一、资料的收集：
1、设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。
2、资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。
二、资料分类整理：
收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。
三、资料归档管理：
1、归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。采用多种形式的文档存储方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能地把各种形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。
2、档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任，档案管理人员需要及时收回在外文件，严防文件的流失。
3、档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防霉变。
四、档案的运用：
采用先进的检索软件，建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。
1、外部网：与公司总部、广大业主以进外部相关联单位进行联网，所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督、检查和联系。
2、内部网：管理处内部室联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理、分层使用。
