招标文件是整个招标投标活动的核心文件，是招标方全部活动的依据，也是招标方的智慧与知识的载体。因此，准备招标文件是非常关键的环节，它直接影响到采购的质量和进度。招标文件一般至少应包括以下内容。
1、招标通告
招标通告的核心内容就是向未定的投标方说明招标的项目名称和简要内容，发出投标邀请，并且说明招标书编号、投标截止时间、投标地点、联系电话、传真、电子邮件地址等。它应当简短、明确，让读者一目了然，并得到了基本信息。
2、投标须知
投标须知是通过建立一些在整个招标投标过程中的共同的概念和规则，并把它们明确地写出来，作为招标文件的一部分，以期形成共识。投标须知作为今后双方行为的依据，并且声明未尽事项的解释权归谁所有，以免以后引起争议。投标须知的一些主要内容基本上是一些招标投标的一些基本规则、做法标准等。这些内容基本上都可以从招标投标法中找到依据(不可与招标投标法相抵触)。但是可以根据自己的具体情况具体化、实用化，一条条列出来提供给投标方，作为与投标方的一种约定做法。
3、合同条款
合同条款的基本内容就是购销合同、任务明细组成、描述方式、货币价格条款、支付方式、运输方式、运费、税费处理等商务内容的约定和说明。
4、技术规格
技术规格是招标文件和合同文件的重要组成部分，它规定所购设备的性能和标准。技术规格也是评标的关键依据之一。如果技术规格制定得不明确或不全面，就会增加风险，不仅会影响采购质量，也会增加评标难度，甚至导致废标。货物采购技术规格一般采用国际或国内公认的标准，除不能准确或清楚地说明拟招标项目的特点外，各项技术规格均不得要求或标明某一特定的商标、名称、专利、设计、原产地或生产厂家，不得有针对某一潜在供应商或排斥某一潜在供应商的内容。
5、投标书的编制要求
投标书是投标供应商对其投标内容的书面声明，包括投标文件构成、投标保证金、总投标价和投标书的有效期等内容。投标书中的总投标价应分别以数字和文字表示。投标书的有效期是指投标有效期，是让投标商确认在此期限内受其投标书的约束，该期限应与投标须知中规定的期限相一致。投标保证金是为了防止投标商在投标有效期内任意撤回其投标，或中标后不签订合同或不交纳履约保证金，使采购实体蒙受损失。投标保证金可采用现金、支票、不可撤销的信用证、银行保函、保险公司或证券公司出具的担保书等方式交纳。投标保证金的金额不宜过高，可以确定为投标价的一定比例，一般为投标价的1%～5%，也可以定一个固定数额。由于按比例确定投标保证金的做法很容易导致报价泄露，即通过一个投标商交纳的投标保证金的数额可以推算其投标报价，因而采用固定投标保证金的做法较为理想，这有利于保护各投标商的利益。国际性招标采购的投标保证金的有效期一般为投标有效期加上30天。如果投标商有下列行为之一的，应没收其投标保证金：投标商在投标有效期内撤回投标;投标商在收到中标通知书后，不按规定签订合同或不交纳履约保证金;投标商在投标有效期内有违规违纪行为等。
在下列情况下投标保证金应及时退还给投标商：中标商按规定签订合同并交纳履约保证金;没有违规违纪的未中标投标商。
6、供货一览表、报价表
供货一览表应包括采购商品品名、数量、交货时间和地点等。
在国境内提供的货物和在国境外提供的货物在报价时要分开填写。在报价表中，境内提供的货物要填写商品品名、商品简介、原产地、数量、出厂单价、出厂价境内增值部分所占的比例、总价、中标后应缴纳的税费等;境外提供的货物要填写商品品名、商品简介、原产地、数量、离岸价单价及离岸港、到岸价单价及到岸港、到岸价总价等。
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