一、总 则
第一条 为推动经贸企业会计电算化顺利、稳定、协调发展，保证会计资料处理与保存的合法、安全、准确、真实，促进经贸企业会计核算软件设计与使用规范化，根据财政部《关于印发〈会计核算软件管理的几项规定〉的通知》和《印发〈关于会计核算软件评审问题补充规定（试行）〉的通知》的规定，并结合企业会计核算与管理的特点，特制定本规定。
第二条 下列实行独立核算的经贸企业均执行本规定
（一）经贸部直属企业单位及其分、子公司。
（二）各省、自治区、直辖市及计划单列市经贸厅委、外贸局（以下简称：各省经贸厅）所属的各级外贸、进出口公司和其他企业。
第三条 本规定所指会计核算软件是指用于会计核算工作的计算机用软件。
二、对会计核算软件的基本要求
第四条 会计核算软件必须符合下列基本要求，才能正式提供使用：
（一）软件提供的数据输入项目符合经贸部发布或审核批准的现行会计制度的规定。
（二）软件提供的会计科目编码符合经贸部发布或审核批准的现行会计制度中有关会计科目编码的规定。
（三）软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
（四）软件的计算和结帐功能符合经贸部发布或审核批准的现行会计制度的规定。
（五）经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐簿，软件只能提供留有痕迹的更正功能。
（六）软件具有按规定打印输出各种帐簿以及必要的查询功能，打印输出的帐页连续编码。
（七）对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐簿生成的各种报表数据，软件无修改功能。
（八）软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实行使用权限控制功能。
（九）对存储在磁性介质或其他介质上的程序文件和相应的数据文件，软件有必要的保护措施。
（十）软件具有在计算机发生故障或由于其他原因引起内外存会计数据破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
三、会计核算软件的评审
第五条 对拟在经贸系统范围内推广应用或作商品销售以及经贸企业自行开发使用的会计核算软件必须申请通过评审。经贸部与各省经贸厅分别成立评审机构。
（一）经贸部成立会计核算软件评审委员会，由部财会司与部计算中心的有关人员联合组成，日常办事机构设在经贸部财会司。
（二）各省经贸厅成立相应的会计核算软件评审委员会。
（三）经贸部及各省经贸厅会计核算软件评审委员会均应由取得中级技术职称（会计师或工程师）的会计与计算机专业人员组成。
第六条 会计核算软件申请评审的前提条件是软件必须在本单位（拟作商品销售或推广应用的软件必须在两个单位以上）与手工并行运行三个月以上，并保存有完整的与手工处理相一致的数据。
第七条 申请评审的会计核算软件，开发单位应提交下列资料：
（一）软件需求说明书（自行开发使用者免交）。
（二）软件概要设计说明书。
（三）用户操作手册（自行开发使用者免交）。
（四）项目开发总结报告。
（五）用户意见（自行开发使用者免交）。
（六）试用单位打印输出的凭证、帐簿、报表样本。
以上（一）至（四）项按国际GB567－88《计算机软件产品开发文件编制指南》编写。
第八条 会计核算软件的评审根据不同情况分别由以下机构主持审批。
（一）属于经贸部直属的各公司及其分、子公司的会计核算软件由经贸部会计核算软件评审委员会主持审批。
（二）属于各省经贸厅所属的各外贸进出口公司和其他企业自行开发使用的会计核算软件由各省经贸厅会计核算评审委员会主持审批并报经贸部备案。
（三）属于各省经贸厅所属的各外贸进出口公司和其他企业拟在省经贸厅系统内作商品销售或推广应用的会计核算软件由省经贸厅会计核算软件评审委员会评审后上报经贸部会计核算软件评审委员会审批。
第九条 会计核算软件评审的主要内容是审查其是否达到了本规定对会计核算软件的基本要求。
第十条 会计核算软件评审委员会应认真做好下列主要工作：
（一）采用模拟数据对软件进行测试。
（二）对软件的实际应用情况进行实地考察。
（三）在充分论证的基础上，写出书面评审意见并以无记名投票（三分之二多数通过）方式通过。
（四）对评审合格者发给合格证书。
第十一条 软件开发单位对已通过评审的会计核算软件进行重大修改时，应重新向评审机构提出评审申请。
第十二条 会计核算软件评审工作的费用开支，由申请单位负担。
四、会计核算软件使用单位以计算机替代手工记帐的审批
第十三条 采用计算机部分或全部替代手工记帐的基本条件。
（一）计算机部分替代手工记帐的基本条件是：
1、采用的会计核算软件已按本规定通过评审。
2、配有专门或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端，并配有专职或指定兼职上机操作人员。
3、有严格的操作管理制度。主要内容包括：
（1）操作人员的工作职责和工作权限。
（2）预防原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。
（3）预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经核对而登记机内帐簿的措施。
（4）必要的上机操作记录制度。
4、有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：
（1）保证机房设备安全和计算机正常运转的措施。
（2）会计数据和会计软件安全保密措施。
（3）修改会计核算软件的审批和监制度。
5、有严格的会计档案管理制度。
（二）计算机全部替代手工记帐的基本条件是：
1、满足本条（第十三条）（一）款的所有要求。
2、申请使用单位已获得“会计工作达标单位”证书。
3、采用的会计核算软件已通过评审合格，并于手工运行三个月以上，保存有完整的与手工处理相一致的数据。
第十四条 各单位采用计算机替代手工记帐，根据不同情况分别由下列机构审批。
（一）经贸部直属各公司及其分、子公司采用计算机代替手工记帐的由经贸部会计核算软件评审委员会审批。
（二）各省经贸厅所属的各级外贸进出口公司及其他企业采用计算机代替手工记帐的由各省经贸厅负责审批并报经贸部备案。
第十五条 申请使用计算机替代手工记帐的单位应向有关机构提交下列资料：
（一）有关会计电算化的内部管理制度。
（二）替代手工记帐会计科目代码和其他有关代码及编制说明。
（三）试运行简况及打印输出的凭证、帐簿、报表样本。
（四）审批机构要求提交的其他资料。
第十六条 评审机构审核同意申请单位采用计算机全部或部分代替手工记帐，应发给相应的许可证明。
五、计算机替代手工记帐单位会计核算资料的生成和管理
第十七条 已由计算机代替手工记帐的单位，在据以登记记帐凭证的原始凭证数据已存贮在计算机的情况下，记帐凭证由计算机打印输出，并将原始凭证附后装订成册，其会计帐簿、报表也以计算机打印的书面形式保存。保存期按《会计档案管理办法》的规定执行。
第十八条 在所有记帐凭证数据已存贮在计算机内的条件下，总分类帐可用总分类帐户本期发生额对照表替代。在保证凭证、帐簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、帐簿中表格线可适当减少。日记帐要求每天打印、一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，发生业务少的帐簿，可满页打印。现金、银行存款帐可采用计算机打印输出的活页帐页装订。
第十九条 存有会计信息的磁性介质或其他介质，在未打印成书面形式输出之前应妥善保管留有副本。
第二十条 会计电算化系统开发的全套文件档案资料，视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的三年。
六、附 则
第二十一条 本规定由经贸部负责解释。
第二十二条 本规定自一九九一年一月一日起执行。
对外贸易经济合作部
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