二、怎样管理合同

（三）往来函件的管理与合同同等重要

       合同履行中的客户交流，离不开函件。我们平时见到用到的函件非常多。包括通知函、知会函、催告函、解除函、解除函回函、合同履行变更函、律师函、对方律师函、律师函回函、履行异议书、 变更函、签证、委托函、索赔函、承诺函等等；除信函之外，还有经常接触的各种表格、数据文字、单位证明、情况报告、单位介绍等。

       这些文件看起来很普通，但每一个文件，其实都是法律上的证据。笔者办理过一个案件，一方拿出的有利证据，居然是另一方公司的官方网站首页的《公司介绍》，可见一不小心，就被别人抓了把柄。上述函件和文件具体的归类是书证，在诉讼中具有极高的证明效力，诉讼实践告诉我们，上千万的利益或者损失，胜诉或者败诉，往往就系于某个平时忽略的小函件上。

        这些函件既然如此关系重大，就必须字斟句酌。除了在文字上清晰明确不得有歧义之外，必须由公司的法务人员在法律层面进行把关。同时公司要制定函件的签批流程，制定相关函件的签批权限，其严格程度，应不亚于公司合同的签批手续。

       函件的收取和签发，也应有严格的流程。以公司为例，信函的收函流程应是这样的：

       办公室收函 ― 登记台帐 ― 分发给经办部门 ― 上报经理（或总经理按权限）― 董事长（按权限）― 转回经办部门执行 ― 登记台帐― 原件交接存档。

       同样以公司为例，发函流程应是这样的：

       经办人拟稿 ― 法务中心征求各部门意见 ― 报经理审批（按权限）― 报董事长审批（按权限）― 经办部门执行 ― 专人送达邮寄 ― 登记台帐 ― 函件复印件归档留存。

       不单单是函件，其他需要公司盖章的文书，也同样适用以上的签批流程，不能出现对方拿着我们盖章的东西，我们却纳闷到底是什么内容，甚至不知道他手中的东西是真是假。

       通过专递公司寄出的纸质函件，邮寄的书面底联或者电子编码联，要和纸质函件一并存放，有需要的要及时查询记录并打印，因为函件发出以后是否送达到了对方，在法律上意义非常重大。

       目前我们已经到了AI时代，互联网的沟通方式越来越多，以微信为代表的各种交流软件，日益成为我们沟通交流的主要平台。法律也顺应时代，将电子数据也作为诉讼中证据的重要形式，这些电子沟通的记录，也被赋予了法律上的证据意义。由于企业间的沟通不同于朋友之间聊天，因此建议企业在合同中，确定双方沟通具体使用的某一个电子邮件，或者其他某一个电子沟通渠道，并在合同或者纪要文件中书面确定下来，作为双方有效沟通的依据，从而排除一般人员随意的沟通，给公司利益带来的不确定性。

未完待续中……