一、案例背景
自采购中心成立以来，如何规范政府采购工作，提高小额、小批量的货物采购工作的效率，降低采购成本，始终是政府采购工作急需研究和解决的首要问题。为了有效地解决好这一问题，新区采购中心研究决定用政府采购卡的方式来解决这一矛盾，即在“新区政府采购卡管理系统”上实现货物的定点采购，从而达到对政府采购资金流、物流、信息流的有效管理，规范政府采购、控制财政支出，提高小额、小批量的货物采购的工作效率。
我们2001年5月份开始在采购复印机等办公用品上进行定点采购供应商的招标工作，7月份开始试运行，通过一段时间的运行，从反馈的信息来看，预算单位对这一采购方式给予了充分的肯定，并对定点供应商所提供的商品和服务也表示了满意。
二、招标过程
这一采购方式能在短时间内得到预算单位的认可和欢迎，其中一个重要的原因是我们事先对复印机等办公用品的品牌质量及市场占有率进行了充分的调查，另外与我们通过公开招标所选择的供应商提供优质的商品和周到的服务是分不开的。在这次选择定点采购复印机等办公用品的供应商招标中，我们着重从以下几个方面作了严格的把关。
（一）作好市场调研，完善定点采购方案
在毫无经验可以借鉴的情况下，为了进一步完善定点采购方案，保证圆满完成定点采购这一工作，我们对复印机市场作了市场调研，以了解各种品牌的市场占有率及质量情况，通过调查为我们完善定点采购招标方案作了必要的准备。
（二） 采用公开招标的方式来选择供应商
用政府采购卡的形式来实现办公用品的定点采购，这不仅在上海是首创，就是在全国也是没有成功的经验可以借鉴的，因此定点采购方式成功与否，很大程度上看我们所选择的供应商是否能提供优质的商品和良好的服务。采购中心正是意识到了这一点，所以在复印机等办公用品供应商的招标中，采用了公开招标的方式让具有竞争力的供应商都能有机会参与竞争，从报名的供应商来看，复印机领域的知名品牌的代理商基本上都前来报名，使我们有了一个较大的选择余地。
（三）评标采用多种方式来进行，从而对供应商有一个全面的评价
在评标这一环节中我们采用多种方式来进行评标，使评委对供应商有一个全面的了解，从而作出一个正确的判断。
首先，对投标文件进行评审。我们邀请了复印机方面的专家、价格评审中心和预算单位的代表对供应商所提供的复印机等办公用品的性能、价格和供应商的经济实力、技术实力作一个全面的评价，用定量打分的形式进行打分；
其次，对供应商的综合形象进行考察。我们邀请了新区几个比较大的预算单位对所有投标的供应商的企业形象和人员素质进行了综合考察，使评标工作不仅局限于投标书中，而是通过实地考察，对供应商有一个全面的了解。
最后，对投标供应商的客户进行客户调查。我们对投标供应商的客户进行了商业信誉、售后服务等情况的调查，从而对该供应商的以往的服务质量有一个了解。
通过以上三个方面的综合评标，评选出的供应商无论是经济实力、技术实力，还是服务质量都是比较强的。
（四）在整个评标过程中，请监督小组的有关成员进行全过程监标
在过程中，我们邀请了浦东新区政府采购监督小组的有关成员对本次投标活动进行全过程的监督，从而有效地保证了整个评标工作的公正性。
三、后记
复印机等定点采购的招标工作虽然已经结束了，但由于定点采购在很大程度上与一般性的货物采购有本质上的区别，所以对定点采购来说，后期的管理工作将越来越显示出它的重要性。
首先，定点采购与供应商签定合同后，合同的执行期将长达一年，在这期间将会有许多预算单位到定点供应商选购办公用品，因此供应商是否能完全按照合同的要求进行服务将成为今后定点供应商的管理重点，如：商品性能与商品使用知识的介绍是否细致耐心；接到报修电话后能否在规定的时间内及时排除故障等。
其次，在定点采购合同有效期内，商品的价格会随新产品的推出而下降，这就需要我们掌握有关信息，以便考核定点供应商是否及时将这些信息反馈给采购中心。
最后，随着新产品的推出，老产品的淘汰，需要不断地将新产品补充到定点采购的目录中去，同样也需要我们及时了解新产品的功能、市场价格，从而能掌握第一手资料。
由于以上这些因素，定点采购招标结束后，我们对供应商的后期管理工作就显得非常重要，不但要对供应商的服务质量进行跟踪，及时听取预算单位的反映，而且还要对定点办公用品的价格予以跟踪，随时了解市场价格的变化，从而监督供应商是否按合同规定的时间在商品价格发生变化时及时通知采购中心。
总之，定点采购方式的优越性已初步得到了显现，今后的工作重点在很大程度上要转移到对定点供应商监督和考核上来，使监督工作不仅仅停留在合同中，而是落到实处，只有这样定点采购这一采购方式才具有其应有的生命力。
