企业合同管理存在的误区

合同是企业经营交易实现的具体方式和载体，合同管理是企业内部控制体系的核心板块，在现代企业管理体系中，合同管理贯穿于企业的研发、生产、采购、销售、财务的全过程，涉及企业众多的职能部门，因此，合同管理本质上是企业经营中的一个全过程管理活动，其目的是防范和控制合同风险。然而，实务中很多企业并未真正认识到合同管理的目的，未建立正确的合同管理理念，导致合同管理效能低下，企业也就越来越忽视合同管理的重要性。本文就企业常见的合同管理误区分享如下：

一、认为合同管理就是对合同文本的管理

实务中，但凡稍具规模的企业，基本都建立有合同管理制度，但这只是形式，对其合同管理制度和管理实际深入了解发现，所谓的合同管理仅仅是建立在对合同文本管理的层面，其管理内容不外乎涉及了合同签订的对外授权权限，合同的审核流转程序，合同的用印流程以及签约后正式合同文本的归档保管等内容。对商谈中的合同进行审查、会签和盖章，然后对已签合同进行备份、分类归档和保管，这种合同管理模式将合同管理的本质视为合同订立过程的流程管理，不是真正的合同风险管控，是无法实现合同法律风险防控和合同管理目标的。

二、认为合同风险管理就是法务或律师对合同中的法律条款进行审核。

事实上企业法律风险存在于业务交易的全过程之中，包括从客户开发、合同磋商、合同签订和合同履行等各阶段都会存在相应的法律风险，而且，法律风险本质上其实包括商务条款中潜在的商业风险，因此，合同风险管理绝不是法务对合同法律条款的审核，而是涵盖纯法律风险和一切商业风险在内的风险存在、风险转化、风险承受、风险救济等在内的综合评估过程。

三、认为合同管理就是公司法务部门的事

很多企业认为合同管理是专属于公司法务部门的工作，其他部门只是被动配合法务部门的工作，甚至不少中小企业根本就没有法务部门，也没有专人负责合同管理工作。我们认为这种合同管理模式是错误的，因为法务部门只是参与合同管理的一个职能部门，公司的很多部门皆与合同管理密切相关。以合同审查环节为例，大部分公司的合同审查机制基本上是业务部门将合同文本交法务部门进行形式审查，由于法律部门不了解合同背景状况，无法掌握合同缔约过程的细节，无法对合同的合法性、合理性和可行性进行有效的审核，进而无法对潜在的法律风险进行有效的识别。为保证合同目的的顺利实现，“合同审查应当不仅仅就拟定的纸上条文进行风险审查，更需要对合同的整个背景进行充分的了解，如此才能有效评判合同条款存在基础，从而提出可行的合同审核建议。又比如在合同履行阶段，鲜见公司有法务部门参与，而事实上众多涉讼合同纠纷都是在合同履行过程中没有有效的监管和风险提示所产生或导致风险扩大的，企业的合同管理是众多部门共同参与的活动，而非法务部门独家之事，法务部门正确的定位应当是合同管理工作的协调、监督部门。

四、人为合同管理是对合同签订前的管理，对合同履行环节缺乏甚至没有管理

实务中很多企业对合同的签订环节很重视，建立了合同审批办法和流程，但合同一旦签订完毕进入履行过程后基本没有履行环节的法律风险控制。纵观很多涉讼合同纠纷案件和合同纠纷败诉原因，很大程度上是因为合同履行过程中没有进行有效的合同风险管理所导致。在合同管理的全部过程中，合同履行环节是交易的主要环节，此环节中将生产大量的交易凭证资料，而这些凭证资料的生产过程本质上就是证据的生产过程，如果没有管理，合同履行承办人员没有基本的证据意识，导致己方或对方违约时不知道即将面临的法律风险，更不知道应如何妥善应对，其结果极有可能导致合同纠纷涉讼后因证据缺乏或证据存在瑕疵导致案件败诉。因此只有加强合同在履行环节的控制机制，才能真正做到对企业经营风险事前有识别，事中有控制，事后有救济，全程有预警。

五、重诉讼结果、轻结果之后的反馈改善机制

可以说每一个企业发生涉讼合同纠纷后，老板第一想到的是要赢官司，找律师也是奔着这个标准去选择律师的，实际上决定案件胜负的关键因素是企业采取的法律风险防范机制是否有效，其次才是律师法律业务能力的高低。我们不能否认诉讼结果的重要性，律师也希望每一个代理的案件能胜诉，但对企业而言，最最重要的应当是无论诉讼结果怎样，通过诉讼结果去发现和改善合同风险管理中的缺失才是治本之道。所以，企业在重视诉讼结果的同时，更要注重诉讼之后的反馈改善机制的建构。

六、缺乏持续的法律培训