预付账款是指企业按照购货合同的规定预付给销货方的货款。其常见的错弊有:
(1)预付账款后‚未能收到货物或未能按期收到货物‚以至给企业造成经济损失‚
主要表现在企业签订订购合同时不谨慎‚对供货方资信状况了解不够‚或者签订的合同不合理、不合法‚造成的支付预付账款而不能如期收到合同规定的货物‚使预付账款消失‚造成另一种形式的坏账损失。
(2)利用顶付账款业务往来搭桥。
按规定‚企业的预付款业务必须以有效合法的供应合同为基础‚而实际工作中有的企业的预付款业务根本无对应的合同‚而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥‚为他人进行非法结算‚将所得回扣或佣金据为己有;或者利用该项业务转移资金‚隐匿收入‚私设“小金库”或私分。
(3)列作预付账款的经济业务不真实‚不合法、不合理。
“预付账款”的核算范围有明确规定‚它只能反映按购货合同规定‚在取得合同规定的货物之前预先支付给销售方的定金或部分货款‚不属于“预付账款”应列经济事项的不应在其中核算。在实际工作中‚存在着不按规定范围核算‚“预付账款”账户所列经济事项混乱‚反映的内容不真实、不合法、小合埋‚错弊时有发生。
如将本应在“预收账款”、“其他应收款”等债权账户中核算的销售材料货款、存出保证金等业务混在“预付账款”中反映。或者为了达到截留收入、推迟纳税或偷税目的‚而将正常的销售收入‚其他业务收入和营业外收入作为预付款业务进行核算‚造成账户对应关系混乱‚试图蒙混过关。
如企业隐瞒销售废旧物资的一笔收入14300元‚将其列作预付账款处理‚即作如下分录:
借:银行存款 14300
贷:预付账款 14300
2.预付账款中错弊的查证
其查证方法有:
(1)查证人员可以在审阅“预付账款”账户或有关会计凭证时发现线索或疑点‚然后再追踪查证。
如对于上述利用“预付账款”账户隐瞒销售收入的问题‚在审阅会计资料‚进行账证核对时可发现下列线索或疑点:“预付账款”账户挂账;该笔业务在“预付账款”账户的摘要栏说明不真实或模糊不清;
该笔业务的会计凭证不真实、不合法‚甚至只有记账凭证‚没有原始凭证;如果将截留的该笔收入作非法开支‚也会造成证证、账证不符。发现上述一个或几个线索、疑点后‚可以进行进一步的审阅核对有关会计资料‚调查询问有关人员‚了解有关情况‚从而查证问题‚
(2)由于预付款业务须以合法合同为基础‚因此对每一笔预付款业务‚看其是否有对应合同‚查证合同上规定的预付款数额是否同预付款发生额相符。并要对购货合同的合法性、合理性进行查证‚以确定是否存在以虚假或不合理合同串通作弊‚虚列预付账款。
(3)查阅预付账款总账与明细账‚看其余额是否相符‚还应注意明细账中相关摘要的叙述是否清晰‚必要时可调阅相关记账凭证和原始凭证‚以确定是否存在“预付账款”账户所反映的经济业务超出其核算范围的情况。
(4)查证预付账款业务关联单位‚确定是否存在虚假预付账款业务‚以及预付账款余额是否正确。
(5)查证购货入库记录‚看有无重复付款或将同一笔已付清的账款在预付款和应付账款两个科目中同时挂账的情况。
(6)查证“预付账款”明细账的账龄长短及相关的记账凭证、原始凭证。如果账龄过长‚则有利用预付账款转移资金或进行其他舞弊行为的可能。
最后‚问题查证后‚应根据其具体形态作出恰当的调整。
如对于前述利用“预付账款”账户截留收入的问题‚若其仍挂在“预付账款”账户上‚应做如下账项调整:
借:预付账款 14300
贷:其他业务收入 14300
这样‚就将该笔收入列了本期收益中‚该缴纳的有关销售税及进行的利润分配与该会计期间的其他正常业务一样做会计处理。如果已将该笔收入做非法开支使用了‚则应调账如下:
①借:其他应收款(或有关费用科目) 14300
贷:其他业务收入 14300
②收到追回款时:
借:银行存款(或“现金") 14300
贷:其他应收款 14300
如果对该笔收入单独交纳税款和参加利润分配则应作如下账务处理:
借:其他业务支出 1258.40
贷:应交税金——应交营业税 1144
—一交交城建税 80.08
其他应交款——应交教育费附加 34.42
②借:其他业务收入 14300
贷:本年利润 1 4300
③借:本年利润 1258.40
贷:其他业务支出 1258.40
(假设该笔其他业务收入的成本已结转)
④借:利润分配一一应交所得税
提取盈余公积
—一应交特种基金 8744.46
——应付利润
贷:应交税金——应交所得税
盈余公积
其他应交款一—应交特种基金 8744.46
应付利润
⑤借:应交税金一—应交营业税 1144
——应交城建税 80.08
——应交奖金所得税 4306.98
其他应交款一一应交教育费附加 24.48
贷:银行存款 5555.54
⑥借:其他应交款——一应交特种基金
应付利润
贷:银行存款
