在项目融资顾问与项目主办人经协商已确定了项目融资具体方案及其细节安排的基础上，应由项目主办人委托牵头经理人组织贷款银团，由牵头经理人和专业性中介机构准备信息备忘录和各种融资法律文件，并应由主办人与牵头经理人就项目融资文件进行协商谈判，此种正式法律文件的协议定稿既是对项目融资方案的实施，也往往最终调整着项目融资方案的内容。
根据国际融资惯例，项目融资顾问在确认项目融资方案后，应当作出其是否负担融资牵头经理人职责的表示，项目主办人则应以书面文件做出委托其担任牵头经理人和授权其组织贷款银团的意思表示，其程序与国际贷款过程无异。牵头经理人在得到授权后，将与专业性中介机构共同准备旨在推销贷款的信息备忘录或事实说明文件;同时将委托专业性中介机构依照已拟定的项目融资方案准备各种项目融资法律文件的草稿，此类法律文件不仅包括贷款协议和担保协议，而且包括政府特许文件、项目公司设立文件、项目公司管理文件、项目工程承包合同、设备与原材料供应合同、产品长期购买合同、信托文件以及大量的工作文件等，它们通过严谨而确定的法律关系形成统一的项目融资结构，在许多项目融资中，保障其基本结构的法律文件往往由几十项甚至上百项合同文件组成。
在项目融资准备阶段，贷款银团的牵头经理人通常在信息备忘录正式定稿前即已开始贷款推销与银团组织工作，仅将文件正式签署留待最后实施阶段进行。与此类似，在项目融资法律文件的准备阶段，牵头经理人将协调项目融资的所有参与者进行相关法律文件的谈判工作，以通过协商使各项法律文件的内容处于定稿或可签署状态，其中贷款协议内容的确定既对其他法律文件具有指引作用，又以其他法律文件内容的确定为前提。在一般情况下，项目融资准备阶段的完成以各项法律文件的定稿或基本定稿为标志,但根据我国《境外进行项目融资管理暂行办法》的规定,上述业已定稿的主要合同之草案,应当报政府主管部门审核,其中某些合同还须取得政府主管部门的批准。
