作为企业人事管理环节来说，在处理与劳动者解除、终止劳动关系手续方面，虽然稍显繁琐和消耗管理精力，尤其是在面对我国《劳动合同法》颁布后劳动行政处罚尺度和司法裁判规则的日趋严格，企业人事部门在处理解聘、开除员工时必备法律文件与法律程序就显得尤其重要，有些劳动法文件虽然看似很不起眼，但是处理不好，那就向希腊神话里阿喀琉斯的脚后跟，在极其有利的局面下，给企业带来致命的风险。

    近日，张音律师在承办了一起典型的劳动争议案件，在该案中，原本企业在事发时处于极优势地位，完全可以及时主动解除与劳动者的劳动合同——即使被劳动者申请引发劳动仲裁争议，也不至于造成本案中的被动局面。现就将该案办理过程中涉及到相关劳动法律问题，以及企业应当从中吸取的经验，总结如下，与业内人士交流探讨。

一、案情概要

2011年3月，员工A与公司签订为期4年劳动合同，2011年7月初，A在外出工作期间，由A母亲电话通知公司领导：“A因病不能继续工作。”公司领导考虑其身体原因，电话准予病假。2011年7月31日，公司发现在A微博上出现A外出旅游拍摄并上传的照片，立即与A联系，未果。2011年8月初，A母亲向公司提交《诊断证明书》，表示A因身心疾病原因在2011年7月中旬外出疗养。公司表示A存在重大违纪问题，考虑公司作出《解聘决定》对A不利，希望A提出辞职申请，但双方对工资及补偿金未达成一致。此后公司也未向A送达书面《解聘/除名通知》，自2011年7月中旬起，A也未来公司上班。2012年3月，A提起劳动仲裁，要求公司支付拖欠工资、病假工资、待岗工资。公司在庭审中，主张A存在严重违纪行为——假请病假恶意矿工，公司有权按照《员工手册》规定的自动离职处理。最终劳动仲裁委裁决：公司与A的劳动关系尚在履行中，公司应向A支付基本工资、病假工资、待岗工资若干元。

二、法律分析

（一）本案争议焦点

依据我国劳动法律法规相关规定，本案中用人单位败诉的关键原因如下：

1、无法证明A有虚假请假故意矿工违反公司纪律，或者确有疾病但违反公司内部请假程序的规定。

2、无法证明曾以A违反公司内部纪律或规定，做出解聘通知并履行法定送达义务。

这就是说，用人单位必须就“存在法定解除劳动关系的事实和理由”、“公司依照法定程序作出《解聘通知》并依法送达给员工”负举证责任，否则应当承担不利后果。

退一步讲，即使有充足证据证明A确实存在重大违纪行为（虚构病假、故意矿工），但公司没有及时做出解聘决定，也没有依法送达行为（如直接/当面送达（签收）、邮寄送达（保留回执）、电子邮件、公证送达通知等法定有效送达手续），导致公司的“自动离职”或“恶意矿工”理由主张得不到我国劳动法规及仲裁庭的认可。

（二）相关劳动法律规定

我国《劳动部办公厅关于通过新闻媒介通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函》（劳办发[1995]179号）规定了用人单位解除劳动关系必须履行的法定程序：企业对有旷工行为的职工做除名处理，必须符合规定的条件并履行相应的程序，企业通知请假、放长假、长期病休职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续，应遵循对职工负责的原则，【1】以书面形式直接送达职工本人；本人不在的，交其同住成年亲属签收。【2】直接送达有困难的可以邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。【3】只有在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无法送达的情况下，方可公告送达，即张贴公告或通过新闻媒介通知。自发出公告之日起，经过三十日，即视为送达。在此基础上，企业方可对旷工和违反规定的职工按上述法规做除名处理。能用直接送达或邮寄送达而未用，直接采用公告方式送达，视为无效。另外，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第一条从侧面规定了用人单位应履行的通知义务：人民法院审理劳动争议案件，对下列情形，视为劳动法第八十二条规定的“劳动争议发生之日”：（二）因解除或者终止劳动关系产生的争议，用人单位不能证明劳动者收到解除或者终止劳动关系书面通知时间的，劳动者主张权利之日为劳动争议发生之日。

由于司法机关无法认定除名决定已经依法送达，即使用人单位极力主张劳动者存在矿工、自动离职等违纪行为，也无法获得司法机关的认可，其结果往往是劳动关系仍在存续——最终导致劳动者“白拿钱”，大大损害了公司权益，且给公司内部造成恶劣影响。

