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合同原件怎么存档
来源:吕军峰律师
发布时间:2020-09-11
浏览量:1973

 一般对于公司或者企业而言,合同原件是要件类档案,需要跟公司的董事会决议、股东会决议等原件一起存放在相关档案室。如果没有档案室的话,可以将原件锁在保险柜等中,平时使用复印件。那么合同原件怎么存档呢?

一、合同原件怎么存档

  一般的个人,签订的合同原件应妥善保存,放在一个安全的地方,避免水泡虫咬及其他人员轻易看到。

  而作为企业,做好公司合同管理及合同台账整理,是法务的基本功底之一,也是法务做好企业风险控制的一项重要的手段。

  首先,合同的管理靠合同台账的支持。合同台账应该大致包括以内容:合同名称、合同编号、签订时间、合同主体、合同金额、应收及时间节点/应付及时间节点、合同有效期:起始日期及终止日期、续约约定、备注

  其次,在公司合同风险控制的重要环节也体现在合同履行上。比如合同有应付或者应收,是否已经履行付款义务或者收款权利,应当适时的提醒财务。这样对公司的现金流风险做到把控,减少不必要的法律成本支出和公司经济损失。

  通过合同管理,可以对公司常用的合同做一个分类和汇总,制定相应的公司标准合同交付业务部门使用,这样也会促进合约审核准确度并减轻合约审核专业人员的工作压力。

二、不同类型的合同原件存档是否一样

  公司签订的各类合同文书应当根据本单位的规章制度进行存档保管,专业性强的业务合同一般在业务负责部门存档,一般性的合同在单位办公室或者综合管理部存档。

  劳动合同一般在人事部存档;租赁合同、采购合同、营运合同一般在在档案管理员处存档;招商合同一般在招商部和财务部处存档;与供应商相关的的合同一般在财务部或档案管理员处存档。

  律师建议存档纸质合同原件的同时,扫描并留存电子档合同,以防纸质合同原件因不可预期的意外而遗失。

  法律依据:

  《中华人民共和国合同法》第十条

  当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式。

  法律、行政法规规定采用书面形式的,应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的,应当采用书面形式。

  以上就是找法网小编为大家解答的关于合同原件怎么存档问题的相关法律知识内容了,综上所述呢,我们可以了解到而作为企业,做好公司合同管理及合同台账整理,是法务的基本功底之一,也是法务做好企业风险控制的一项重要的手段。


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    吕军峰
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