关于审查《销售合同》及《结算单》
发现风险隐患及法律防范提示的意见书
致 ****有限公司
自： 律师事务所顾问律师
敬启者：
有关：贵司**销售合同及结算单完善相关事宜
广东金卓越律师事务所系经广东省司法厅批准成立，并在中华人民共和国司法部备案的法律服务机构，有权就受中华人民共和国法律管辖的事件及/或行为发表意见及/或提出主张及/或进行相应投诉、控告、诉讼、仲裁等法律行为。
广东金卓越律师事务所于二00九年四月九日接受惠州**有限公司(以下简称贵司)的委托，指派本律师就贵司目前**销售业务中应收款风险防范等事宜进行审查指导。本律师对贵司提供的目前使用的《销售合同》、《结算单》进行了书面审查，结合与贵司业务科*经理、*科长询问、沟通后所了解的有关**购销业务合同签订情况，提出法律意见书如下：
一、贵司在**销售合同签订、履行环节存在问题及改善对策
(一)合同签订方面
问题：对合同主体资格审查把关不规范，表现在：①没有严格审查合同签订主体之法定营业证照(复印件没有经提供单位核对盖章);②授权委托或代理手续不齐全;③个人客户未依法订立书面合同;④未留存相关经办人或经手人特别是有权验收人之签字笔迹备案;⑤未留存个人客户身份证明复印件备案。
风险：一旦产生纠纷，将①无法送达有关法律文件;②无法调查其资信或财产;③无法采取财产保全措施;④在证据关联性、完整性方面存在举证不利的法律后果。所有这些，都将给追诉债务带来严重不利，陷入极为被动之局面。
对策：根据以上问题及风险，提出以下对策
1、建立完善企业合同管理制度，设立合同专员预审合同，严格按照合同订立的规范要求审查合同主体资格相关证照及其有效性、身份证明、授权委托、签字、印章等一切形式要件。
2、建立合同主体资信调查、审查机制。对拟合作的客户之商业信用、登记注册情况、项目发包方承建方实力信用等相关情况，应当在合同签订时作些基本的查询了解，掌握相关情况，提出应对措施。
3、对合同专员进行合同法律实务操作培训【本律师可以提供培训服务】。
4、加强合同管理。所有合同除业务部门一份原件外，必须留存一份完整原件交档案室严密保管;在合同履行过程中变更、增加的文本亦应同时交一份原件给档案室严密保管。未经总经理批准，不得调用档案室保存的文件资料。
5、为了防止意外，合同文件资料应当按商业秘密等级进行保护。
(二)合同履行方面
问题：没有验收人的资格授权手续，与合同履行衔接上有漏洞。
风险：一旦产生纠纷，对方可以钻空子进行抗辩，给维权带来不利影响。(20080827与**公司的买卖合同纠纷案件就是实例)。
对策：1、在合同文本中，明确甲方授权或指定的工地验收签字人姓名并留存其身份证复印件、亲自签字笔迹、联系电话。
2、将有权验收人名字、签字笔迹复印件及联手的话知会贵司负责送货人员，要求其在抵达验收货物工地后，认真核对签字验收人员的身份及笔迹，发现不符时要及时补办相关手续。从源头上控制风险。
(三)债务催收方面
问题：未建立规范的债务催收机制，一般采用电话催收，没有固定证据。
风险：①给对方长时间赖账留下空间;②一旦对方下落不明或恶意逃废债务，可能丧失诉讼时效;③在诉讼中，也将陷入举证不利的被动局面。
对策：建立债务监控催收机制，以专业、规范的书面催款函形式催收债务、主张债权。此举既可以提高效果，又可以固定证据，还可以及时根据欠款方情况变化第一时间采取合适有效的措施予以应对。具体操作：由贵司定期汇总欠款人信息资料提交法律顾问审查，由法律顾问以贵司名义发出催款函。
二、《销售合同》、《结算单》文本存在的瑕疵及完善意见
(一)、关于《销售合同》
存在瑕疵：①部分文件表述欠严谨容易产生歧义;②违约责任规制不完善;③技术性条款有欠缺。
风险：发生合同争议时，对贵司不利。
对策及完善意见：建议对《销售合同》有关条款作如下修改完善：
1、《销售合同》第3页第六条第5项一段文字中的“疑议”改为“异议(应以书面方式提出并送达乙方)”，“及时”改为“及时( 小时内)”。
2、《销售合同》第3页第六条第6项一段文字中的“疑议”改为“异议(应以书面方式提出并送达乙方)”，“及时”改为“及时( 小时内)”。该页倒数第一行尾“疑议”改为“异议”。
3、《销售合同》第4页第六条第7项一段文字中的“可拒绝泵送并及时与甲方联系”改为“可拒绝泵送并及时与甲方联系(应以书面方式提出并送达甲方)”。
4、《销售合同》第5页第八条增加一项作为第8项：因一方违约引起纠纷或仲裁诉讼的，违约方除应承担违约责任外，还应当向守约方支付因其违约引发争讼而产生的诉讼费、执行费、律师代理费、应诉人员差旅费、交通费等一切与此有关的费用。
5、《销售合同》第5页第九条第3项改为：乙方提供随车送货单及每月确认对账单，甲方应当授权或委托指定专人负责签名确认，甲方指定的有权签字人员是： (身份证号码： )、 (身份证号码： )。有权签字人的亲自签名笔迹作为本合同之附件，是本合同的组成部分。
若甲方未按前款规定指定专人负责签字，则甲方工地上在送货单上签字之人当然视为有权签字人，其签字具有法律效力，所产生的法律后果均由甲方承担，甲方不得因此提出抗辩。
6、《销售合同》第5页第九条第4项文字“通过惠州市人民法院诉讼解决”改为“通过惠州市仲裁委员会仲裁解决”。
7、《销售合同》第5页第九条增加一项作为第6项：签订合同时甲方应提供有效的证明其主体资格的营业证件、授权委托书、代表人身份证复印件(复印件应由公司注明“此复印件由本公司提供，经核对与原件相符”字样并盖公章，个人证件由个人签字注明)作为本合同附件，是本合同的组成部分。
