? 物流有限公司质量手册??文件编号： q/crc1-2002??文件名称： 质量手册??版 本： 第（ ）版
??修订状况： 第（ ）次修订??核准 审核 编制
1 目的：
??对与质量体系有关的文件及资料进行控制，确保所有使用的文件具有统一性和有效性。
2适用范围：
??凡本公司之各种规定、程序、办法、标准及其一切相关事项与赖以执行的法律法规等外来文件。
3 名词定义：
??3.1 一层文件：质量手册
??3.2 二层文件：程序文件
??3.3 三层文件：作业指导书（设备操作规程、作业标准（规范）、工作职责等）。
??3.4 外来文件：顾客提供的服务规范、政府机关发行的相关法律、法规制度、供应商提供的服务规范等相关的文件。
4 职责：
??4.1体系管理部负责本公司程序文件、作业指导书、表单、记录发放、更改、控制和管理及质量手册的编制、发放、更改、控制与管理。
??4.2各部门负责程序文件、作业指导书、表单、记录的编制。
5 作业程序：
??5.1文件分类与编号方法：
??5.1.1 iso相关文件编号格式：
??5.1.1.1 质量手册编号格式：
q / crc 1 x ｘ ｘ ｘ
??小分类
??中分类
??大分类
??以“质量”英文字母第一个字母“q”表示
a、 大分类及编号：
??crc ---- 公司名称缩写
?? b、 中分类及编号：
??1---- 质量手册
??c、 小分类及编号：
??年代号
??ｘ / crc ｘ ｘ ｘ ｘ
??小分类
??中分类
??大分类
??以“质量”英文字母第一个字母“q”表示
a、 大分类及编号：
??crc ---- 公司名称缩写
?? b、 中分类及编号：
??1---- 质量手册
??2---- 程序文件
??3---- 作业指导书
??c、 小分类及编号：
??以阿拉伯数字流水号001—999编号。
??5.2编制：
??5.2.1 凡本公司所属员工对其所担任的业务，认为有必要制度化时提出申请并附草案。
??5.2.2 除特别指定外，各项制度的编制应由业务直接担任者负责。
??5.3 审核：
??5.3.1 各项制度文件审核权限按以下规定办理：
??类 别 审 核 核 准 发 布
??一层文件 质量手册 管理者代表 总经理 体系管理部
??二层文件 程序文件 部门主管 管理者代表 体系管理部
??三层文件 作业指导书 部门主管 各部门主管 体系管理部
??5.4 整理编号：
??5.4.1 文件管理员依审核决议内容予以整理、校准编号后，制作封面，准备发行。
??5.4.2程序文件封面、内文格式均统一标准。
??5.4.3 本公司所有文件第一次发行为第1版，所有文件修改次数超过5次或公司经营方向发生改变时，文件改版为第2版，依此类推。
??5.5发布实施：
??5.5.1 制度文件发行对象以相关负责单位为准，发行份数依部实际需要决定。
??5.5.2体系管理部依各项制度运作的相关对象需求份数复印后再于文件首页上盖红色“文件发行章”章后发行。公司内不得使用盖有“文件发行章”的文件复印件，一经发现立即由文件管理员销毁，并追究当事人责任。
??5.5.3 接收部门保管人或其代理人接收制度文件后应在《文件分发签收记录表》上签收(签名或盖章均可，若属再版及签收时，须先将旧版文件缴回文件管理员再签收)。文件管理员再将其附于原案正本内文之前。
??5.5.4如属再版发行者，应同时将旧版文件收回销毁，并定期制作《制度文件收回销毁记录表》。但文件管理员应将原修改草案存档并加盖“作废章”。如因原使用单位有实际需要留作参考时，该文件可不用收回，但需由管制中心于文件明显处加盖“作废章”表示，该文件不受控。
??5.5.5 公司人员在对内或对外活动中，涉及有关文件需要参考时，应填写书面申请经批准后，文件发放时，加盖“参考章”，发放后文件不受控。给认证机构之文件应纳入受控文件管制。
??5.5.6 各项制度执行单位主管，应负责监督执行的责任，确实按规定执行。
??5.6 修订：
??5.6.1 凡本公司所属员工对其负责业务相关制度，发觉有不适之处难以推行或需要修订时，得随时向主管单位提出修订申请并填写《文件申请表》。
??5.6.2 其修订审核程序，视同新制订。
??5.6.3 修订审核后管制中心应修订内容修正并依本管理程序发行。
??5.7 停用：
??5.7.1依本规定发行的文件若需停用时，由体系管理部提出经总经理核准后，向各单位收回文件。
??5.7.2各单位文件被收回时，须在其《受控文件一览表》内将该文件删掉或重新制作《受控文件一览表》，保持最新版本文件且文件发行修订版次不必登记，只须由文件管理员保存文件修订履历。
??5.8 各单位因管理上的需要可将程序文件、作业指导书的流程或重要参数或数据表制作成流程看板以便于管理，以不违背原程序文件、作业指导书之规定为原则，并须有各部门主管签名核准并注明年、月、日。
??5.9文件保管：
??5.9.1各项制度文件的保管人应为部门主管或部门主管指定人员，存储方式应便于迅速调阅。
??5.9.2各保管单位应自行保管所接收的制度文件，并依顺序记入《受控文件一览表》，并附于各专属档案夹的最前页，所接收的文件需按照《受控文件一览表》的顺序存放于专属档案夹内，或将所建立的《受控文件一览表》另行存放做为核对接收文件用。
??5.9.3逾期失效的制度文件，除体系管理部应保留原案(须与该作废文件此次前正本、草案一起保存)外，其余由管制中心销毁或作废，作废制度文件须有“作废”字样。
??5.9.4各项制度文件不得擅自涂改或复印使用，若须标注重点时，以不改变原来的意思为原则。
??5.9.5各项制度文件除特殊情况经总经理核准外，不得带出公司或传真。
??5.9.6文件经编制、审查、批准后，原版文件及存入文件的电子文件应做好备份交体系管理部整理存档，并录入《受控文件一览表》中，存入文件的磁盘应明确标识文件名称、版本号，电子文件应有良好的储存环境，做到防水、防潮和防病毒，使用电子文件的电脑，应有防病毒的措施，经常进行软件杀毒。原版文件不需盖“文件发行章”印章，由文件管理员妥善保管。
??5.10外来文件：
??5.10.1 外来文件由接收部门先行确认，并登记于《外来文件登记表》内，存档或发相关部门。[page]
6作业流程
??《文件控制业务流程》附件一
7引用文件：
??《质量记录控制程序》
8记录表单：
??no 记 录 名 称 编 号 保管部门 保存年限
??1 外来文件登记表 (q/crc2-001-01) 人事行政部 二年
??2 受控文件收回、销毁记录表 (q/crc2-001-02) 体系管理部 二年
??3 受控文件一览表 (q/crc2-001-03) 体系管理部 二年
??4 文件分发签收记录表 (q/crc2-001-04) 体系管理部 二年
??5 文件申请单 (q/crc2-001-05) 体系管理部 二年
