业务档案的管理

建立档案管理制度。主要有三部分：1、立卷归档制度，主要包括归档范围、归当时间和归档要求。2、档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。3、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续，并对利用完毕后交回的案卷进行检查的规定。农村社会养老保险业务档案主要包括：保险金领取终止后的各类业务表、单、帐、卡和重要业务资料等。

（一）业务档案的装订、整理

1．业务表、单、卡应按以下顺序排列：

（1）（各种）申报单

（2）缴费明细表

（3）缴费汇总表

（4）缴费记录卡

（5）收款收据

（6） 转移通知单

（7） 发放明细表

（8） 保险金发放汇总表

（9） 发放记录卡

（10） 付款收据

（11） 各种费用单据

（12） 报表

2．案卷宗采用三孔一线方法在左侧装订线外装订。案卷应填写\"案卷宗封面\"、\"卷内目录\"和\"备考表\"。装订成册的案卷顺序编号。若干册案卷装入一个案卷盒内，以便保管。

3．案卷宗封面填写方法。（1）封面第一栏填写单位全称。（2）第二栏填写\"缴费单证\"或\"给付单证\"字样。（3）类别：指是否为乡镇企业。（4）起止号：填写卷内表、单、卡起止号码。（5）归案号栏斜线下填写单位编号，斜线上填写编列的案卷顺序号。（6）全宗号、目录号、案卷号栏由档案部门填写。

4．卷内目录填写方法。（1）顺序号：按入保人的顺序填写。（2）入保人：填写入保人姓名。（3）保险号码：填写入保人的保险号 码。（4）页号：填写每一入保人的单证所在页号。案卷封面各项数 字均用阿拉伯数字填写。

5．软卷皮规格为300mm×215mm。

（二）业务档案形成的时间

档案形成的时间，应以次年6月底为限。6月经签收后移交档案室管理。

（三）业务档案的分类

1．短期保管的档案。是指从移交档案室算起，保存期5年的业务档案。包括：（1）保险金领取终止后的全部表、单、证、卡。

2．长期保管的档案。指从移交档案室算起，保存期20年的业务档案。主要包括：（1）社会调查材料；（2）（年度）报表。

3．永久保存的档案。指从移交档案室算起，需永久保存的档案。主要包括：（1）到达领取期，但终未办理领取手续，经多次催办，仍无人办理的表、单、卡；（2）养老保险史志资料；（3）综合统计资料：条款、条款说明，费率规章、实施方案、细则及计算说明；（4）其它需永久保存的档案。

（四）业务档案的理卷时间及移交

业务表、单、卡资料，于次年年初开始理卷，最晚于6月底以前移交综合档案室。

理卷要求：（1）按三种不同保管期限，按排列的顺序编制案卷编号。卷内各按顺序号排列，用胶水粘贴和线绳缝订成册，加封皮后，形成装订好的案卷。（2）按三种保管期限重新编号的档案案卷，应按要求分别登录\"业务档案登记簿\"，在与综合档案部门移交的同时，由其签收。

（五）业务档案的管理、使用与销毁

业务档案必须实行专人专柜管理，并符合防火、防盗、防潮、防蛀的要求，平时如需调阅，应办理调阅手续。对于超过保管期限，按档案管理的规定进行销毁。