厦门市国土资源与房产管理局国土房产测绘档案利用制度

为做好我市国土资源、房产、测绘类专业档案的利用工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国物权法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《土地登记资料公开查询办法》的规定，结合工作实际，制定本制度。

第一部分 档案对外利用

一、档案利用主体和条件

(一)国家安全、司法、执法机关，纪检监察、税务稽查、审计、建设部门因案件、建设项目需要，凭介绍信、工作证可以利用案件、建设项目范围内的土地房屋档案资料。

(二)行政机关、事业单位凭介绍信、工作证(身份证)和权属证明(权利人为本单位)，可以利用本单位的土地房屋档案资料;因特殊公务，凭单位纪检、监察部门证明和身份证明，可以利用本单位职工的土地房屋档案资料。

(三)仲裁机构凭介绍信、工作证、仲裁申请文件材料，可以利用需仲裁的土地房屋档案资料。

(四)公证机构凭介绍信、工作证、公证申请、权属证明和

落实房屋政策退还通知文件材料，可以利用公证范围内的土地房屋档案资料。

(五)律师受权利人委托，凭介绍信、律师证、委托证明、权属证明，可以利用权利人的土地房屋档案资料;涉及仲裁、诉讼案件，委托人为案件当事人的，出示介绍信、律师证、委托证明及受理案件通知书或判决书、传票、举证通知书、诉讼收费凭据，可以利用当事人的土地房屋档案资料。

(六)企业单位

1、土地房屋征收单位凭介绍信、工作证、征收公告(属征收期内的可出示复印件、属征收期外的出示原件)或征用土地文件及征收范围内土地房屋权属证明，可以利用征收范围内的土地房屋档案资料。征收公告、土地征用文件未记载需查询的土地房屋具体坐落或产权证号的，还应提供经区及以上土地房屋征收办公室盖章确认的土地房屋查询清单。

2、评估、拍卖机构凭介绍信、工作证(身份证)、委托证明及权属证明，可以利用需评估或拍卖的土地房屋档案资料。

3、房地产开发企业凭介绍信、身份证、权属证明(立项批文、用地合同、规划许可证、建设许可证、预售许可证)，可以利用与本企业开发的建设项目的土地房屋档案资料。

4、以上三种类型以外的企业单位凭介绍信、身份证、权属证明(权利人为本单位)，可以利用本单位的土地房屋档案资料;因特殊公务，凭单位纪检、监察部门证明和身份证明，可以利用本单位职工的土地房屋档案资料。

(七)个人

1、权利人持身份证明、权属证明，可以利用本人的土地房屋档案资料。

2、继承人、受赠人凭继承或赠与公证书、身份证明，可以利用继承或受赠土地房屋的档案资料;权利人已死亡，但尚未继承的，其法定继承人凭身份证明、权利人死亡证明、利用者与权利人的关系证明、权属证明，可利用被继承人的土地房屋档案资料。

3、利用郊区户地原图的，利用者需出示身份证明、权属证明或房屋所在地村、居委会开具的查档证明。

4、利用乡村个人建房用地档案的，利用者需出示身份证明和“乡村建房用地许可证”或“乡村房产契证”。

利用者无法出示“乡村建房用地许可证”或“乡村房产契证”的，应出示土地房屋所属国土资源管理所的查档证明。

5、仲裁、诉讼案件当事人凭仲裁机构或审判机关受理案件通知书(判决书、传票、举证通知书、诉讼收费凭据)、身份证明，可以利用案件当事人的土地房屋档案资料。

6、委托代理的，除具备上述1～5项条件外，还应出示委托证明(境外的需经公证或认证)、受托人身份证明、委托人身份证明(委托、代理关系经公证或认证的除外)，可利用委托人(被代理人)的土地房屋档案资料。

二、档案利用范围

(一)对外利用档案

1、阅览

(1)已确权的土地房屋档案资料。

(2)建国前后和“文革”时期的未确权房地产历史档案：

房地产调查登记表;

1985年厦门市城镇住房情况分幢(户)普查表;

1976年厦门市房屋清查情况记载表;

房产契证(业主提交的原始凭证材料);

郊区户地原图;

文书档案(征用文部分)。

(3)非档案中心的档案资料：抵押资料、查封信息、备案合同、商品房买卖合同备案证明、商品房预售申请资料、房产测绘图纸、宗地坐标图。

(4)土地管理档案：协议出让、招拍挂出让、有偿使用、划拨补出让合同档案中的土地出让合同及补充合同、缴费通知单、缴费发票、地价缴清证明、政府用地批文、规划文件、用地单位的申请文件、立项文件;国有、集体建设用地档案;乡村企事业建设用地许可证档案;农村个人建房用地档案。

