1.客户询盘:一般在客户下订单之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解. 2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Performa Invoice 给客户做正式报价. 3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order.
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划. 5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表.按"出口合同审核表"的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明.合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同.审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行.如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行.合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进.6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证
. 6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账. 6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认. 7. 验货 7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货. 7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部. 7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间.确定后将验货时间通知工厂. 8.制备基本文件.工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员). 9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料.而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检.应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条. (以下是船务流程)
10. 租船订仓: 10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司.应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期.应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸. 10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等.经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人.如客人不同意时要另选客人认可的船公司.开船前两周书面定仓,程序同上. 10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位.拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容. 10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错.
11. 安排拖柜: 11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜.拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时.要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等.如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到.并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话. 11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料.要求工厂装柜后一定要记住上封条. 12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单.通常要给报关留出两天时间(船截关前).委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等.
