外国公司在华代表机构又称外国企业常驻代表机构，是指按国务院《关于外国企业常驻代表机构的暂行规定》，经国务院有关部委、局批准并在工商行政管理部门登记，设立在中国境内的外国企业(包括华侨、港澳企业)及其他经济组织的常驻代表机构。对该机构纳税情况的稽查应以我国税法及我国政府同该外国政府缔结的税收协定的相关规定为依据，并结合外国公司在华机构的业务活动特点进行。
一、外国公司在华代表机构的界定
为了加强对外国企业代表机构的税收管理，国家税务总局1996年颁布了《关于加强外国企业常驻代表机构税收征管问题的通知》(以下简称《通知》，进一步明确了我国对外国企业在华代表机构的税收政策。根据该《通知》的精神，代表机构从事下列业务活动的应属于常设机构，该代表机构要就这些业务活动在我国缴纳营业税和所得税：
(一)各类从事贸易的公司、商社、商号等设立的代表机构从事的商品代理贸易业务活动。
(二)商务、法律、税务、会计等各类咨询服务企业设立的代表机构从事的各类服务活动。
(三)集团或控股公司设立的代表机构为其集团公司提供的各项服务活动。
(四)广告公司设立的代表机构为其集团公司提供的各项服务活动。
(五)旅游公司设立的代表机构为旅游者提供的服务活动(如办理签证、收取费用、代订机票、导游、联系食宿)。
(六)银行金融等机构设立的代表机构兼营的投资咨询或其他咨询服务。
(七)运输企业设立的代表机构就运输业务各环节为客户提供的服务。
《通知》同时规定，代表机构若仅为其总机构的产品生产制造以及销售该自产产品的业务，在中国进行了解市场情况、提供商情资料、联络及其他准备性、辅助性活动，则不属于常设机构，其从事的上述业务活动不用在我国纳税，但这里所说的业务活动不包括代表机构为本公司的各类代理、服务性业务而进行的伺类或相关业务活动。
【案例】德国一家股份公司M与我国一家电力公司签订了一项合同，由德国M公司帮助在我国建设一座发电站，价值1亿马克。根据合同，德方应向我国公司提供以下技术帮助：
(1)电站工程设计，维修和保养 2000万马克[page]
(2)设施的操作技术 300万马克
(3)附属设施的制造技术 400万马克
(4)附属设施的制造图纸 4000万马克
(5)接受中国工作人员在德国培训 300万马克
(6)派人到中国对电站的制造和安装进行监督，德方技术人员在中国停留6个月以上 3000万马克
根据中德双方所签署的税收协定的第5条第3款，即常设机构包括建筑工地、建筑、装配或安装工程、或者与其有关的监督管理活动但这种工地、工程或活动以连续为期6个月为限，德国M公司派人到中国对电站的制造、安装进行监督，时间超过6个月，因而这种监督活动已构成德国M公司在我国的常设机构，我国对M公司3000万马克的监督活动应征收所得税(允许扣除必要的费用)。另外，M公司向我国电力公司提供的第(1)、(4)、(5)项技术帮助根据中德税收协定备忘录第1条(6)中的规定，即缔约国一方居民在该缔约国进行的与其在缔约国另一方设立的常设机构有关的计划、设计或建设或研究活动，以及工程规划服务所取得的所得不应归入到该常设机构，我国不对其收入(共计6300万马克)征税。M公司向我国电力公司提供的第(2)、(3)项技术所得700万马克的特许权使用费也不应归入到其在我国设立的常设机构所得中，但我国要对这两笔特许权使用费征收10%的预提税。
二、关于外国公司在华代表机构的税收征免规定
(一)免税活动的范围
1.常驻代表机构为其总机构进行了解市场情况、提供商情资料以及其他业务联络、咨询、服务活动。凡没有营业收入、服务收入的，不征收营业税和企业所得税。注意，其中不包括代表机构为本公司的各类代理、服务性业务而进行的同类或相关业务活动，而仅限常设机构为其总机构的产品生产制造以及销售该自产产品的业务，所进行的在中国了解市场情况、提供商情资料、联络及其他准备性、辅助性活动。
2.常驻代表机构接受中国境内企业的委托，在中国境外从事代理业务，其活动主要是在中国境外进行的，所取得的收入不征税。同样，常驻代表机构接受中国境内企业的委托，代理我国商品出口贸易所取得的收入也免征税。
