一、形式审查要点
1、形式及审批流程是否符合公司规定的常见问题:
(1)会签表基本信息填写不完整、不规范、不清楚、与合同内容不一致。
(2)未按公司要求使用公司制定的范本。
(3)缺乏立项审批、超标审批;合同内容超出所依据文件的内容范围。
(4)合同相对方的选择方式不符合规定(如:应当招投标的项目,没有进行招投标)。
(5)流程选择不符合权限分工的要求。
(6)缺乏合法有效的授权委托书。
2、报审资料完整性、一致性的常见问题:
(1)审查报审资料不完整,缺少合同附件、立项审批文件、招投标评审结果文件、对方资质证明等。
(2)合同的标的种类、数量与审批文件有偏差;中标单位与合同相对方主体不一致等。
(3)未按要求提供资料原件;合同相对方营业执照复印件未加盖公章等。
3、合同文本形式要文字准确;表述严谨;格式规范;前后逻辑一致的常见问题:
(1)合同结构不完整(如缺少开头、正文、结尾);
(2)合同各方当事人信息不正确(如当事人名称与营业执照上的名称不一致;当事人银行账号、联系地址、联系电话等信息缺漏等。)
(3)合同名称与内容不符(如:把租赁写成承包;把借款写成投资)。
(4)法律用语不准确(如“定金”错写成“订金”,“权利”写成“权力”,使用“大约”、“相当”等模糊词。)
(5)前后逻辑不一致;
①称谓前后不一致(如:甲方乙方、买方卖方均出现,且没有指代关系);
②金额大小写不一致、分期付款总额与合同总金额不一致等;
③期限表述不一(如:“期限一年”与“2014年3月至2015年4月”);
④序号、附件指代矛盾;
⑤签订日期前后不一致;
⑥印章上的公司名称与合同中书写的单位名称不一致;
⑦所盖章非公章或合同专用章(如:合同上盖财务专用章)。
二、实质审查要点
1、审查合同主体资格、履约能力
2、审查合同效力、合同条款效力
3、审查合同条款是否完备的常见问题:
(1)缺少《合同法》要求的基本条款:
①当事人的名称或姓名和住所;②标的;③数量;④质量;⑤价款或者报酬;⑥履行期限、地点和方式;⑦违约责任;⑧解决争议的方法。
(2)缺少依合同特点须具备的条款:
①知识产权条款;②保密条款;③对方使用我方商标的合同,没有明确限制商标的使用方式及范围。
4、合同付款条款
5、审查违约责任,尽量穷尽各种可能的违约假设并设立违约处理方式
约定违约情形、违约责任,违约所产生的损失范围及补偿(如对于可预期利益的范围的界定)。
(1)违约责任的承担方式:继续履行、赔偿损失、采取补救措施、违约金责任、定金责任。
(2)如果合同对公司具有特殊的商业价值或利益,而存在对方单方违约解除合同的可能时,可视情况采用加重对方的违约成本,制约对方的违约行为。如在约定违约金、赔偿损失之外,约定守约方还有权要求违约方继续履行合同,保护守约方缔约目的的实现。
(3)对违约责任约定要明确,避免出现如下情况:
如:①约定“按照《合同法》解决争议”,②约定“按照《合同法》有关条款承担违约责任”。
(4)最好明确约定违约金数额、数额计算方式,如以合同总金额的一定比例计算违约金,或按中国人民银行同期贷款利息、逾期贷款罚息等标准能计算日违约金。如未实现约定具体计算方法,守约方须举证实际损失的多少,而损失计算通常复杂且争议较多,不利于损失的及时弥补、纠纷的顺利化解。
(5)如何判断违约金过高的问题。《合同法》第114条第2款规定了“当事人约定违约金数额低于或过分高于实际损失的,经当事人请求,人民法院或仲裁机构予以增加或适当减少。”《合同法解释二》第29条第2款规定了“当事人约定的违约金超过造成损失的百分之三十的,一般可以认定为合同法第一百一十四条第二款规定的过分高于造成的损失”。
6、审查管辖约定