明确政府采购档案的使用与销毁规定。使用与销毁是政府采购档案管理中的两个重要环节，也是实务中容易忽视的两项基础工作，因此，必须加以明确。
在政府采购档案使用上应明确下列要求：查阅政府采购档案，由查阅人在查阅登记册上登记，并填写《政府采购档案查阅、复印登记表》，经有权人批准后方可查阅，需复印档案的，由档案管理人员按指定页码复印。档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换档案内容。外单位查阅单位档案时,应持有单位介绍信,除规章制度规定之外，一般应经单位负责人同意后方可查阅、抄录或复印，并填写《政府采购档案外借登记表》，外借时间最长不得超过五天。需要延期使用，应办理续借手续。借阅档案人员对档案要妥善保管，防止遗失、泄密和污损，也不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借。未经批准，任何单位和个人不得擅自在报纸、刊物、图书、电台、电视台等媒介上公布政府采购档案，一经发现，应及时报告政府采购监督管理部门和同级档案行政管理部门查处。在办理借出、归还档案时，档案管理人员应按照外借登记内容认真核查，确认无误后办理返还手续。如发现遗失或污损档案文件等情况，应及时报告有权部门依法追究责任，并根据情节轻重，予以处理。
在政府采购档案销毁上，应规定只有合符法规规定保管期满的政府采购档案，方可按规定程序予以销毁。其程序：由档案管理员提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；销毁意见报单位领导同意后，上报同级政府采购管理部门批准，并报同级政府档案主管部门备案。销毁政府采购项目档案时，应邀请同级政府采购管理部门派员参加现场监销。监销人在销毁政府采购项目档案前，应当认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。
明确政府采购档案管理的注意事项。主要明确下列事项在实务中应引起重视
一是政府采购文件保存主体不能误解。一种人认为政府采购文件保存主体是政府采购监督管理部门和采购代理机构；另一种人认为政府采购文件保存主体是政府采购当事人。这两种观点都是片面的，都有违于《政府采购法》的规定。该法第四十二条明确规定:“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁”。这说明政府采购文件保存主体应是采购人和采购代理机构，政府采购监督管理部门和供应商都不是政府采购文件保存主体。
二是政府采购档案保管期限不仅指15年。现实中不少采购人和采购代理机构都认为政府采购档案的保管期限就是15年，认为15年很快，因而对档案的防虫、防鼠、防腐不够重视。这不仅容易造成档案的损坏，也是对《政府采购法》的机械理解。该法明明规定“采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年”，至少保存15年不等于保存15年。所以，应明确规定：政府采购项目档案的保管期限为永久和定期两种。属于一定数额以上(其标准由省以上政府采购监督管理部门按地区类别确定)的政府采购招标项目，或者有重要保存价值的非招标采购项目，需长久查考利用的文件材料，特别是重大重要的工程采购项目，无论采用何种采购方式，都应列为永久保管，这是因为工程建设项目实行的是终身质量追究制。除上述以外的政府采购项目档案为定期保管，其期限不少于15年。
三是政府采购档案的监督检查不能成为被遗忘的角落。《政府采购法》第七十六条规定，采购人和采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以2万元以上10万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。这充分说明，不能忘记对政府采购档案工作的监督检查。可不少事实表明，在不少地区，对政府采购档案工作的监督检查，已经成为被遗忘的角落。一些地区自推行政府采购制度以来，政府采购监督管理部门从来没有对采购人、采购代理机构所进行的政府采购档案工作检查过，甚至于在他们所制订的监督检查制度中也没有这方面的内容；还有的地区虽然有这方面的监督检查制度，但一直是纸上的东西，也从来没有实施过。
因此，各级政府采购监督管理部门必须切实负起责任，并规定采购人和采购代理机构应积极配合监督检查，同时，也要制定处罚规章，明确有下列行为之一的，由档案行政主管部门、政府采购监督管理部门处以罚款和对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：①将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交归档管理部门和相关人员归档的；②涂改、伪造、损毁档案的，或隐匿、销毁应当保存采购文件的；③档案工作人员，以及对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。从而切实加大对政府采购档案工作的监督检查力度，并长期坚持下去，千万不能让它成为被遗忘的角落。
