发文单位：审计署
发布日期：1996-1-1
执行日期：1996-1-1
第一章 总 则
第二章 材料收集范围
第三章 立卷规则
第四章 案卷标题及封面的编写
第五章 案卷检查
第六章 卷装订
第七章 归 档
第八章 附 则
第一章 总 则
第一条 为搞好审计署机关行政管理文件材料的立卷归档工作，逐步实现档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》和国家档案局关于《机关档案工作业务建设规范》的要求制定本办法。
第二条 本办法所称的“行政管理文件材料”，是指审计署在履行行政管理职能，办理行政事务过程中形成的文件材料。
第三条 全署每年办完的行政管理文件材料，由主办单位于第二年上半年将文件的定稿、正件和有关材料整理立卷。
第四条 需立卷的行政管理文件材料，应根据其特征、相互联系和保存价值进行分类整理立卷，以便管理和查找利用。
第五条 行政管理文件材料立卷的要求是齐全、完整和精炼。
一、齐全，指本单位应立卷归档的文件材料全部立卷归档；每份文件的定稿、正价和重要修改稿齐备完整。
二、完整，指以问题为中心，将有关文件材料收入，使其内容连贯，事情来龙去脉清楚，文件载体整齐，不残缺。
三、精炼，指对文件材料能分清主次，主要的立卷，次要的按保存价值的大取舍。判定标准为：一是划清审计文件与行政管理文件的界限。审计职能的文件立审计卷，管理职能的文件立文书卷；二是划清本机关产生的文件在本机关立案；非本机关产生的、与本机关职能活动无关的文件不立卷；三是对本机关产生的文件，要划清主管与非主管的界限。本单位主管的立卷，非本单位主管的交主管单位立卷；四是划清同组卷问题有关与无关的界限。与组卷问题的有关立卷，无关的不立卷；五是划清注有重要内容的修改稿与一般修改稿的界限。前者立卷，后者不立卷。
第二章 材料收集范围
第六条 行政管理文件材料收集范围如下：
一、党中央、国务院和党中央、国务院领导同志关于审计工作的指示、决定、规定、讲话，题词等。
二、审计署及署领导向党中央、国务院的报告、请示、信件及上级的指示、批复、批转文件（包括报纸、刊物转载）等；
三、审计署党组文件和党组会议记录；
四、审计署和署办公厅制发的关于全国审计工作的法规性文件、决定、规定、通知及代国务院草拟的文件的报送稿；
五、审计署与有关单位联合下达的指示、规定、通知和向国务院的请示、报告及上级的批复；
六、全国审计工作会议、省市区审计厅局长座谈会、审计特派员会议和重要的全国性专业工作会议文件、会议记录、录音（像）磁带、照片等；
七、审计署组织或反映与审计工作有关重要活动后资料、音像、证书、有纪念意义和凭证性的实物等；
八、全国性审计的长远规划、年度计划、任务、总结、统计报表、资料和考核材料、情况通报、经验材料等；
九、审计署综合成果、专题成果方案、总结、报告及通过鉴定的材料；
十、各特派员办事处、驻国务院部门审计局和各省、自治区、直辖市及计划单列市审计厅（局）报送的年度统计报表、重要情况请示、报告及署机关的批复、批件，对审计项目检查的通知、结论；
十一、本署人员出国考察和邀请外国审计代表团的访华的有关文件材料；
十二、本署人员参加上级和有关部门召集的会议后带回的与本署工作有关的文件材料；
十三、审计署向地方审计机关和有关部门征求意见的重要文稿及地方和部门的反馈意见；
十四、上级机关和有关部门向我署征求意见和重要文稿及地方和部门的反馈意见；
十五、署务会议、署办公会议、审计长会议记录、纪要、值班简报、审计要情、审计情况通报；
十六、审计署编印的各种简报、通讯等；
十七、署机关党委、纪委、团委和工会的年度工作计划、总结、简报、统计报表，党委决定、党委会会议决定、向上级的报告、请示及上级的批复、党员组织关系介绍信及存根；
十八、署机关所属事业单位、派出机构的建立、撤并、工作职责及印信启用等文件材料；
十九、审计署关于干部调动、录用、定职、考核、任免、晋升、晋级、工资变动、评定职称、聘任、培训、奖惩、离休、退休、退职、死亡、抚恤及干部统计报表等文件材料；
二十、署机关单位，各派出机构，各事业单位写给署领导的指示、报告及领导的批复、批件；
十二一、署机关的财务预决算报表，对派出机构、所属事业单位和地方审计机关的财务文件、资料及有关固定资产报表等；
二十二、审计署基建协议、图纸、工程资料等；
二十三、重要的群众来信来访举报及其有关材料；
二十四、审计署大事记、组织沿革、值班简报、重要电话记录等；
二十五、其他有保存价值的文件材料。
第七条 不归档文件材料的范围是：
