1、必须履行外部行政管理职能。根据行政机关所行使的管理职能不同，可以将行政机关分为内部行政机关和外部行政机关。外部行政机关是指代表国家对公民、法人实施行政管理的机关，如工商、税务、环保等机关;内部行政机关是指对行政机关系统内部的人员和事务实施管理的机关，如各级政府的办事机构、人事机构、监察机构、咨询机构等。行政处罚是一种外部行政行为，必须由外部行政机关实施，内部行政机关不能对公民、法人进行处罚。
2、外部行政机关必须依法取得特定的处罚权。行政处罚权是限制公民、法人的权利，或者是给公民、法人设定新的义务，它不是行政管理权的自然延伸，不是行政机关自然就具有的。行政机关要取得处罚权，必须经法律、法规、规章特别授予。
3、必须在法定职权范围内实施。正如不同的行政机关有不同的行政管理权限一样，不同的行政机关也有不同的处罚权。如工商局不能去实施应当由卫生局实施的处罚，税务局也不能去拘留人，县政府也不能去管应当由市政府管的事。
被处罚人对处罚决定不服的，可以申请行政复议，行政复议机关对申请进行调查，如果处罚确实有错误的，会撤销或者变更行政处罚。
相关法律规定
第二十八条 行政复议机关负责法制工作的机构应当对被申请人作出的具体行政行为进行审查，提出意见，经行政复议机关的负责人同意或者集体讨论通过后，按照下列规定作出行政复议决定:
（一）具体行政行为认定事实清楚，证据确凿，适用依据正确，程序合法，内容适当的，决定维持;
（二）被申请人不履行法定职责的，决定其在一定期限内履行;
（三）具体行政行为有下列情形之一的，决定撤销、变更或者确认该具体行政行为违法;决定撤销或者确认该具体行政行为违法的，可以责令被申请人在一定期限内重新作出具体行政行为:
1.主要事实不清、证据不足的;
2.适用依据错误的;
3.违反法定程序的;
4.超越或者滥用职权的;
5.具体行政行为明显不当的。
（四）被申请人不按照本法第二十三条的规定提出书面答复、提交当初作出具体行政行为的证据、依据和其他有关材料的，视为该具体行政行为没有证据、依据，决定撤销该具体行政行为。
行政复议机关责令被申请人重新作出具体行政行为的，被申请人不得以同一的事实和理由作出与原具体行政行为相同或者基本相同的具体行政行为。
我们国家行政机关种类较多，各机关结合自身特点，都制定了适合自己的行政处罚法规，但有一点：它们制作的行政处罚文书应该符合《中华人民共和国行政处罚法》的相关规定。根据《中华人民共和国行政处罚法》的规定，行政处罚决定书分为两种：一是当场行政处罚决定书，仅适用简易程序处罚，并符合《中华人民共和国行政处罚法》第三十三条、第三十四条的规定；二是一般行政处罚决定书，又称普通行政处罚决定书，简称行政处罚决定书。适合一般程序的法律案件，并符合《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条、第三十八条、第三十九的规定。
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