据北京市朝阳区法院统计，物业管理案件2002年为194起，2004年为1895起，2005年为2713起。其中，为追缴欠费而起诉的案件数量占99.6%，对于通过诉讼方法追缴物业管理欠费现象，笔者提出一些粗浅看法：
第一， 诉讼只是无奈之举。作为物业管理公司，已经依据物业服务合同付出了劳动，却不能依据合同得到劳动酬金，采用诉讼的方法请求法院支持自己的合法要求，对此无可厚非。但是，诉讼的过程需要物业管理公司额外投入大量人力和时间。即使胜诉，也仅仅是追回了依据合同本就应当得到的劳动报酬，物业管理公司却因此增大了管理成本，仍然是输家。这样看，要么物业管理公司加大成本去诉讼追款，要么超过诉讼时效放弃企业的合法权益。通过诉讼追缴欠费，实是物业管理公司的无奈之举。
第二， 不要轻言“起诉”。且不论欠费是否合理，是否应当起诉，物业管理公司的管理人员都应当换位思考，在解决业主面临的实际问题上下功夫，以优质服务赢得业主交费，不可轻言“起诉”。其中包括两个方面内容：一是对于物业管理公司依据合同有义务解决的问题，如果是有条件解决的，必须先办事，后追款，不可先行提起诉讼，以防止败诉赔款，“赔了夫人又折兵”;如果是依据协议应当解决，但又暂不具备条件解决的问题，物业管理公司千万不可胡乱推辞或轻易承诺，防止业主以此为由长期拖欠管理费，或者状告物业管理公司“错上加错”。二是依据协议不应由物业管理公司解决的问题，也不要简单推诿，应当急业主之所急，努力取得业主的授权，主动与相关责任方取得联系，积极起到沟通协调作用，同时做好相关记录。在取得足以证明物业管理公司已经尽职履约的证据之前，不要轻易起诉业主。
第三， 注意诉讼过程中与业主的联系。物业服务属于连续服务，案件终结之后，相关方还要彼此接触。所以，物业管理公司需要建立制度，使诉讼代理人与物业管理员之间保持持续有效的沟通。在诉讼过程中，物业管理公司不能与业主中断联系，尤其是起诉业主欠费的案件要特别注意。例如：诉前物业管理公司应有明确催缴的提示，有物业管理公司征求意见的表示，有律师催告信函，使业主接到开庭通知时不感到惊奇或意外;同时诉前还要核准业主的相关信息资料，防止和杜绝出现差错。案件诉讼一般需要一个过程，物业管理公司的诉讼代理人有条件将在审理过程中遇到的问题通报物业管理员，以便核实情况，掌握证据。如果认定服务中确有瑕疵，物业管理员也有时间弥补和纠正。这样既可以完善和改进服务，也有利于诉讼案件的尽早终结。法院判决后，物业管理公司无论胜诉或败诉，均应认真分析参考法院的裁决意见，查找管理和服务中存在的不足，采取有效措施防止类似案件重复发生。
第四， 重点防止恶意欠费现象蔓延。由于种种原因，近年来业主恶意欠费现象时有发生，例如有业主利用贷款多处购房后全部出租，然后故意躲避物业管理人员，有意拖欠管理费的现象;有房屋产权变更时，原所有权人故意隐瞒拖欠管理费的事实，致使新的房屋所有权人无辜承担连带责任的现象;有业主要求物业管理公司必须履行物业服务合同之外义务的现象。凡诸如此类业主逾期不履行交费义务的，物业管理公司均应在诉讼时效内，通过法律程序维护企业的合法权益，坚决制止恶意欠费现象蔓延。另外，对于房屋长期无人居住、业主无处寻找的情况，物业管理公司可以采用先起诉后撤诉的方法，延续物业管理公司对相关业主追缴欠费的主张权力时效。
第五， 降低追缴欠费的诉讼成本。其中包括减少诉讼和方便诉讼两方面内容。减少诉讼，就是在绝对保护业主隐私的前提下，扩大对有效判例的宣传，对欠费业主进行耐心解释，举案说法，举一反三，以期达到不经过诉讼即可要回欠费的目的。方便诉讼，就是物业管理公司建立诉讼案件档案管理制度，注意收集保存相关记录和证明，充分发挥证据证明在类似案件审理中的作用。同时，定向培养物业管理公司的诉讼代理人，努力减少对追缴欠费诉讼的重复投入。
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第六， 从源头上解决物业管理欠费问题。物业管理欠费的源头是物业管理纠纷，解决纠纷的根本出路是法律完备，特别是提高法律法规的操作性和执行力。这是一个需要较长时间才可实现的目标。
但从当前情形看，比较可行的方法是依据现有法规，政府主管部门充分发挥职能作用。由于物业管理公司向社会提供的服务属于公共产品，拖欠管理费问题会直接影响物业服务质量和物业管理公司生存，所以追缴欠费既是主张物业管理公司的权力，也是为了维护小区全体业主的共同利益，不应属于纯粹的企业行为，政府相关部门应予以协助：
一是在审核登记房屋产权交易时，政府管理部门应要求原产权人清理物业管理欠费，要求新产权人与物业管理公司重新签订物业服务合同。
二是当有业主私自侵占小区公共利益时，政府有关部门应受理物业管理公司的举报，及时有效地制止业主的不当得利行为。
三是在小区尚未成立业主组织或其没有发挥应有作用时，社区居委会应代行业主组织的权责，防止涉及小区公共事务和共有利益的问题因业主组织缺位而久拖不决。
四是在因物业管理纠纷提起诉讼前，政府设置或指定一个机构充任第三人，负责对此类纠纷提出裁决意见，相关方只有在对裁决意见不服时才可提起诉讼请求。
总之，通过诉讼追缴欠费，是效力最高的一种方法，同时也是物业管理公司最无奈的选择。采用诉讼方法时，相关的管理和服务一定要贴近跟上，要在解决欠费业主的现实问题上下功夫。对于恶意欠费和典型案例，物业管理公司也要敢于采用诉讼的方法，坚决维护企业的合法权益和小区业主的共同利益，“该出手时就出手。
北京城市开发望京实业总公司