在此，中国境内企业包括我国的国营企业、集体企业、个体经济等以及设立在中国境内的中外合资经营企业、中外合作经营企业和外商独资企业。“代理业务”仅指中国境内企业委托外国常驻代表机构，在中国境外进行代理推销商品的业务。[page]
3.外国政府、非盈利机构、各民间团体等在我国设立代表机构，从事的免税活动。
(二)纳税业务活动的范围
1.常驻代表机构为其总机构在中国境外接受其他企业委托的代理业务，在中国境内从事联络洽谈、介绍成交，所取得的佣金、回扣、手续费;以及常驻代表机构为其总机构在中国境外接受其他企业委托代理商品贸易业务，在中国境内居间介绍成交，其所得的商品进销差价收入、佣金、手续费。
2.常驻代表机构为其客户(包括其总机构客户)在中国境内负责了解市场情况、联络事务、收集商情资料、提供咨询服务，由客户按期定额付给的报偿或者按代办事项业务量付给的报酬。
3.常驻代表机构在中国境内为其他企业从事代理业务，为其他企业之间的经济贸易往来交往从事联络洽谈、居间介绍，所获取的佣金、回扣、手续费。以及常驻代表机构在中国境内为其他企业从事进口商品的代理业务，其所取得的商品进销差价收人，应视同佣金、手续费收入征税。
(三)特殊行业在华代表机构的征免税原则
所谓的特殊行业即指银行、保险、国际运输等行业。税务机关在对它们进行纳税情况稽查时，应把握以下各点;
1.外国银行代表机构的征免税规定。若该代表机构的工商注册登记内容中仅规定为银行信贷业务提供联络或其他辅助性工作，没有兼营咨询业务，且实际没有从事咨询业务的，可以界定为非应税业务的代表机构。
若代表机构的工商注册登记内容中有兼营纳税业务的，应根据税法的有关规定按期向主管税务机关办理纳税申报，凡实际从事应税活动的，应就该部分业务活动计算缴纳有关税收;若虽工商注册登记内容中无兼营咨询业务，但实际上从事有偿业务的，应在发生应税收入时，向主管税务机关申报纳税。
银行代表机构从事银行信贷业务以外的投资、市场等有偿咨询业务的，可以按如下两种方法确定其收入：
(1)凡能提供收费凭证的，可按实际收入计算纳税，其中代表机构与其总机构共同进行的咨询业务，可就其总机构统一收取的咨询收入，以不低于50%的比例，确定为代表机构的应税收入。
(2)代表机构若不能提供确定的收入凭证以确定实际收入额的，或者无法采取适当比例核定代表机构收人额的，可以采取按经费换算收入的方法计算征税。采取按经费换算收入的方法计算征税时，又可依次采用如下两种方法：[page]
①按发生的费用支出额为基数计算，其公式为：
应税所得额=收入额X核定利润率10%
应纳企业所得税额=应纳税所得额×企业所得税税率
应纳地方所得税额=应纳税所得额×地方所得税税率
②按照该机构的人员、工资等比例，确定咨询业务发生的费用支出额，报经主管税务机关同意后按上述公式计算。
2.保险代表机构的征免税规定。外国保险公司所设立的境内代表机构在中国境内从事的保险推销活动，是公司整体保险服务的一部分，若其收入体现在保险费中，应按一定的比例划为代表机构的收入，并依法计算纳税。
3.国际运输公司代表机构的征免税规定。国际运输公司设立的代表机构为其总机构的运输各环节提供的服务，属于应税业务活动，但如果外国运输公司的运输收入已按我国现行税法及对外签署有关协定或协议规定，由外轮代表公司代扣了有关税款或免予征税，且代表机构提供的上述服务不另行收费，而是全部机构体现在总机构的运输收入中，可不再对代表机构征税。
4.投资公司代表机构。外国公司在我国设立的代表机构，专门为本公司在我国寻找合资、合作项目而从事和各项联络、准备、咨询等工作，可不界定为应税业务活动;但如果其为其他公司在我国寻找合作项目从事各项联络、中介、咨询等工作，或其本公司合资合作项目确定后，继续为这些合资合作投资项目提供各项服务的，应界定为应税业务活动。
5.外国承包商代表机构的征免税规定。外国承包商在我国设立的代表机构，仅为其本公司承包工程项目从事投标、联络、市场调研等准备性业务活动，这些业务活动构成其公司在华承包工程业务的一部分，如其公司的承包工程项目的收入已按我国税法及税收协定的相关规定按承包工程作业进行了征税处理的，可不再对代表机构进行征税;但若其除了上述服务业务外，还向其他公司提供这类服务，则这些业务应界定为应税活动。
