根据中、日两国政府间贷款换文的内容，通过日本海外经济协力基金会（以下简称“基金会”）提供的日本政府贷款具体要求，特制定本办法。
一、贷款使用范围
1、贷款使用，只限于采购贷款项目所需的施工机械、勘测设计装备、安装设备、主要材料（即：三大材）。其它主要材料须事先提出具体品名、规格、数量报铁道部贷款工程办公室（以下简称“部贷款办”）商得“基金会”同意后，列入采购计划。采购方式有国际公开招标、自由采购、询价议价三种。按中、日贷款协议规定：物资采购，原则上采用国际公开招标的方式，中国厂商可以参加投标。不超过一亿日元的物资采购，准予向日本或其它合格资源国自由采购。因其它情况不宜采用国际公开招标，报经中国技术进口总公司（以下简称中技公司）向有关外国厂商询价议价进行采购。但后两种方式对中国厂商不适用。
贷款项目的物资采购方式、订货合同，需经“基金会”签认后，才能生效。
2、铁道部物资局对外处负责办理贷款项目物资采购工作，并会同国家外资管委会、中技公司办理贷款使用、国际采购各项业务。
二、物资申请计划
3、贷款项目施工单位，根据铁道部提出的工程进度要求，编制年度工程需要使用贷款采购物资申请计划，报“部贷款办”，经“部贷款办”负责组织有关业务局、处审核后，转部物资局对外处办理采购。按招标程序要求，物资申请计划，每年分两次提报。即当年6月份提报次年上半年的计划；当年1月份提报下半年计划。主要物资申请计划表（仍按铁物计一表）填报一式三份；设备购置申请计划表（按附表一、二）各填报一式五份。列为招标的物资，申请单位须用中英文详细填写规格、品种和技术要求。贷款项目中使用国内投资采购的物资部分，应按国家物资总局国内订货时间的要求，由部物资局有关业务处通知，按期提报。
机械设备的购置清单，以80年1月提供给日方的资料（即：“白皮书”）为依据。施工单位将确定的每批采购清单报“部贷款办”审核后，组织有关部门转报国家机械委审批；如对“白皮书”内的机械设备在品种、规格、数量等方面要求修改时，须事先提出修改理由，经“部贷款办”商得“基金会”签认同意。在以上两项手续完成后，才能办理采购手续。
4、部物资局对外处根据“部贷款办”审核后的物资申请计划货单，进行综合平衡，办理采购业务，并负责组织编制招标书技术要求、基础评标、商务技术谈判、签约、订货、交货、接运等工作，根据需要，通知各有关部门按时派员参加。
三、物资的串换
5、由于施工特殊需要贷款项目和非贷款项目主要材料发生串换调剂时，须报部物资局对外处审核后，可在数量相等的基础上，互相串换调剂使用（仅限于三大材）。对串换用料的料价结算均按国家调拨价格办理。由于品种、型号、规格及其它因素所产生的料款差价，增减其贷款项目工程造价。
6、贷款项目施工单位要求内部串换调剂用料时，须事先报经部物资局对外处同意后，由本单位物资部门按照第5条办理。
7、部物资局支援贷款项目需要所发生的其他串换调剂材料，由部贷款办和物资局双方按国家调拨价格，以销售的办法办理。
四、物资接运和入库保管
8、使用贷款采购的国内、国外物资（以下简称贷款物资）接运工作由铁道部各有关物资管理处、材料总厂（以下简称物管处、厂）根据部下达的订货合同及其规定要求，负责组织工程部门的收货单位按时接运：属于在港口中转直发的物资，由物管处、厂在港口接货时作外观检查（港口短卸、破箱、损失、锈蚀等），收货单位负责在索赔期内的检验、索赔工作。
9、贷款采购的物资，暂时分配不出去，进入物管处、厂储存的物资（木材、水泥、机电设备，原则不入库存，直发收货单位），由物管处、厂负责在索赔期内的检验，索赔工作。在储存保管中，要单独建帐，不能与非贷款物资互混，有关点验单，报部物资局一式两份。
五、贷款采购物资各项费用的结算
10、贷款采购物资进入有关物管处、厂时，所发生的进货运杂费等，列商品流通费用的进货费用科目处理。物资发出时，按厂发办理，收厂发业务费提成百分之四。物资由港口或生产厂直发用料单位时，按直发办理，收直发业务费提成千分之四。发生的港口码头费用（港杂费）或由国内生产厂、矿到用料单位的运杂费，全部向用料单位清算。
11、各物管处、厂根据部物资局下达的分配单所加盖“贷款物资”和“非贷款物资”戳记，组织发运。
贷款采购物资：发给贷款工程使用时，向其收料单位只清算业务费提成和发料运杂等费用，不清算料款。业务费提成按合同价（即合同价“日元”按生产厂发车日期或港口提货通知单日期的银行牌价“买价”折合人民币）清算；发给非贷款单位使用时，按国家调拨价清算料款、业务费提成和发料运杂等费用。料款按月抄列清单（按铁贷3表）一式三份，其中一份留存，两份报部物资局。
非贷款物资：发给贷款工程使用时，仍按一般供应业务厂发办理，按国家调拨价清算料款和业务费提成以及发料运杂等费用。
12、各物管处、厂凡供应贷款工程使用的物资发出后，均要抄寄发料单副本一式两份（需要加盖“贷款物资”和“非贷款物资”戳记）和有关单据一并报部物资局转“部贷款办”进行结算。
13、各物管处、厂于每季末后15天内填写贷款采购物资库存明细清单，报部物资局核对。
六、贷款采购物资统计
14、为了掌握贷款物资的使用、库存情况，防止贷款物资与国内正常供应的物资发生互混，便于分别建帐，现制订《贷款采购主要材料（三大材）收拨、消费与库存季报》和《贷款购置机械设备完成情况季报》，请按提报说明（附后）按时填报。“金属材料交货月报”单独提报。“钢材供应月报”，按重点项目提报。
15、贷款项目中使用国内投资采购的物资部分，仍按正常的基本建设统计报表进行统计。经请示国家物资总局，贷款物资属专款专料，不列入一般统计的库存量。
本试行办法的解释和修改，由部物资局对外处负责办理。在执行中发生的问题和意见，请与部物资局对外处联系。