(5)机关业务档案：房政管理档案、住改管理档案、土地房屋征收拆迁管理档案。

2、复制

(1)已确权的土地房屋档案资料，除确权过程中审批意见、领导签署和会议纪要、抄告单外，其余根据利用者需要进行复制。

(2)未确权档案资料中权利人提交的原始材料可根据利用者需要进行复制。

(3)抵押资料、查封信息、备案合同、商品房买卖合同备案证明、商品房预售申请资料、房产测绘图纸、宗地坐标图根据档案资料提供人的意见摘录或复制。但已注销的抵押、查封资料不对外提供利用。

公、检、法、纪检监察及审计部门、本项目开发企业可以全面利用商品房预售申请资料，预售项目涉及诉讼的，案件当事人可以利用案件范围内的资料;抵押资料可以对外复印在押的借款合同、抵押合同。

(4)郊区户地原图。

3、加盖档案利用章、资料利用章

(1)已确权土地房屋档案信息资料，除不可复制的内容外，其余均可视利用者利用目的有选择地复制并加盖档案利用章。

如权属已转移的，须另外加盖产权注销章。

(2)未确权土地房屋档案资料：

权利人提交的原始材料可根据利用者需要复制并加盖资料利用章。

房地产调查登记表：权利人明确且无转移记载、地目为“宅”、政府已退还产权的可以摘录并加盖资料利用章。

郊区户地原图：标号清晰可辨，并标明为“宅”以及寺庙、宗祠类的“公业”，可摘录、贴图并加盖资料利用章。图中未标示姓名或标示姓名模糊不清不能确定的，若申请人所持村、居委会介绍信指明图号、地号、宅号，可按档案原始记载摘录、贴图并加盖资料利用章，姓名标示模糊不清的以“X”代替，并在业主姓名栏后填写“(因字迹模糊不清，无法辨认，以X代替)”;未标示姓名时填写“业主姓名无记载”;面积标注不清的填写“面积不详”;地号标注不清的填写 “地号不详”;宅号标注不清的填写“宅号不详”。

(3)抵押资料、查封信息、备案合同、商品房买卖合同备案证明、商品房预售报备方案、房产测绘图纸、宗地坐标图，根据档案信息资料提供人的意见摘录或复制并加盖资料利用章。

(4)土地类档案

协议出让、招拍挂出让、有偿使用、划拨补出让合同档案：检察院、纪检监察、审计部门、法院、公安局、合同当事人可以复印土地出让合同及各补充合同、缴费通知单、缴费发票、地价缴清证明、政府用地批文并加盖档案利用章。

国有、集体建设用地档案：公、检、法、纪检监察、审计部门、用地单位、土地房屋征收单位可以复印政府用地批文(包含项目延期动工批复、变更项目名称批复、变更用地单位批复)及红线附图、国有建设用地划拨决定书、收费通知书、缴费发票，并加盖档案利用章。其中，乡村企事业建设用地许可证档案：检察院、纪检监察、审计部门、法院、公安局、用地单位、土地房屋征收单位可以复印乡村企事业建设用地红线图、乡村企事业建设用地许可证并加盖档案利用章;乡村企事业建设用地申请表、经办表涉及经办人意见、领导签署的应摘录并加盖档案利用章。农村个人建房用地档案：检察院、纪检监察、审计部门、法院、公安局、用地单位、拆迁人可以复印村(居)委会证明、土地房屋权证(房产权属证明)、个人建设用地许可证并加盖档案利用章;用地申请、审批表涉及经办人意见、领导签署的应摘录并加盖档案利用章。

(5)出具无查询结果证明

有下列情形的，由查询机构对满足查档条件的服务对象，出具无查询结果证明：

①按查询人提供的房屋坐落或权属证书编号无法查询的;

②要求查询的房屋尚未进行权属登记的;

③要求查询的事项、资料不存在的。

(二)对外限制利用范围

根据建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》、《城市房地产权属档案管理办法》(建设部101号令)规定，部分建国前后和“文革”时期的历史档案对外限制利用：

1、1950年厦门市地价册、房地产总归户册、房地产总归户卡：因其为统计表形式，涉及户名较多，为保护他人隐私，不对外提供利用。

2、私房改造案、房屋信(退)托案、代(退)管案、落实私房(侨房)政策案、房产契证：对外部分限制提供利用，对外可以复印“落实政策通知书”、“退托通知书”， 并加盖档案利用章。

