书面合同是指以文字为表现形式的合同形式。多以合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等有形地表现。
书面合同的意义
买卖双方经过磋商，一方的发盘被另一方有效接受，交易即告达成，合同即告成立。但在实际业务中，买卖双方达成协议后，通常还要制作书面合同将各自权利与义务用书面方式加以明确，这就是合同的签订。
书面合同的意义在于：
1. 是合同成立的证据
根据法律的要求，凡是合同必须能得到证明，提供证据，包括人证和物证。在用信件、电报或电传磋商时，往来函电就是证明。口头合同成立后，如不用一定的书面形式加以确定，那么它将由于不能被证明而不能得到法律的保障，甚至在法律上成为无效。
2. 是合同生效的条件
一般情况下，合同的成立是以接受的生效为条件的。但在有些情况下，签订书面合同却成为合同生效的条件。我国《合同法》第10条规定：“法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。”
3. 是合同履行的依据
国际货物买卖合同的履行涉及很多部门，如以分散的函电为依据，将给履行合同造成很多不便。所以买卖双方不论通过口头，还是信件、电报磋商在达成交易后将谈定的完整的交易条件，全面清楚地列明在一个书面文件上，对进一步明确双方的权利和义务，以及为合同的履行提供更好的依据，具有重要意义。
书面合同的形式
根据国际贸易习惯，如果交易双方通过口头或函电磋商，就主要交易条件达成协议之后，就要签订合同或成交确认书，以书面形式把双方的权利和义务固定下来，作为约束双方的法律文件。
书面合同的形式主要有：
1. 合同(Contract)
合同或称正式合同，一般适用于大宗商品或成交金额大的交易，其内容比较全面详细，除了包括交易的主要条件如品名、规格、数量、包装、价格、装运、支付、保险外，还包括商检、异议索赔、仲裁和不可抗力等条款。这种合同可分为“销售合同”(Sales Contract)和“购货合同”(Purchase Contract)两种。使用的文字是第三人称的语气。
2. 成交确认书(Confirmation)
这是合同的简化形式，一般适用于成交金额不大、批数较多的轻工产品或土特产品，或者已订有代理、包销等长期协议的交易。成交确认书也可分为售货确认书(Sales Confirmation)和购货确认书(Purchase Confirmation)两种。无论是合同还是确认书在法律上具有同等的效力。
书面合同的内容
合同的内容一般包括三个部分：
1. 约首
约首是合同的首部，包括合同的名称、合同号码(订约日期、订约地点)、买卖双方的名称和地址、以及序言等内容。序言主要是写明双方订立合同的意义和执行合同的保证，对双方都有约束力等。双方的名称应用全称，不能用简称，地址要详细列明，因涉及到法律管辖权问题，所以不能随便填写。在我国出口业务中，除在国外签订的合同外，一般都是以我出口公司所在地为签约地址。
2. 本文
这是合同的主体部分，规定了双方的权利和义务，包括合同的各项交易条款，如商品名称、品质规格、数量包装、单价和总值、交货期限、支付条款、保险、检验、索赔、不可抗力和仲裁条款等，以及根据不同商品和不同的交易情况加列的其他条款，如保值条款、溢短装条款和合同适用的法律等。
3. 约尾
约尾是合同的尾部，包括合同文字的效力、份数、订约的时间和地点及生效的时间、附件的效力以及双方签字等，这也是合同不可缺少的重要组成部分。合同的订约地点往往要涉及合同依据法的问题，因此要慎重对待。我国的出口合同的订约地点一般都写在我国。有时有的合同将订约的时间和地点在约首订明。
签订合同应注意的问题
1. 合同的内容必须体现我国平等互利的对外贸易原则和有关方针政策，必须对双方都有约束力。
2. 合同条款应相互配合，协调一致。如单价与总价的货币名称要一致;价格条件的口岸与目的港要一致，价格条款与保险条款要一致;合同多次出现的货名要一致等。
3. 合同的各项条款必须与双方通过发盘和接受所达成的协议一致。
4. 合同条款要完整、肯定，防止错列或漏列主要事项。合同词句要准确、严谨，切忌模棱两可或含糊不清。如“大约”、“可能”等词句不要使用。
