职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案是国家档案的组成部分。
公司保留离职员工档案一般保留两年，正常情况下，员工办理辞职和离职的流程如下：
１、员工原则上应提前三十天（试用期提前三天）将书面《辞职报告》交到单位人事部门 ，并领取离职手续表。人事部门对离职员工进行离职面谈， 了解其离职原因并做记录。
２、按照离职手续表办理相关手续：
（１）离职员工将离职手续表交部门负责人签字。如果属于部门主管以上岗位，可能需高层领导批准签字。
（２）由离职员工所在部门的助理向离职员工收回工作证，员工手册 ，工作服 ，办公用品，确认上交无误后由助理签字确认 ．
（３）由财务部检查离职员工与公司在财务上是否有拖欠（包括所借款项 ，出差报销 ），如有拖欠当场清还，无拖欠则由财务部在离职手续表上签字确认。
（４）离职员工在得到离职手续表上所有需要的签名后，人事行政部向员工出具解除或者终止劳动合同的证明。
（５）人事部安排人员到失业保险经办机构办理终止、解除劳动关系备案手续；凭备案审核意见，到社会保险经办机构中止职工社会保险关系；同时封存离职员工的公积金。如离职员工需要转移公积金则由人事行政部根据其所提供的新账户进行转移 ，如需取出则由员工自行办理。
（６）人事部在职工解除劳动关系之日起十五日内，到失业保险经办机构办理失业保险待遇审核手续。
（７）人事部将离职员工的档案重新归档，同时结清工资。
１、根据《劳动法》相关规定：劳动合同就是确定劳动者与用人单位之间劳动关系存在状态的重要依据。
２、职工档案是社会保险行政机关认定缴费年限（视同缴费年限）、退休年龄、有毒有害岗位时间的重要凭证，是职工取得国家规定的职业（执业）资格、一定职位所不可缺少的重要材料，也是人事管理严格用人单位在招用、提拔使用时的必要审查材料。
３、缴纳社保的前提是以劳动关系的存在为必要条件的。即便人事档案不在本单位保管，只要劳动者与用人单位存在劳动关系，劳动者就应该享受社会保险；也就是说，自劳动者在用人单位工作的第一天，即双方建立劳动关系之日起，用人单位就应该为劳动者缴纳社会保险费。
４、用人单位在与职工解除劳动关系后，必须及时履行转移职工档案的义务。职工档案随其劳动关系转移而转移，由与之建立劳动关系的用人单位保管。
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