此外，税法规定，未经工商部门批准登记的外国企业、其他经济组织和个人，不得在中国境内从事居间介绍咨询等业务活动;但对其已经取得的佣金、回扣、手续费等项收入，仍应按规定征税。
三、纳税情况的稽查[page]
对外国公司在华代表机构在中国境内所取得的各项收入，税法中明确规定了哪些应征税，哪些可以免税，并指明可以采用核实征收、核定征收和按经费支出额换算征收三种方法计算应税收入额(所得额)。税收稽查中应着重注意以下问题：
(一)征、免范围的确定是否正确无误
要想正确确定征免范围，首先必须清楚税法关于各项收入、费用的界定。就拿佣金来说，虽从定义上讲佣金即居间介绍买卖成交所取得的收入，但在实际中，贸易合同的佣金分为两种情况，一是包含在商品买卖价格之内的，称为含佣价格，一种是按商品介绍成交额的比例单独计算收取的。我国税法就规定，凡在中国境内从事居间介绍等业务所取得的收入，不论是价内或价外收取，不论其结算支付地是否在中国境内，也不论是由常驻代表机构收取或者总机构收取，都属于应税收入;而且由多方支付的佣金应合并征税。其他如“自营商品贸易”、“代理商品贸易”等在税法中均有明确界定。这些都是确定应税收入的依据。
其次，应尽可能的查阅企业各项业务的原始资料，如合同、交易凭证、相互信传、银行账户记录等，以检验企业所提供的会计报表等是否真实地反映了企业的业务活动及财务变动状况。在正确理解税法和合理把握企业的业务活动之后，就可以对企业的征免范围的确定发表恰当的意见。
(二)应纳税额计算是否正确，是否已及时缴纳入库
应纳税额的计算牵涉到税率和应税收入，前者的稽查在前面已有述说，下面仅谈应税收入的稽查。
税法规定，凡常驻代表机构能够提供签订的合同、佣金率、回扣等全部资料、凭证，并且建立账册进行财务收支和成本费用核算，其中境外费用支出部分还能够提供当地注册会计师证明的，经所在地主管税务机关审查同意，应采用核实征收法纳税;若其虽能提供在中国境内从事居间介绍、代理等服务签订的全部合同资料，但合同中没有载明佣金金额，不能提供准确的证明文件和正确申报收入额的;或者不能提供准确的成本、费用凭证，正确计算应纳税所得额的，经所在地主管税务机关同意，可采用核定征收法纳税;若其不能提供有关合同、协议书等资料、凭证，或不能提供准确的证明文件区分其自营贸易和代理贸易的，则由其向所在地税务机关提出申请，逐级报国家税务总局批准，可以采用按经费支出额换算征收法。在实地稽查中，一定要查清代表机构到底属于哪种情况，据以确定应税收入额的计算方法，从而判断其纳税计算是否正确。[page]
【案例】德国一家咨询公司承揽为其他公司提供在华市场情况的业务，该咨询公司在北京设有一代表机构，并通过该代表机构常年为其他公司服务。该代表机构全年经费52万元。在税务稽查中发现，该代表机构不能提供有效的合同、协议等凭证资料，无法正确区分应税业务活动和不征税活动，而且其经常与其总机构共同向客户提供服务，也无法提供有效的资料、凭证正确划分其与总机构应分享的收入。
德国这家咨询公司通过在北京的代表机构进行业务活动，因而这个驻京代表机构属于其在华的常设机构，我国要对该代表机构利润征税。由于经检查发现的上述两种情况的存在，其盈利情况难以把握，按税法规定采用按经费支出额换算征收的办法纳税。具体换算公式为：
业务收入额=本期经费支出额÷(1-核定利润率10%-营业税率5%)
应纳税所得额：业务收入额×10%(核定利润率)
应纳税额=应纳税所得额×33%(税率)
本案例中该在华代表机构的本年经费支出52万元(人民币)，其应纳税额应计算如下：
业务收入额=52+(1-10%-5%)=61.18(万元)
应税所得额=61.18×10%=6.12(万元)
应纳税额=6.12×33%=2.02(万元)
根据得出的应纳税额2.02万元，税务机关即可查出该代表机构的纳税情况是否合法，若存在偷税情况，可依法进行处罚。
