电话催帐前的准备：
l、检查一切催帐资料
首先必须检查以前所打的一切催帐电话的日期与纪录，以及寄出去的信件。别忘了问一下当初签合同的业务员，看看有没有需要了解的最新资料。当你掌握从前和当前的事实，再计划好如何处理这次电话之后，可以说是胸有成竹了。
2、确定问题所在
第一，检查付款记录，对方欠款是经常性的呢，还是偶尔的? 公司什么时候寄出发票? 什么时候寄出第二封催账信? 会不会对方根本没收到帐单呢? 一定要先查证你们公司是否有误。万一对方早就付帐了，或者他们买的产品出了问题正在处理中，你的这个电话就会激怒这个无辜的客户。如果因此伤害彼此的生意关系，就得不偿失了。
第二，在你打电话之前，别忘了先检查早上收到的邮件，说不定对方的支票正好寄到呢!
3、确定电话要打给谁
如果你找不到以前的催帐电话记录，现在你必须打电话去查出谁是负责人。你可以先打给对方公司的总机，询问会计部门的资料，了解他们的工作时间、经理的姓名，以及负责付款的会计姓名。
4、计划你的电话对话
计划对话不是要你写剧本，把你想说的话一句一句忠实写下，再照本宣科。你需要的是一份谈话大纲，你必须先知道你要什么，再来决定你要怎么说。大纲就象指南针一样，指引你往正确的方向走去，就不会离题了。
你可以在事前先试试各种开场白和问题，看看哪种方式最合适。有了腹稿，再以自己的语言自然说出，便不怕临阵时语无伦次了。
5、设定目标
你的目标不只一个，而是一整套。当然，你的最大目标是能收到更多部分的钱，越早收到越好，能全部收到更好。同时，你也希望个人能得到一些成功的体验。
催款电话沟通技巧
当你和客户通过电话进行沟通时，客户将会以你在电话中的声调语气来想象你的形象，你可利用PICTURE(意思是将你形象化)这几个英文字母来记住这些电话沟通技巧。
· P—PITCH(声调)
演讲专家建议人们在谈论正式的议题时，可降低你的声调。因为这样做会让你的听众更能集中注意力聆听你的内容、让你说话时更显得专业，同时能让你要传递的讯息更清楚的传递给你的听众。
· I—INFLECTION(音调变化)
请不要以一成不变的音调与你的客户说话，在每一句你所想传递的重要部分，请你提高音调或加重语调，将会大大帮助客户注意你想传递给他的讯息。
· C—COURTESY(礼貌)
一般生活上所需要注意的礼节，在电话礼貌上全部用得上，但由于无法看到彼此的面部表情，请你更需要注意各种礼节。
· T—TONE(语气)
你常常会发现，并不是由于你所表达的意思与别人不同，而是你与别人所用的语气不一样，造成对方对你整个要表达的意思有不同的解释与概念。请切记，你的语气会让对方感受到你对他的真诚度、你对你自己的信心，以及你对你要阐述的内容兴趣有多大。
· U—UNDERSTANDABILITY(清晰度)
在你与对方通话时，请你不要边吃东西边说话，请你避免嚼口香糖、喝饮料、或是吃食物等，因为在嘴里含着东西说话，会让你的客户马上感觉你非常不尊重他，同时也会影响你与对方沟通的效果。
· R—RATE(说话速度)
一般我们说话的速度是一分钟120个字，而一分钟我们则可听入418个字，并以一分钟2,000个字的速度来思考。也就是说，如果一个人说话速度太快的时候，其他的人将只会注意这个人说话的速度有多快，却不会注意这个人他想传递给对方的讯息是什么;然而如果你说话速度太慢，你可能会让对方失去耐性，因为他会很想帮你把话说完，那么沟通最主要的功能就无法达到了。
· ENUNCIATION(发音)
众所周知，在语言里有许多发音是非常类似的，尤其透过电话与客户沟通时，常常因为发音的不正确而导致对方完全误解你的意思。正确的发音有助于你避免客户误解你想表达的意思，也让你避免一再重复的麻烦。譬如说，有些客户会用上海话与你沟通，如果你实在无法用正确的上海话与客户沟通，请你讲普通话，这样会让你避免用不熟悉的语言沟通时，让客户感到你不专业，同时也较能正确的表达你想表达的真实意思。
