员工手册不仅仅是规范员工行为的规章制度，而且对规范公司管理有良好的指导作用，大多数问题人事专员都可以完全按照《员工手册》的程序来处理员工问题。根据《劳动合同法》第四条的规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。可见，用人单位在制定或修改员工手册时，一定要遵守民主程序和公示程序。

　　一、程序要件

　　从日常惯例来看，公司的《员工手册》等管理制度是公司的"小宪法"，是约束员工行为和管理公司的规范；从司法实践来看，公司的很多案件之所以最后败诉，还是因为公司的管理制度要么内容上存在问题，要么程序上有重大瑕疵；从实务操作来看，没有规矩不成方圆，只有清晰的合法合理的制度条款的设计才能有效约束员工，针对违规违纪的员工能够及时公平合理的处理。所以，制定和修改好公司的《员工手册》等管理制度是至关重要。无论是公司人事或者合规部门自己制定的制度还是委托专业的律师审查修改的管理制度，除了内容合法有效外，制度制订审查的程序也很重要，否则有可能是无效的。一般来说，合规的程序要经过以下流程：

　　1、制定或修订时的民主程序

　　①将草拟的内容交给职工代表大会或全体职工讨论；

　　②让职工代表大会或者全体职工提出方案和意见；

　　③待方案和意见反馈到用人单位后，充分吸取意见和建议；

　　④修订草案后再与工会或者职工代表平等协商，最终确定。

　　所谓的民主程序，根据《劳动合同法》第4条的规定，第一步是"广泛讨论程序"，即用人单位通过人力资源部或法务部制定本公司的与劳动者切身利益有关的规章制度后，应确定时间与职工代表大会或全体职工进行讨论，保证制定的规章制度经过了广泛讨论。在这个流程中，公司要注意保留两份材料，一份是和职工代表大会或全体职工进行讨论时的《会议纪要》，参会人员需要在上面签字；另一份是工会针对公司的《员工手册》等管理制度协商的《会议纪要》，参会讨论的工会委员要在上面签字。还有可能有的公司没有工会，那这个程序也不能缺失，要选出"协商代表"，有必要"协商代表"还要公示，没有异议后参照工会协商流程，由"协商代表"进行协商确定签字。以上程序形成两个会议纪要，即《职代会讨论的会议纪要》和《工会协商的会议纪要》，且参会人员要在会议纪要中签字，人事部门要将会议纪要存档。当有些这两份会议纪要后，代表公司制定修改的《员工手册》等管理制度自身具有了法律效力。

　　2、制定或修订后的公示程序

　　有了法律效力的管理制度，还要告知每一位员工，这就是员工的公示告知程序。否则，如果员工没有签收，对员工没有法律效力。一般公司常见的公示告知方式有：

　　①对员工进行培训，在培训记录中签字确认；

　　②员工在《入职登记表》中声明知晓规章制度并签字；

　　③给每位员工发放《员工手册》并在全收确认书上签收；

　　④在《劳动合同》中列明条款知晓规章制度；

　　⑤也可以通过学习管理制度考试的方式确认等。

　　公示告知程序可以解决两个问题：其一，规章制度必须向劳动者明确公示告知，否则其对该劳动者没有约束力；其二，规章制度必须在劳动者违纪行为发生前公示告知，否则对该违纪行为也没有约束力。一定要有公示程序，否则规章制度制定的再完美，没有证据证明告知了劳动者，在劳动者否认知晓的情形下，可能会增加公司的法律风险。

　　二、案例分享

　　 基本案情：

　　王某于2016年3月1日到丽妍公司工作，岗位为美容顾问。2018年1月29日，王某向顾客销售洁面膏和口服液，货款微信转账至王某账户，后被顾客投诉。2018年2月7日，丽妍公司向王某发出《解除劳动合同通知书》，以王某违反《员工手册》中规定的"伪造单据、文件，意图行骗以取得私人利益或侵吞公款"条款构成严重违纪，与其解除劳动关系。王某随即申请劳动仲裁，仲裁裁决丽妍公司构成违法解除，丽妍公司不服裁决结果故提起诉讼。

　　审理结果：

　　王某虽然签收了员工手册，但签收单系签收《员工手册》的凭证，但丽妍公司在规定期限没有提供有效证据证实该《员工手册》的制定经过了合法有效的民主程序；其次，丽妍公司表示其单位无工会，也未提供证据证实已就解除事宜告知当地工会联合组织，且丽妍公司未提供证据证实已就解除事宜事先书面告知工会，故认定丽妍公司解除与王某的劳动合同未履行征求工会意见的程序性义务，已构成违法解除劳动合同。

　　法律分析：

　　本案涉及民主程序对规章制度法律效力的影响问题。总的来说，用人单位的规章制度只要缺少制定阶段的民主程序，一般就认定其管理制度无效，不能作为用人单位管理、处分劳动者的依据。但某些地区，如江苏省、广东省，其法院审判指导意见则作出了不同的规定，即《劳动合同法》实施后制定的规章制度虽未经过民主程序，但规章制度的内容合法且经过公示程序，劳动者没有异议的，也可以作为仲裁机构和法院进行裁判的依据。当有些用人单位的民主程序缺少某些程序环节时，其法律效力会受到很大影响。结合本案来看，法院认定妍丽公司构成违法解除是因为妍丽公司的员工手册未经过民主程序，也未将解除王某事宜告知当地工会，事实及规章制度依据不足、程序违法。

　　三、律师建议

　　1、用人单位首先要明确哪些规章制度是直接涉及劳动者切身利益的，涉及劳动者切身利益的制度一定要履行民主程序。

　　2、用人单位在规章制度制定过程中，一定要严格遵守法定的民主程序，不可进行变通。部分用人单位在出现劳动纠纷时往往败诉的主要原因之一就是规章制度的制定程序出了问题。

　　3、用人单位在履行民主程序时，一定要留存相关证据（召开职代会或与工会协商等），即要保留书面的会议纪要或讨论的录音录像、参会的图片等证据。是否遵守了民主程序最终要由公司举证，一旦劳动者矢口否认用人单位的规章履行过民主程序，用人单位若不能举证就会处于不利地位。

　　4、对于与劳动者切身利益相关的规章制度，用人单位在履行了民主程序后，还必须向所有的劳动者履行公示程序。即使由于各种原因在公示时劳动者不在职，事后也要补签规章制度签收单。

　　5、建议用人单位不要把《员工手册》作为劳动合同的附件。若作为附件，则在以后修改《员工手册》时就必须经过劳动者同意，因为这属于劳动合同的条款变更。

　　通过案例讨论我们可以看出，用人单位在制定、修改《员工手册》时，要依法履行民主程序，在此需特别注意其适用对象、履行民主程序应注意的问题以及欠缺民主程序的法律后果。《员工手册》的公示方式有很多种，可以通过张贴在宣传栏、网站公告、群发邮件、专题培训、集体开会宣读等方式公示。但需注意，实务中的争议，往往是员工因为自己并没有看到或学习到规章制度而主张企业并没有履行公示的程序。这种情况一旦发生，需要企业提供规章制度公示的证据，而企业往往难以拿出，因此陷入不利局面。