合同终止函是有一定的格式的，其内容需要标注好终止的合同的签订日期，签订的合同是哪一份合同以及合同终止的时间等。其格式如下：
****公司：
感谢贵公司长期以来的大力协助和配合!关于贵我公司于年月日签订的《XX服务合同》(以下简称“合同”)，合同将于年月日到期。
基于公司经营策略调整(注：或者写其他的原因)，我司现决定，在合同到期后，不再与贵-司续签合同，我司将严格依据合同约定与贵-司结清双方已经发生的权利义务。再次感谢贵-司在以往合同执行总的鼎力支持!
特此通知。
顺祝商祺！
对于合同到期自动解除的，合同终止函是有一个提醒对方，合同到期后，将不在续签的意思。而在合同还没有到有效期结束的时间，有特殊原因需要终止合同的，那就要进行有关合同终止的相关事项进行协商，在协议的所有问题都解决了以后，再去终止合同，确保合同里终止时不会产生有不公平的分配问题，否则合同终止以后再去讨论协商分配的问题将会产生许多麻烦，甚至可能产生严重的偏斜。
在合同到期终止函或者是说合同终止函发出去以后或是接收到以后，双方都应该准备进行协商以及交接工作，确保合同终止以后不会对后续的管理工作产生太多的影响。
在合同到期终止函发送到对方手中，告知对方终止合同。对于合同当中涉及的法律问题，还需要双方进行协商，确认没有问题以后，才会终止合同。在合同终止以后，双方之前签订的合同将失去法律效力。也就相当于合同没有用了，合同将不在限定双方的责任义务以及其他的问题(原合同有特殊要求的除外)。
《合同法》第九十六条规定“当事人一方依照本法第九十三条第二款、第九十四条的规定主张解除合同的，应当通知对方。合同自通知到达对方时解除。”据此，若解除通知未能有效送达对方，则合同仍未解除。如果合同并未解除，一方基于合同解除所停止的履行合同行为则都构成单方违约行为，将要承担违约责任。因此要明确以下事项：
第一，明确通知送达的地址、指定接收人及其电话等信息，如：“双方以本合同落款处约定的联系地址、联系电话、指定联系人的电子邮箱、手机、传真等作为联络途径。”
第二，明确送达方式并约定视为有效送达的时间，如：“双方同意采取普通信件、挂号信、特快专递、电子邮件、手机信息、传真或专人递送等一切合法形式进行送达。以普通信件、挂号信或特快专递等方式送达的，以发邮后第五日视为成功送达;以电子邮件、手机信息、传真等方式送达的，以发出一方系统显示成功之日视为成功送达;以专人递送方式送达的，以受送达一方的法定代表人、本合同载明的指定联系人或具有收发信件职能的部门工作人员的签收视为有效送达。”
第三，明确一方信息变更的通知义务及责任，如：
“一方变更联系地址、联系电话等通信信息的，应在变更之日起3日内通知另一方。否则，自行承担由此产生的不利后果。一方按原约定联络信息发送的，仍视为有效。”
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