一、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，普发供参阅、不办的文件材料；
二、上级或其他机关抄送的供参考的文件材料；
三、未经会议讨论或领导审阅签发的文件、电报的草稿，一般性文件的历次修改稿和印刷过程中的各次校对搞；
四、反映一般性建议和意见的人民来信来访材料；
五、机关内部互相抄送和不应行文的文件、介绍信等；
六、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
七、参加非主管机关召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
八、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；
九、下级机关报送或抄报的未被批复的报告，未被采用的简报、情况反映及不需备案的文件材料等；
十、越级抄送一般的文件材料。
第八条 属收集文件的定稿应有《公文处理程序》中规定的审批人签字和机关印章，重要文件应有有关单位的意见和法定会议讨论情况的材料。[page]
第九条 为使立卷工作能及时、顺利地进行，立卷人员平时要做好文件材料的收集和整理工作，随时将应立卷归档的文件材料收集起来，分类存放，以便届时立卷。
第三章 立卷规则
第十条 行政公文材料的立卷实行“谁承办谁立案”的原则。
第十一条 需立卷归档的文件材料，按年度和问题立卷。组卷时，以问题为中心，使卷内文件联系密切、问题单一、事由与结果清楚，年代与保管期限同一。
一、重要的或形成文件材料较多的事项，按问题立卷，一事一卷或一事多卷。
二、一般问题的文件材料按年度和类别组卷。
三、一事多卷的可按文件的主次或内容分别组卷。四、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；同一事由的文电应合一立卷。
五、不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷。跨年度文件组卷遵循以下原则：
（一）一般文件，年末形成下一年发出的，在形成年度立卷。
（二）请示与批复，在复文年度立卷；没有复文的请示年度立卷。
（三）年度计划，年度计划、总结、报表等，在针对年度立卷；总结与计划写在一起的，视文件内容的主次而定。重点是总结性的，在总结针对的年度立卷；重点是计划性的，在计划针对的年度立卷；长远规划，以针对的第一年度立卷；规划总结，在针对的最后年度立卷。
（四）跨年度的文件，在办完的年度立卷。
（五）会议文件，在会议开幕年度立卷。
（六）非诉讼案件，在结案年度立卷。
（七）转发和批转文件，按转发和批转机关发文时间确定。
第十二条 卷内文件材料应区别不同的情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
一、一般文件按形成时间的先后顺序排列，重要文件可按文件的重要程度结合时间顺序排列。
（一）全国性会议文件，领导讲话、会议通过的决议、决定、纪要等重要文件在前，会议通知、名单、日程、典型材料、参阅材料、小组记录等在后。
（二）专业性会议文件，领导讲话、讨论通过的专业性文件在前，会议通知等材料在后。
（三）出国考察、参加国际会议、接待来访的材料，考察报告、情况报告或情况简报在前，其它材料按时间顺序排列在后。
（四）举办各种培训班材料，领导讲话在前，其他材料按时间顺序排列在后。
二、印件与定稿、请示与批复等文件，印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批语件在前，被批转、批发件按次序排列在后。
三、有多种文字对照的文件，中文在前，译文在后。
四、重要的或法规性文件及历次修改稿依次排列在定稿之后。
五、非诉讼案件的文件材料，结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后。
六、其他文件材料依其形成规律或特点按有关规定的排列。
第四章 案卷标题及封面的编写第十三条 案卷标题必须准确地反映卷内文件的主题和基本内容，以便查阅利用。
一、案卷标题一般应包括卷内文件的责任者、内容和名称。
二、卷内文件如有上级领导机关或领导人的重要指示和批示的，应在标题中标出，并按如下顺序拟写。
（一）在交办件上的批示，上级指示在前，办理报告在后；
（二）在情况报告上的批示，情况报告在前，指示在后。