3、1976年厦门市房屋清查情况记载表、1985年厦门市城镇住房情况分幢(户)普查表可查阅、复制，因是普查性质，不能作为所有权证明，不加盖档案利用章。

4、建国前后土地房屋所有权登记申请书、英制图、市中心区户地原图，不对外提供利用。

三、档案利用方法

咨询：电话咨询、窗口现场咨询。

阅览：现场实体阅览、档案利用终端阅览。

摘录：档案管理人员摘录(限需加盖档案利用章、资料利用章的部分)、利用者自行摘录。

复制：复印机复印(对外利用由档案管理人员复印)、窗口档案利用系统打印。

加盖档案利用章、资料利用章：由档案管理人员将摘录、复制的档案资料装订后加盖档案利用专用章、资料利用章。

四、档案利用流程

受理：档案管理人员根据“档案利用主体和条件”以及“档案利用范围”对利用者提出的利用要求及出示的证件、材料进行审查，符合条件的，由利用者填写“借阅档案申请表”。

阅览：档案管理人员根据受理结果调取实体档案或发送电子档案到利用终端供利用者阅览。

摘录、复制：档案管理人员根据受理结果对档案信息资料进行摘录、复制，或者对档案利用者自行摘录行为进行管理和指导。

领取档案信息材料：利用者向受理窗口工作人员领取。

五、档案利用审批程序

符合土地房产测绘档案利用条件的，由档案管理人员受理后直接利用。

六、档案利用受理时限

(一)窗口受理后，利用数字化档案信息的，应即时提供利用;利用档案实体的，在受理之日起3个工作日内提供利用;如利用的档案量大，无法于当日完成的，由档案管理人员与利用者协商处理。

(二)利用非档案管理部门保存的档案资料，在受理之日起3个工作日内提供利用;如因档案资料提供人的原因，3个工作日提供利用确有困难的，应及时与利用者沟通，并约定时间。

(三)受理投诉，自接办之日起2个工作日内给予答复。

七、档案利用收费标准及要求

档案资料利用实行免费服务。

第二部分 档案内部利用

一、局系统单位、处室查阅、复印档案

(一)查档人员可以查阅本部门经办业务范围内的已确权档案。查档人员在《查阅档案登记簿》上填写完整的查档信息后，档案管理部门提供查阅、打印、复印、摘录。

(二)查阅本部门经办业务范围内的未确权档案须凭经所在处室或部门领导签字的《局系统查阅档案申请表》查阅，档案管理部门提供查阅、打印、复印、摘录。其中，建国前后土地房屋所有权申请书、1960年私房改造案、房屋信(退)托案、落实私房(侨房)政策案、1964年房地产清查情况登记表、房地产总归户卡、房产契证仅限局政策法规处、房地产权籍管理处、房政管理处、信访投诉中心、市房地产交易权籍登记中心、市公房管理中心、市基础地理信息中心的指定人员处理退改、权属争议事务和信访、案件时利用。

英制图、市中心区户地原图只能查阅，不可复印。

(三)复制的档案资料要加盖专用的复印章、骑缝章。

二、局系统单位、处室外借档案

外借档案原件，需出具《局系统档案原件借出申请表》。表上列明借出档案的权证号或档号、外借原因，经外借档案的科室或处室领导签字批准，档案管理部门领导签字同意后方能外借。外借档案应在10个工作日内归还。外借档案出入库应当面清点。借档人应负责外借档案的完整和安全，严禁转借和私自复制，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损档案。档案原件归还时，如发现破损或缺页问题，记录在原《申请表》备注栏，并报告档案管理部门领导。无法按时归还的，要及时办理续借手续，办理续借手续时，需携带档案原件，并在原《申请表》上备注栏注明原因，外借档案只允许续借1次。

三、通过档案管理系统调档

资格申请：各处室、单位根据工作需要，将电子档案网上利用用户、审批用户名单及查询范围函告档案管理中心，并由用户在《电子档案网上利用用户责任书》、《电子档案网上利用审批用户责任书》上签名，由档案管理中心在档案系统中建立电子档案网上利用用户，并赋予相应的查询权限。

除历史档案外，档案管理人员对通过档案管理系统发送的阅档请求及时回复。未确权档案资料除局房地产权籍管理处、信访投诉中心外不提供网上利用。

第三部分 查阅档案守则

(一)严格遵守档案利用规定，服从档案工作人员安排，保持档案利用窗口的秩序，严禁吸烟和大声喧哗。

(二)查阅时，要爱护档案，不得随意圈注、涂改、抽取、污损、揉折、毁坏档案或在档案上做任何标记。

(三)不得擅自将档案带出工作室，不得查阅申请查档范围以外的档案内容，不得将档案给无关的人员阅看和泄露档案内容。

(四)档案原件不对外借出;对局系统内部限制外借，确需外借，应按程序审批，并及时归还。借出的档案应妥善保管，不得转借他人。

(五)对于涉及审批各环节内容(意见)、历史档案中限制利用的，确需利用，应报主管业务处(室)主要领导或分管领导审批。

(六)通过网上档案查询系统进行档案利用的，其利用结果仅作为该查询用户业务工作的参考，无任何法律效力，任何由此而产生的法律问题，由利用人负责。

(七)凡违反档案管理法律法规及规章制度的，要按规定严肃处理。触犯刑法的，移送司法机关处理。

附 则

本制度自印发之日起施行，有效期5年。《关于印发〈厦门市国土资源与房产管理局土地房产测绘档案信息利用制度〉的通知》(厦国土房【2010】133号)同时废止。