随着计算机技术、网络技术在各个领域的广泛应用，再加上资源的日益匮乏，环保的呼声日益高涨。无纸化办公受到越来越多企业的青睐。随着无纸化办公的日益普及，同时，也产生了新的问题。那就是在劳动争议案件中会有很多的电子证据，但是，电子证据在仲裁、诉讼中如何认定呢?这是我们必须面对的问题，今天，小编和朋友们聊聊无纸化办公存在的取证、法律隐患及应对措施。
我们先看一则案例：
北京某能源公司一贯秉承绿色节能环保的经营理念，在自动化办公方面表现尤为突出，所有采购、物流、销售、人事管理等管理环节均实行无纸化办公(OA系统)。在该公司内部，不仅文件的上传下达采用电子邮件方式，连通知、公告这些重要文件也是在OA系统内进行。
2014年9月23日，该公司销售主管王某因不满总经理对其工作进行批评，且由于王某的工作一直得不到总经理的认可，遂后王某通过电子邮件写了一封言语激烈额辱骂信，并通过公司内部电子邮件系统发送给总公司董事长。此次，该公司总经理知晓该事情后，通过内部邮件系统向王某的邮箱中发送了《解除劳动合同通知书》，解除理由为：严重违反用人单位规章制度，并要求该销售主管王某立即办理离职手续离开公司。王某离开公司后向当地劳动仲裁部门申请仲裁，申请确认公司解除劳动合同系违法解除，要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金。
根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第六条之规定：“在劳动争议纠纷案件中，用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生争议的，由用人单位负举证责任”。本案中，鉴于王某的违纪行为是通过网络作出的，尽管公司可以申请公证机关对电子邮件存在于公司电脑的事实进行公证，但这种公证并不及于王某作出了该违纪行为。王某在庭审过程中坚持自己没有发出该邮件，同时，不排除公司网络部门经人授意诬陷的可能。对此公司无法对电子证据自身的“真实性、合法性、关联性”的认定、相互之间关系形成完整的证据链，佐证己方主张，因公司无法证明辱骂信系王某本人发送，公司的举证不能得到认可，因此，应承担不利后果。
对于上述案例，希望HR能够引起诸位的注意，如在你们的工作中遇到类似情况，建议如下：
第一，与违纪员工进行谈话确认违纪行为系其本人作出，并做好相应记录。
第二，据此发出《解除劳动合同通知书》。
第三，《解除劳动合同通知书》交由违纪员工本人签收或邮寄送达。
无纸化办公条件的日益普及，催生了劳动争议案件中诸多的电子证据，关于电子证据效力认定问题，2015年2月4日起施行的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第116条规定：“视听资料包括录音资料和影像资料。电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定。”
但是，鉴于电子证据可删改性较强，尤其劳动争议案件中涉及OA系统及企业邮箱中的电子证据，用人单位可自行通过后台操作系统进行修改，因此，所涉及的电子证据不宜单独作为定案依据，亦不宜仅以是否经过公证程序而判定效力，应结合当事人的陈述、书证、视听资料等其他证据综合分析得出结论。因此，手机短息、QQ聊天记录在仲裁、诉讼中可以作为证据适用。但电子邮件、手机短信等电子形态的证据不能单独作为定案依据，只有与其他相关证据佐证时，才具有较强的证明力。
小编有话说：
1、电子邮件、手机短信等电子形态的证据不能单独作为定案依据，只有在和其他相关证据佐证时，才具有较强的证明力。
2、对电子邮件等电子形态的证据进行公证，只能证明某种事实结果，不能证明行为过程，而证据所需要证明的就是行为及过程。