可见，常常被用人单位忽视的“法定送达”环节，在发生劳动争议时，对用人单位具有及其重要的作用。退一步讲，即使用人单位作出的除名决定存在一定瑕疵，但是，除名决定一旦法定送达，那么劳动者应首先就除名决定本身提起一件劳动仲裁，先审理“除名决定”本身的问题，然后才可能进入补偿的问题，客观上对公司权益起到一层程序上的缓冲作用。

三、防范对策

张音律师建议企业应从如下几个方面加强人事管理，杜绝此类事件发生给企业带来不必要损失，或者通过前期防范工作，最大限度扭转企业在发生劳动争议案件时的被动局面。

（一）利用《员工手册》，详细规范员工管理制度

除了劳动合同外，《员工手册》也是企业防范风险、规避责任的有效手段。首先，《员工手册》内的关键规定必须详细、具有明确指引性，例如加班、出差、病假、事假等的审批流程方面，最好细化，并落实到具体责任人员，相对应的首批文件要提前准备充足；其次，签订《劳动合同》后，应提示员工阅读《员工手册》并在《员工手册》签字页上署名签字。

（二）重视书面通知、签收的重要性

上文提及案例中，虽然企业希望均以员工主动提出辞呈方式终止劳动关系，但是，往往在劳动者不主动辞职时，企业时常陷入被动局面。

我国《劳动合同法》规定了在劳动者存在违法违规等过错时，企业可以提出解除劳动合同，并无需给付补偿（除不提前一个月通知解除劳动合同须多支付一个月工资情形外）。因此，企业在保证终止劳动关系理由合法的前提下，向劳动者依法送达书面《解聘通知》即可完成解除劳动关系目的；假使解除劳动关系理由存在瑕疵，但由于企业及时做出书面解聘通知并送达了劳动者，那么劳动者有异议，也是要首先针对《解聘通知》提起一个劳动仲裁，然后才能涉及到是否有其他补偿的问题，这样就会在劳动者直接要求企业给付各种补偿款项这个环节中，加入了一个“缓冲器”，即使没有实质作用，也会起到程序性的保护作用，为企业另行做出诉讼前的准备工作赢得了宝贵的缓冲时间。

（三）人事管理的其他必备性法律文件

除了以上提及的《员工手册》、《解聘通知》之外，其实以下法律文件也对企业一般性劳动争议起到很好的预防和保护作用。

1、入职登记表

《劳动合同法》第八条规定：用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。如果劳动者在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。《入职登记表》一般应包括：劳动者与前用人单位劳动合同解除情况、竞业限制、健康状况、学历、职业资格、知识技能、工作经历、家庭住址、主要家庭成员构成等。

2、劳动合同

虽然现在不签劳动合同现象已经很少见了，但是在签订劳动合同时，相关信息填写必须完整、明确，例如劳动者通信地址、电子邮件等联系信息，劳动报酬计算方法、发放方式等内容，以免发生矿工等劳动争议时，用人单位按照法定送达方式送达给劳动者相关通知。

3、劳动合同签收单

《劳动合同法》第八十一条规定：用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。签订劳动合同之后，及时要求劳动者签收，既可避免行政处罚，也可防止劳动者恶意状告企业行为。

4、职工名册

有些企业因员工流动性较强，对职工名册缺乏及时更新，但我国《劳动合同法》规定：用人单位应建立职工名册备查，用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正;逾期不改，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下罚款。职工名册在产生劳动争议时可作为有利证据，也可避免不必要的行政罚款。

5、签订劳动合同通知书

我国劳动法相关规定：自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。

6、工资支付记录

《北京市工资支付管理规定》第十三条：用人单位应当按照工资支付周期编制工资支付记录表，并至少保存二年备查。工资支付记录表应当主要包括用人单位名称、劳动者姓名、支付时间以及支付项目和金额、加班工资金额、应发金额、扣除项目和金额、实发金额等事项。劳动者有权查询本人的工资支付记录。工资支付记录是在发生工资给付纠纷时，企业反驳劳动者无理要求时的关键证据材料。

7、解除、终止劳动合同通知书

解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。此通知书一般应包括：劳动者名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、劳动者签收等。

8、劳动合同续签意向书

劳动合同法》第四十六条规定：除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实的反映双方的意向，避免日后不必要的劳动纠纷。此文件一般包括：劳动者名称、原劳动合同到期时间、续签劳动合同与原劳动合同区别、答复期限等。

（四）及时咨询专业顾问律师，力求尽快采取补救措施，或将可能的损失降至最低点

在出现可能导致解除、终止劳动关系的事件后，往往客观上出现员工不在前来上班，而此时企业往往有可能忽略必要法律文件的重要性，从而将此事搁置。此时，应当及时做出常规处理，如问题较为棘手，建议企业寻求专业法律咨询支持，以求尽快采取必要措施解决问题，以免为别有用心的劳动者留有可乘之机。