三、案卷标题要用钢笔填写，文字排列要整齐美观，体式一致，位置适中，使用简称应通用易懂，不能随意省略、简化、缩写。字数多的可根据文意和字数按上下等长、上短下长、上长下短、中间长、上下短的方法排成两行或三行。
第十四条 案卷封面其他项目按以下要求填写：
一、机关名称下方空格内，填写组卷单位的机构名称；
二、组卷机构名称下方的大空格内填写案卷标题；
三、自 年 月至 年 月，填写卷内文件最早至最晚形成日期，年度的位数要写全；
四、保管期限，按其划注的案卷保存期限（永久、长期、短期）填写：
五、本卷共 件 页，填写卷内目录中顺序号的总件数和总页数；
六、归档号，填写本单位归档案卷排列的序号；
七、最下面的小方格，填写案卷管理号，即全宗号、目录号、案卷号，此项由档案管理部门填写；
八、案卷脊背的年度填写汉字，如“一九九五”，案卷号暂与归档号一致。全宗号、目录号由档案部门填写；
九、案卷封面的日期、件数、页数、档案管理号等数字，一律使用阿拉伯数字。除归档号和脊背上的案卷号用铅笔填写外，其余各项均需使用钢笔填写。
第十五条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号，不得遗漏。编页时应从卷内文件的首页开始，不分件数统编一个流水号。填写时，执铅笔用阿拉伯数字在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角编写页号。
第十六条 卷内文件目录必须按规定格式和要求逐件填写，其填写方法和要求是：
一、顺序号，填写卷内所有文件的先后位置号；
二、文号：收文，填写来文机关的发文号，发文，填写本机关的发文号；
三、文件标题，填写卷内文件的标题，一般照原文抄录，不要随意更改和简化，没有标题的可照文意自拟标题；
四、文件日期，填写文件的制发日期，没有日期的要尽量考证清楚；
五、文件所在页号，即按统一编的页号填写每份文件的起止号；
六、备注，填写卷内文件需要说明的问题；
第十七条 卷内文件目录必须使用计算机打印。
第十八条 卷内备考表由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成，其填写方法和要求是：
一、本卷情况说明，填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁和其他需要说明的情况；
二、立卷人，由立卷人签名；
三、检查人，由案卷质量审核者签名；
四、立卷时间，填写完成立卷的时间。
第十九条 案卷组成后，应根据《文书档案保管期限表》逐卷准确划注保管期限并填入案卷封面相应项目。
第五章 案卷检查[page]
第二十条 各单位的文件承办人将组好的案卷，交本单位文秘人员检查，检查内容如下：
一、文件收集齐全、完整、不缺件少页；
二、卷内文件排列有序，目录与内容一一对应；
三、卷内文件纸页规格一致。外观整齐；
四、案卷标题及封面按要求填写，字迹工整清晰。
第二十一条 文秘人员检查过的案卷，交机关档案部门审核，经审核合格，方可装订；不符合要求的，退回返工。
第六章 卷装订
第二十二条 案卷装订前要拆除文件上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，以保证文件不被锈蚀、损坏。
第二十三条 对破损的文件材料，应按要求修补或托裱。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，对未留装订线的文件应在左侧加贴纸条。
第二十四条 案卷采用三孔一线的方法装订，对不合订在一起的案卷，应逐件用细线装订。
第二十五条 每个案卷的文件材料，一般不超过二百页，材料过多的可分为若干卷，但应注意卷内文件材料的阶段性和联系性。
第二十六条 照片、录音带、录像带等声像档案，应在每盘上注明摄录的时间、内容、承办单位或承办人，逐一登记，单独保存。
第七章 归 档
第二十七条 已装订好的案卷，经分类排列和编号后，按顺序逐卷编制案卷目录，即把每个案卷封面上的内容一一对照填入案卷目录的各栏目中。案卷目录必须使用计算机打印。
第二十八条 案卷目录编好后，填写案卷交接登记表，交接人和办公室（综合处）负责人要在交接登记表上签字，以示负责。
第二十九条 每年六月底以前，各单位应将已立好的上一年度的案卷及时向机关档案的部门移交。
第三十条 机关档案部门，应按照国家档案局关于立卷归档工作的要求，对各单位移交的档案卷进行清点和验收，并在交接登记表上签字。
第八章 附 则
第三十一条 本规定自印发后之日起试行，原审办〔1988〕106号文中的《关于审计署行政公文立卷归档工作程序的规定》同时废止。
审计署
