1、申请阶段
实用新型的申请文件应当包括：实用新型专利请求书、说明书、说明书附图、权利要求书、摘要及其摘要附图。实用新型专利申请必须具备有说明书附图。委托专利代理机构的，应提交委托书。申请费用减缓的，应提交费用减缓请求书及相应的证明文件。
2、审查阶段
中国对实用新型专利申请实行初步审查制度。在初步审查过程中，审查员会针对申请文件中的形式问题发出补正通知书。申请人针对该通知书做出补正。同时审查员会针对是否属于实用新型专利保护客户进行审查，若存在不属于实用新型专利保护客户的，审查员将发出审查意见通知书，申请人针对该审查意见通知书进行答复或者对申请文件进行修改。
实用新型专利只进行初步审查，没有像发明专利申请一样的实质审查。主要审查实用新型专利申请是否具备专利法第二十六条规定的文件和其他必要的文件，这些文件是否符合规定的格式，并包括审查下列各项：
实用新型专利申请是否明显属于专利法第五条、第二十五条的规定的，或者明显不符合专利法第十八条、第十九条第一款的规定的，或者明显不符合专利法第三十一条第一款、第三十三条、专利法第二条第三款、第二十二条第二款或第四款关于新颖性与实用性规定的；是否明显不符合专利法第二十六条第三款或第四款、第三十一条第一款、第三十三条规定的，或者依照专利法第九条规定不能取得专利权的；专利局应当将审查意见通知申请人，要求其在指定期限内陈述意见或者补正；申请人期满未答复的，其申请被视为撤回。申请人陈述意见或者补正后，专利局仍然认为不符合前款所列各项规定的，应当予以驳回。
3、授权阶段
（1）授权：在通过初步审查后，审查员会发出授予专利权通知书。申请人在接到授予专利权通知书之后，需要办理以下登记手续：在规定的期限内缴纳专利登记费、授权当年的年费、公告印刷费以及专利证书印花税。
（2）颁发证书：申请人在办理登记手续之后即可获得专利证书。此段时间约为2-3个月左右。
说明书应当对实用新型作出清楚、完整的说明，以所属技术领域的技术人员能够实现为准；必要的时候，应当由附图；说明书应当写明实用新型的名称，该名称应当与请求书的名称一致；说明书应当包括以下内容：
1、技术领域：写明要求保护的技术方案所属的技术领域；
2、背景技术：写明对发明或者实用新型的理解、检索、审查有用的背景技术；有可能的，并引证反映背景技术的文件；
3、发明内容：写明发明或者实用新型所要解决的技术问题以及解决其技术问题采取的技术方案，并对照现有的技术写明发明或者实用新型的有益效果；
4、附图说明：说明书有附图的，对说明书进行简略说明；
5、具体实施方式：详细写明申请人认为实现发明或者实用新型的优选方式；必要是，举例说明；有附图的，对照附图。
发明或者实用新型专利申请人应当按照上述规定的方式和顺序撰写说明书，并在说明书每一部分前面写明标题，除非其发明或者实用新型的性质用其他方式或者顺序撰写能节约说明书的篇幅并使他人能够准确理解其发明或者实用新型。
此外，实用新型说明书应当用词规范、语句清楚，并不得使用＂如权利要求……所述的……＂一类的引用语，也不得使用商业性宣传用语。
1、申请人或者专利权人因权利归属纠纷发生权利转移以及发明人因资格纠纷发生变更的，如果纠纷是通过协商解决的，应当提交全体当事人签名或盖章的权利转移协议书。
2、如果纠纷是由人民法院判决确定的，应当提交发生法律效力的人民法院的判决书，专利局收到判决书后，应当通知其他当事人，查询是否提起上诉，在指定的期限（两个月）内未答复或明确未上诉的，判决书发生法律效力；提起上诉的，当事人应当出具上诉受理通知书，原人民法院判决书不发生法律效力。
3、如果纠纷是由地方知识产权局（或相应职能部门）调处决定的，专利局收到调处决定后，应当通知其他当事人，查询是否向法院提起诉讼；在指定期限（两个月）内未答复或明确未起诉的，调处决定发生法律效力；提起诉讼的，当事人应出具法院受理通知书，原调处决定不发生法律效力。
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