在进行员工职务侵占罪公安机关报案时，当事人需按照如下方面提供证据材料：
1、提供公司、企业或其他单位和营业执照，上级主管部门的批准文件等能证明单位依法成立的材料。
2、提供能证明涉嫌人是在单位职工的身份证明，如聘任书、聘任合同、任命书、工作证、工资发放材料、职工履历表、两金(养老金、公积金)缴纳材料等。
3、涉嫌人侵占单位财产、挪用单位资金的依据及数额认定的依据。如涉案的发票、单据、银行提款单、转帐单、财务账册中记载相关内容的帐页等材料的原件及复印件。
上述三个方面是在经侦进行职务侵占罪刑事报案、立案时的基础材料，通常经侦部门会对案情予以分析同时指出其中需要继续补充的证据材料，如达到经侦部门的要求，则可进行立案侦查。
1、必须是利用自己的职务上的便利
所谓利用职务上的便利，是指利用职权及与职务有关的便利条件。职权，是指指本人职务、岗位范围内的权力，与职务有关的便利条件，是指虽然不是直接利用职务或岗位上的权限，但却利用了本人的职权或地位所形成的便利条件，或通过其他人员利用职务或地位上的便利条件。包括：(1)利用自己主管、分管、经手、决定或处理以及经办一定事项等的权力;(2)依靠、凭借自己的权力去指挥、影响下属或利用其他人员的与职务、岗位有关的权限;(3)依靠、凭借权限、地位控制、左右其他人员，或者利用对己有所求人员的权限，如单位领导利用调拨、处置单位财产的权力;出纳利用经手、管理钱财的权利;一般职工利用单位暂时将财物，如房屋等交给自己使用、保管的权利等。至于不是利用职务上的便利，而仅是利用工作上的便利如熟悉环境、容易混入现场、易接近目标等，即使取得了财物，也不是构成本罪，构成犯罪的，应当以他罪如盗窃罪论处。
2、必须有侵占的行为
本单位财物，是指单位依法占有的全部财产，包括本单位以自己名义拥有或虽不以自己名义拥有但为本单位占有的一切物权、无形财物权和债权。其具体形态可是建筑物、设备、库存商品、现金、专利、商标等。所谓非法占为己有，是指采用侵吞、窃取、骗取等各种手段将本单位财物化为私有，既包括将合法已持有的单位财物视为己物而加以处分、使用、收藏即变持有为所有的行为，如将自己所占有的单位房屋、设备等财产等谎称为自有，标价出售;将所住的单位房屋，过户登记为己有;或者隐匿保管之物，谎称已被盗窃、遗失、损坏等等，又包括先不占有单位财物但利用职务之便而骗取、窃取、侵吞、私分从而转化为私有的行为。不论是先持有而转为己有还是先不持有而采取侵吞、窃取、骗取方法转为己有，只要本质上出于非法占有的目的，并利用了职务之便作出了这种非法占有的意思表示，达到了数额较大的标准，即可构成本罪。值得注意的是，行为人对本单位财物的非法侵占一旦开始，便处于继续状态，但这只是非法所有状态结果的继续，并非本罪的侵占行为的继续。侵占行为的完成，则应视为既遂。至于未遂，则应视侵占行为是否完成而定，如果没有完成，则应以未遂论处，如财会人员故意将某笔收款不入账，但未来得及结账就被发现，则应以本罪未遂论处。
3、必须达到数额较大的程度如果仅有非法侵占公司、企业及其他单位财物的行为，但没有达到数额较大的标准，则也不能构成本罪。
至于数额较大的起点数额，根据最高人民法院、最高人民检察院2016年4月18日联合发布《最高人民法院、最高人民检察院关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》第十一条，刑法第一百六十三条规定的非国家工作人员受贿罪、第二百七十一条规定的职务侵占罪中的“数额较大”“数额巨大”的数额起点，按照本解释关于受贿罪、贪污罪相对应的数额标准规定的二倍、五倍执行。第一条 贪污或者受贿数额在三万元以上不满二十万元的，应当认定为刑法第三百八十三条第一款规定的“数额较大”，依法判处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金。第二条 贪污或者受贿数额在二十万元以上不满三百万元的，应当认定为刑法第三百八十三条第一款规定的“数额巨大”，依法判处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金或者没收财产。
(一)从法律规定寻找直观主体
《中华人民共和国刑法》 第二百七十一条第一款规定：“公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处五年以下有期徒刑或拘役，数额巨大的，处五年以上有期徒刑，可以并处没收财产。”据此，可以确定职务侵占罪的主体，为“公司、企业或者其他单位的人员”，具体而言，包括：
1、国有公司、企业、或者其他单位中的非国家工作人员利用工作之便非法占有单位财物，数额较大的;
2、非国有公司、企业或者其他单位中的非国家工作人员，利用职务之便非法占有本单位财物，数额较大的。以上人员均是单位正式在册或者在编人员，或有特定的职权、职务，或从事一定具有实际内容的工作，可以利用职务之便侵占单位财物而成为职务侵占罪的犯罪主体。相对而言，盗窃罪只是一般主体，不需要行为人具有特殊身份。
(二)从司法实践确立犯罪主体
“利用职务上的便利”是否要求行为人与单位存在长期、稳定的人事关系。本辩护人认为职务类犯罪与盗窃罪的在性质方面的根本差别在于，职务类犯罪除了行为人非法占有单位财产之外，根本在于他的“渎职性”。这种“渎职”，不要求主体必须是单位的正式员工，因为即使是聘任制甚至劳务员工，在单位都有自己负责或者经手的事项，也就是所谓的岗位职责。在利用职务便利非法侵占单位财产时，除了使单位蒙受经济损失之外，实质是一种“信赖利益的破坏”。
盗窃罪的客观表现是一般主体秘密窃取公私财产，彼此之间没有交集性质的“信赖”，而职务侵占罪的落脚点在于“利用职务之便利”。这种职务上的便利，其实是单位基于对个人的信任所创设出来的。因而从法益角度讲，不仅是侵害了单位公共财产，更是对社会诚信的践踏。据此，我们可以认为对于公司、企业或者其他单位中，不具有国家工作人员身份的一般职员和工人，如果依法签订劳动合同确立劳动关系或者虽未签订劳动合同，但在单位工作地提供具有一定工作权利或便利的人员，可以成为职务侵占罪的犯罪主体。本案中，被告人陈述、受害单位的证明，均能证明犯罪嫌疑均系为受害单位的工作人员，能够成为职务侵占罪的犯罪主体。
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