第三十五条 公证机构应当将公证文书分类立卷，归档保存。法律、行政法规规定应当公证的事项等重要的公证档案在公证机构保存期满，应当按照规定移交地方档案馆保管。
【释义】 本条是关于公证文书保管的规定。
一、公证文书应分类立卷，归档保存
公证文书指公证机构在公证活动中形成的，反映公证机构依法进行公证证明活动和当事人从事相关民事、经济活动的真实记录。一般公证文书包括下述几方面材料：(一)当事人申办公证提交的有关证明材料，包括相关身份证明、有关权益和事实的证明材料、提请公证的文件材料原件、复印件、译件等。(二)公证机关按照公证程序开展公证活动形成的文书材料，包括公证申请表、受理知书、接待当事人的接谈笔录、现场工作记录及公证处审查、调查所取得的证明材料，以及其他有关材料。(三)公证书在审批、出具、制作过程中形成的各种材料，包括公证书签发稿、公证员承办公证事项的报批表、公证书正文、公证书译文、公证费收据或减免收费的申请与审批意见、备考表、附件袋、公证书送达回执等。
公证文书作为公证活动形成的重要专业文书，是公证法律效力存在的重要基础，具有保存、查考、利用价值，是记载公证制度建设、国家法制建设以及社会经济发展的宝贵资料，故规定应分类立卷，形成公证档案，按照有关档案管理的规定进行管理、保存。
1988年3月18日根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规规定，总结公证机关办理公证的实践，司法部和国家档案局联合下发了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》，对公证文书的立卷、归档、保管、利用做出了系统规定，并明确规定公证档案是国家档案的重要组成部分，保管、整理好公证档案是公证机构的重要任务。
根据《公证程序规则》、《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》的有关规定，公证文书按下述两种方法分类立卷、归档：
第一，公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。跨年度的公证事项、放在办结年立卷。
这一分类基本与公证事项办理时的分类方法一致，它以公证书使用地在国内还是在国外为标准，分出了国内和涉外两类;以办证主体是自然人还是法人为标准分出了民事和经济两类，相互组合便生成为上述四项分类。以上述分类立卷方法对一般公证文书材料归档保存，便形成了公证档案中的公证正卷。[page]
第二，按卷宗性质和保密程度公证文书可分为正卷、副卷、密卷。公证正卷又叫公证普通卷，一般可按照公证档案借阅的有关规定借阅。公证副卷是公证正卷的对称。《公证程序规则》第五十条规定：对公证事项的讨论意见和有关请示批复等不宜对外公开的材料，应装订成副卷，与正卷一起保存。一般情况下公证副卷不得借调和查阅，特殊情况下必须查阅的，应履行必要的批准手续。公证密卷是普通卷的对称，是指需要采取特殊保密管理措施的公证卷宗，它或是依据有关法律、法规的规定而产生，或是应当事人的特殊要求而产生。《公证文书立卷归档办法》第十八条规定：“涉及国家机密和个人隐私的公证事项列为密卷，在归档时应在档案右上角加盖密卷章。”《公证档案管理办法》第十七条规定：凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。《公证程序规则》第五十条明确规定：遗嘱公证卷为密卷，只有在立遗嘱人死亡后，才能转为普遍卷保管。
根据规定，公证文书的立卷归档工作由承办公证员负责，要求承办公证员在公证事项承办之始即要开始收集有关公证文书材料，在公证事项办结或终止后，由承办人检查、整理该公证事项的全部文书材料，按照分类立卷的有关规定将办证中收集、作成的，具有保存、查考、利用价值的各种文书材料分类整理、排序装订成公证卷宗，并在三个月内将其移交给档案管理人员保管。对不能附卷归档的实物证据应按规定做好保全固定后，将保全记录附卷留存，实物分别保管。
公证档案作为国家档案的重要组成部分必须由公证处集中统一管理，专人负责。在统一管理、专门管理的原则下，根据公证工作的实际，《公证档案管理办法》对公证档案的接收、整理，借调与查阅，保管期限，鉴定和销毁，统计和移交，保管和防护做了系统规定，为公证文书的归档保存提供了制度保障。
二、法律、行政法规规定，应当公证的事项等重要公证档案在公证机构保管期满后向地方档案馆移交保管
根据各国公证制度的设立经验，凡由法律、行政法规规定应当公证的事项均为重大民事法律活动，规定了应当公证而未经公证的必会影响其民事活动的法律效力，因此这类民事活动的初始记录及相关原始凭证都会在公证活动中形成，使记载其公证过程的公证卷宗的利用价值无可替代。正因如此，本条特就该类公证档案的保管做了特别规定，要求在公证机构保存期满后，须移交地方档案馆保管，同样，根据本条规定，地方档案馆也须做好按时接管的各项工作。公证档案移交保管制度保障了公证档案的正常延续。[page]
