摆事实：季某于1992年进某移动通讯公司工作，于1997年订立为期10年的劳动合同，合同中对岗位、工资、合同解除条件、违约金赔偿等均有明确约定。2004年，季某向该公司递交了辞职报告，当日下午季某离开该公司。从此，双方劳动关系已实际解除，但未办理有关季某档案的转移手续。后季某要求办理档案转移手续不成，遂于2005年向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。该仲裁委作出仲裁裁决，裁决该公司为季某办妥人事档案转移工作等。该公司向法院起诉，要求支持该公司不予办理档案转移手续。
该公司称，季某在合同期内辞职，未提前30日以书面形式通知公司，辞职后又不按合同约定交纳违约金，故公司不予办理档案转移手续；季某工资收入不低于本市最低工资标准，季某单方解除劳动合同手续不合法，违反合同约定，应支付违约金4万元，请求支持公司不予办理档案转移手续。季某称，该公司的诉讼请求违反劳动法律、法规，要求驳回该公司的诉讼请求。
讲法理： 该移动公司扣留员工档案的做法是错误的。季某向该公司提交辞职报告后，于当日下午离开该公司，双方劳动合同已实际解除。在双方实际解除劳动合同后，原用人单位不能随意扣押员工档案，应按有关规定及时转递，该公司应按《企业职工档案管理工作规定》为季某办理档案转移手续。该公司以季某单方解除劳动合同手续不合法及季某应承担违约金为由要求支持其不予办理季某档案转移手续的观点无法律依据，其提出的与季某之间的劳动争议，可通过劳动争议的一般解决途径处理，而不能拒绝为季某办理档案转移手续。
《企业职工档案管理工作的规定》第18条规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。”第19条规定：“转递档案，可通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；对转出的档案，必须按统一规定的‘企业职工档案转递通知单’的项目登记，并密封包装；对转出的材料，不得扣留或分批转出；接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回，逾期一个月转出单位未收到回执应及时询问，以防丢失。”
《关于固定工签订劳动合同有关问题的函》中也明确规定，用人单位与职工解除劳动关系后，应及时将职工档案转到职工新的接收单位；无接收单位的，应转到职工本人户口所在地。
从上述规定中可以看出，不管劳动者以哪种方式离开用人单位，用人单位均应及时将其个人档案转出，用人单位以双方争议未解决为由扣押个人档案的做法是错误的。在现实生活中，用人单位在解除或终止与职工的劳动关系后，以种种理由扣留职工档案的现象较为普遍。应该说，许多用人单位也有苦衷，有的员工给用人单位造成损失而被辞退或者开除，但员工本人不赔偿损失，用人单位只好把档案扣着；有的员工在离开时不退住房、不交纳违约金；有的员工和单位签订了在职培训协议，但提前离职，却不愿意向单位退培训费等……但是，用人单位通过扣留档案的手段来制裁职工是一种违法行为，企业无权以任何理由扣留已离职员工的档案。
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