书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、 传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式 。下面详细说明书面合同的具体形式：
一、合同书、信件、电报、电传和传真
合同的书面形式有多种，最通常的是当事人双方对合同有关内容进行协商订立的并由双方签字(或者同时盖章)的合同文本，也称作合同书或者书面合同。通常合同书中明确地记载合同的双方当事人的权利义务、解决争议的方法等具体内容。因此，发生争议可以按照合同的规定进行处理，比较容易解决纠纷，摆脱了“口说无凭”的状况。所以，最好采用签订合同书的形式。合同书有多种多样，有行业协会等制定的示范性合同文本，国际上也有通行的某种行业的标准文本，也有营业者提供的由营业者制订的格式合同文本，大量的还有双方当事人自己签订的合同文本。一般来说，作为合同书应当符合如下条件：1.必须以某种文字、符号书写。2.必须有双方当事人(或者代理人)的签字(或者同时盖章)。3.必须规定当事人的权利义务。
合同也可以信件订立，也就是平时我们所说的书信。书信有平信、邮政快件、挂号信以及特快专递等多种形式。
电报、电传、传真也属于书面形式，大量的合同通过这三种形式订立。
书面合同
二、电子数据交换和电子邮件
通过计算机网络系统订立合同，近年来在国外发展迅速，我国也已出现网上交易形式并且发展很快。通过计算机网络系统订立合同，主要形式有电子数据交换(英文为Electronic Data Inter-change，简称EDI)和电子邮件(英文简称为e-mail)。
电子邮件(e-mail)，又称电子信箱，电子邮件与我们平时寄信差不多，一般我们将信件投人邮箱，邮政系统进行分拣、运输、投递，将信件交给收信人。所不同的是，电子邮件的传递是通过电子计算机系统来完成的。它要求发信人与收信人都有计算机终端，与计算机网络系统连接并登记注册，网络系统为每一个注册用户分配一个信箱，也就是在计算机的存储空间内划分出区域并确定相应的用户名及口令，用户可以随时随地通过计算机使用口令开启信箱，进行写作和收发信件。电子信箱系统中传递的信件与传统的信件不同，它是电子信件，其内容可以是文本文件，数据文件以及传真、语音和图像文件等。电子信箱是一种新型的快速、经济的信息交换方式，是实现办公自动化的重要手段，不仅可用于个人间、办公室间的通讯，而且还可用于各种贸易活动。
电子数据交换(EDI)，又称“电子资料通联”，是一种在公司、企业间传输订单、发票等商业文件进行贸易的电子化手段。它通过计算机通信网络，将贸易、运输、保险、银行和海关等行业信息，用一种国际公认的标准格式，完成各有关部门或者公司、企业之间的数据交换与处理，实现以贸易为中心的全部过程。电子数据交换60年代始于欧洲与美国。早期的EDI只是在两个商业伙伴之间通过计算机直接通信完成，70年代数字通讯技术加快了EDI技术的成熟与应用范围的扩大，出现了跨行业的EDI系统。80年代EDI标准的国际化以使其应用进入一个新的发展阶段。EDI是一种新颖的电子化贸易工具，是计算机、通信和现代管理技术相结合的产物。国际标准化组织将其描述为：“将贸易或者行政事务按照一个共认的标准形成结构化的事务处理或信息数据格式，从计算机到计算机的电子传输。”一般的买卖，是由买方向卖方发出订单，卖方按照订单发货，买方收到货物及发货票后开出支票给卖方，卖方到银行兑现。而EDI的处理过程是：企业收到 EDI订单，EDI系统就会自动处理该订单，检查订单是否符合要求;通知安排生产;向供应商订购零配件;向运输部门预订集装箱;向海关、商检等部门申请许可证;通知银行并给订货方开出EDI发票;向保险公司申请保险单等，使整个交易过程在最短时间内准确完成。
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