为促进应收账款的顺利催收，保全证据，降低公司诉讼风险,特作此说明如下：
一、 经过多次催缴,对方仍以种种借口推脱的,应及时把债务人的相关资料送交到三楼行政管理中心法律顾问处,材料主要应包括,双方签订的合同,债务人出具的欠条，应收款项的具体数额等一切书面材料。对方所出具的欠条，主要应包括欠款的明细，还款的期限，过期的利息等内容(如果双方所签订的合同有延期付款的利息约定，可参照执行，或提高利率)。
二、 在合同履行过程中,为取得有力证据，力争一切约定都有书面形式,尤其涉及工期的拖延, 合同内容变更的,应严格按着合同的约定执行,造成工期拖延,属于对方原因的,应向对方发出工程延期通知,通知的内容主要包括延期的原因,期限,处理的方式结果等,对方拒绝签收的,以邮递的方式发出,过期不答复的视为默认(合同中有相关的约定)，属于我方原因拖延的，应提前向对方发出申请，以便日后处理问题时有据可查。子工程完工或全部工程完工后对方拒绝验收的，合同有约定的应严格按合同执行，没有约定的，根据法律规定可以以邮递的方式向对方发出验收包括，过期不答复的，可视为验收合格，对于对方拒绝验收又使用完工工程的，应注意两个问题：一是尽管对方拒绝验收但验收报告要及时做出，二是对方使用完工工程的具体时间，以便日后计算保修期及质保金的催收期限。
三、 合同相对方提货或者我方发货,应要求对方在物品交接清单上签字确认,交接清单明细应把所交接的物品标明清楚,尤其是涉及到我方应按合同履行的条款,如我方提供的材质单\质量检测报告等.
四、 业务人员、工程项目的负责人等在签订合同、履行合同的过程中应尽量的多了解对方财产情况，重点是对方所有的车辆、房产、帐号等，以便在起诉时进行诉前财产保全，防止债务人转移财产，保证判决的执行工作顺利进行。
五、 在合同的签订、履行过程中如遇到合同相对人的有意刁难，为合同的签订、履行设置障碍等情况，以及对出现的问题没有把握处理时，请及时与行政管理中心法律顾问处联系，以便法律顾问处及时处理，为以后的诉讼顺利进行做好充足的准备工作。
六、 从现在起法律顾问处收集以往在合同签订、履行过程中遇到的疑难问题，以及当时是如何处理此问题的。这将为我公司合同的完备提供充分的条件，对于普遍存在的问题可视情况写入合同，对于不常出现的情况，一旦日后出现也可以做相似的处理,做到有备无患。
七、 在催缴应收账款时，尽量避免使用传真的形式，如果是用传真的形式，一定要对方在一定时间内在原传真的内容上进行签收、回复，无签收回复的，在法律上的证明效力较弱，涉及到对账，诉讼时效等需要证明的重要问题时，应以邮寄的方式发出，并在邮寄的附加说明项中注明信件的主要内容，然后备案，方能在法律上做为有力的证据。
八、 双方往来的电子邮件就目前的审判实践来看，是可以做为书面证据的，但有两个条件：一是双方电子邮件地址身份的确认，即邮件地址为谁所有，这个问题可在双方所签订的合同上明确注明双方的电子邮件地址。二是，在审判实践中，需要公正机关的证明，即需要公正机关证明所提交给法庭的电子邮件书面档与互联网上的内容完全一致。因电子邮件方便、快捷、及时等特点，在催缴应收账款时可以选择适用。
九、 其他说明，应收账款的催收是一个复杂的过程，不是一个人一个部门所能解决的，需要各部门积极协调，密切配合，请各部门对应收账款的催收工作给于支持，谢谢!
