企业规章制度的生效要件及风险防范

企业规章制度的生效要件及风险防范

天津劳动法律师王颖 2021-2-19

企业规章制度内容广泛，包括了企业经营管理的各个方面，如组织制度、财务管理制度、销售管理制度、采购管理制度、薪酬福利制度、工时休假制度、违纪奖惩制度、健康卫生安全管理制度等。本文所述的企业规章制度是指企业依据劳动法律法规制定的用于规范本企业劳动者劳动行为的所有规范性文件的总称。俗话说，没有规矩不成方圆，从某种意义上来说，企业的劳动规章制度就是企业特有的“规矩”或是企业内部的“法律”，它贯穿于企业的整个用工过程，是企业“用工自主权”的体现，也是企业行使管理权、合同解除权的重要依据。

企业制定劳动规章制度的目的，一方面是为了维护企业的日常管理和正常的生产经营秩序，另一方面也是因为劳动争议的复杂多样，以及劳动法律对于劳动者的倾向性保护，企业需借助劳动规章制度的力量在劳动争议案件中维护自己的合法权利。但是，劳动规章制度也是一把双刃剑，违反法律法规的企业制度是无效的，反而极大降低企业抵御劳动争议风险的能力。

本文将结合相关法律规定及案件代理经验对企业制定的直接涉及劳动者切身利益的规章制度的生效要件及法律风险进行解读并提出可行性建议。

一、企业制定规章制度的法律依据及要求

《劳动法》第四条：“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务”。

《劳动合同法》第四条：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大决定公示，或者告知劳动者。”

从上述法律规定可知，对于直接涉及劳动者切身利益的规章制度，包括劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等，法律要求必须满足“制定主体合法、制定内容合法、经民主程序制定、向员工公示”四个要件才能生效。

二、企业规章制度的生效要件

（一）制定主体合法

根据法律规定，劳动规章制度的制定主体应该是用人单位，因此即使企业制定劳动规章制度时授权或委托人力资源部门、行政部门或战略规划部门等起草，但是在正式公布时还是应以用人单位名义，否则其效力范围容易遭到质疑，面临制定主体不适格导致规章制度不生效的法律风险。

（二）制定内容合法

劳动规章制度是劳动法律法规的具体化，但不能超出现行法律法规框架。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第五十条规定，只有不违反国家法律、行政法规及政策规定的规章制度才可作为人民法院的审判依据。诸如迟到罚款、旷工扣除三倍工资、在职期间不准谈恋爱结婚、入职三年不得怀孕、三月前未休完年休假视为自动放弃等，均因为违反法律的强制性规定而无效。 

（三）经民主程序制定

依照《劳动合同法》和有关法律法规及司法解释的规定，制定企业规章制度的民主程序应体现在以下几方面：

（1）召开职工大会或者职工代表大会通过；

（2）由企业工会参与制定；

（3）如果既未召开职工大会或者职工代表大会，也未设立工会的，则应通过适当方式在制定规章制度的过程中使员工有提意见、建议的权利。

但是司法实践中，“协商确定”并不是指应当得到工会或职工代表的同意，“协商确定”是工会或职工代表参与协商的过程，最终的决定权仍在用人单位手中。而且对于2008年1月1日之前制定的规章制度，只要内容合法，且经过公示程序，欠缺民主制定程序并不当然导致规章制度无效。

  （四）向员工公示

知晓是遵守的前提，因此规章制度必须通过用人单位的正式文件形式向全体职工公布，从公布之日起才能在本单位生效。

三、企业制定规章制度的误区

（一）大而全，但不具针对性

劳动规章制度的内容主要涉及招聘和试用期管理制度；劳动合同管理制度；薪酬福利管理制度；奖惩制度；工时、休息休假、保密、竞业限制、培训制度；离职管理制度等。企业应结合自身生产经营的特点，有针对性的设计适合自己的企业制度而不是一味向本行业内最优秀的企业的制度靠拢。另外，劳动规章制度的各部分内容最好分别制定具体制度，分册建档，这样也有利于各部分内容的细化和监督管理。

（二）将劳动规章制度直接作为劳动合同的附件

实践中有些企业为确保劳动者知晓本单位的劳动规章制度，直接将劳动规章制度作为劳动合同附件，由劳动者注明已经知悉并保证遵守。笔者认为，上述做法欠妥。因为将劳动规章制度直接作为劳动合同附件相当于将本来单决的规章制度变成了共决的劳动合同的一部分，当需要修改规章制度时相当于要变更劳动合同，若协商不成导致要解除劳动合同时会产生需要支付经济补偿金问题。

（三）劳动规章的内容与劳动合同内容矛盾冲突

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第五十条规定，用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。

四、企业制定规章制度时的风险防范

（一）注重规章制度制定程序的合法

企业制定规章制度必须吸收、体现职工一方意志或得到职工认同，这样才能确保制度被很好地落实。另外，企业应注重保留职工大会、工会或者职工参与制定规章制度的证据，如在集体讨论审议时要求职工参与并签名，保存建议信、意见书原件等。

（二）加强对规章制度实体内容的合法性审查

企业对存在的规章制度，应定期按照现行的有关法律法规和劳动政策进行合法性审查，另外，还应根据新出台的法律法规对制度进行必要的补充。

（三）提高制定劳动规章的技术，有意识地寻求专业指导

劳动规章制度的技术要求包括：格式规范，内容齐全，体系完备、语言严谨准确，表述言简意赅，逻辑清楚等。企业还可以根据所处行业和自身的特点，委托律师代为起草相关劳动规章制度。

（四）加强证据意识，收集、保留相关证据

如公布规章制度时应注意保留员工“已确认阅读并知晓”规章制度内容的相关证据。对员工进行规章制度培训学习的，留存培训登记表等。

可见，一套内容合理合法并富有可操作性的企业规章制度，既能激发员工的奋斗潜能，又是企业稳健运行的有力保障，因此规章制度的制定应引起企业的重视。