调离公证处或其他原因不再办理公证业务的，不予换发公证员执业证。公证处应将其公证员执业证收回交市司法局并按规定办理执业证、签名章注销备案手续。

请各区县司法局切实加强对本次监督检查工作的组织领导，指导监督公证处、公证员如实填写执业情况表，并严格按规定进行检查。要通过检查，加强对公证机构和公证员执业行为的监督，及时纠正和坚决制止公证活动中的不正当竞争及其他违法违纪行为，进一步规范公证工作秩序，规范办证程序，提高公证质量。

附件：

1、公证处执业情况表（略）

2、公证员执业情况表（略）

3、公证员情况统计表（略）

二00五年五月十日

上海市司法局