【摘要】文章在对电子商务系统及服务功能与管理信息系统了解的基础上,结合电子商务环境下企业对管理信息系统的需求和功能分析,针对煤炭企业的实际情况,对电子商务环境下煤炭企业管理信息系统的构架设计进行了探索性研究。
一、电子商务与管理信息系统
电子商务在全球的兴起,特别是管理信息系统开发过程中软构件的技术成熟,为企业发展提供了广阔的市场空间,使企业能在跨地区甚至跨国之间方便地收集市场信息、进行购销洽谈、营造出面向全国乃至全球的网上商贸环境。电子商务不仅缩短了生产厂家与最终用户之间供应链上的距离,同时改变了传统市场结构,减少了交易成本,提高了企业产品的市场竞争能力。
管理信息系统MIS是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、存储、加工、维护和使用的系统。随着我国煤炭资源开发准入制度的逐步实施和完善,办矿门槛在不断提高;同时,伴随着资源整合与小煤矿联合改造,全国煤矿数量不断减少,生产集中度提高;各地煤炭企业陆续进行联合、兼并、重组,实行股份制改造、上市融资,大型煤炭企业集团纷纷涌现并快速发展壮大。在这种形式下,煤炭企业迫切需要改进生产管理效率,充分利用电子商务的给企业带来的有利时机,坚持以信息化带动工业化,以工业化促进信息化,推进信息化与工业化融合,积极开发应用适应电子商务环境发展特点的管理信息系统。
二、电子商务环境下煤炭企业MIS的需求分析
电子商务使得煤炭企业内部和外部的运作方式发生较大改变,信息的传递、交流与处理不再受时间与空间距离的限制,由此将导致企业内部各部门之间、员工之间以及员工与部门之间的沟通模式发生较大的变化;在业务流程的控制方面,煤炭企业也将会大量采用电子邮件等电子商务模式进行交流,因此,电子商务的发展迫切要求煤炭企业能够满足网络化应用的特点,适应运作方式的转变。
随着市场竞争的加剧,现代煤炭企业的管理除了传统的企业生产、库存、销售、财务等模块以外,还必须全面考虑影响整个企业价值链的所有环节,企业必须能够与客户进行通畅的沟通交流,建立顺畅的沟通渠道,对于企业管理信息系统中各种信息,如煤炭的质量等级、价格、数量、运输条件等等均可通过电话或Internet等各种不同类型的接口,提供大量的24小时不间断的服务。
三、电子商务环境下煤炭企业MIS的功能分析
随着电子商务技术的发展,煤炭企业逐步改变了传统资源生产型企业的依赖性和滞后性,各种对外业务活动都已经延伸到了Internet上,因此,电子商务环境下的MIS应当支持Internet上的信息获取以及网上交易的实现,但是随着管理思想与方法的不断发展,用户需求的变化使得任何MIS都无法完全满足用户的实际要求,这就要求煤炭企业不断提升MIS的功能,实现与市场的同步发展。
1.跨平台运行,支持多应用系统数据交换
在信息化的浪潮中,许多煤炭企业已经投资建立了各自的MIS并获得比较成功的应用,电子商务环境下煤炭企业的MIS应当具有一个易于扩展的业务框架结构和标准的对外接口,从而方便对软件的维护、扩展以及二次开发,实现真正意义上的跨平台运行,使得同一套程序编码可以在多种硬件平台和操作系统上运行,以便企业可以根据业务需要和投资能力选择最佳平台。
2.信息处理智能化,系统功能集成化
电子商务时代煤炭企业的MIS软件系统不再集中在同一局域网络服务器上,而是支持分布式应用和分布式数据库系统,巨大的信息量需要MIS具有一定的智能化处理功能,从而协助人们有效地完成各项管理工作。MIS软件系统在设计和开发过程中要保证各子系统及子系统中的各项功能甚至每一个应用程序的高度模块化,系统数据要能按照系统的设计传递到相关的模块中,从而达到系统数据的高度共享与系统的高度集成。
3.系统安全化,设计个性化
与交易安全有关的客户和企业身份认定及电子付款是普及电子商务最大的难点,由于交易金额较大、客户信息广泛,煤炭企业的MIS必须具有更高的可靠性和更强的安全控制,能够对出现的各种意外情况做出正确处理,对于黑客的入侵攻击、越权操作等现象能够有效避免并及时应对。同时,由于不同企业具有不同的运作模式,每一个煤炭企业MIS软件在设计上都应该非常灵活,不能简单地借鉴别的企业的设计,在一些常用模块输入输出界面、运算公式、业务逻辑、业务关联等方面都应该有自己的特色,从而使用户更加放心地应用电子商务模式与企业进行沟通和交易。
四、电子商务环境下煤炭企业MIS的构架设计
1.供应链管理系统SCM
煤炭资源型企业是根据客户或市场需求来决定开采生产量的,通过物流、资金流和信息流,将客户和生产单位连成一个整体。供应链管理SCM (Supply Chain Management)就是通过重新设计供应链,择供应链成员,运用一系列管理方法和技术,提高供应链的效率和竞争力,从而使得供应链成员获得一种双赢的局面。
2.客户关系管理系统CRM
客户关系管理系统CRM (Customer Relationship Management)是一种旨在改善企业与客户之间关系的新型管理机制,目标是通过提供更快捷和优质的服务吸引和保持客户、通过对业务流程的全面管理降低企业成本。CRM出现要求煤炭企业从“生产什么卖什么”的模式向“客户买什么生产什么”的模式转变,利用CRM系统,企业能够搜集、追踪和分析每一个客户的信息,从而掌握客户需求,观察和分析客户行为对企业收益的影响,使得企业效益以及企业与客户的关系都得到最优化。
3.其他MIS系统
先进计划和调度系统(Advanced Planning & Scheduling)是应用约束理论对整个物流系统进行优化和控制,它要考虑每种煤炭产品的可用性,确定采购和发货日期,进行数据优化和分析,从而做出最好的行动决策。商业智能系统(Business Intelligence)是应用决策分析工具,进行财务分析、销售统计、市场预测、质量评估、投资分析等经营管理活动。电子营销系统(Electronic Marketing)可以使煤炭企业销售人员在网络上轻松有效地进行商品销售、网上支付和信息交换等。随着电子商务的发展,新的MIS系统还会不断涌现,煤炭企业要根据自己的企业特点适时适当应用。
