招标准备阶段是指从开发商或业主决定进行物业管理招标到正式对外招标即发布招标公告之前的这一阶段所做的一系列准备工作。根据国际惯例，这一阶段的主要工作有：成立招标机构;编制招标文件;确定标底。
(一)成立招标机构
任何一项物业管理招标，无论是开发商还是业主委员会，都需要成立一个专门的招 标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。招标机构的主要职责是：拟定招标章程和招标文件;组织投标、开标、评标和定标;组织签订合同。可见招标机构一旦成立，其职责将贯穿整个招标投标过程。
成立招标机构主要有两种途径。一种是开发商或业主自行成立招标机构，自行组织招标投标工作;另一种是开发商或业主委员会委托专门的物业管理招标代理机构招标。两种途径都符合我国《招标投标法》的规定，并各有特点。
对于开发商或业主委员会自行成立招标机构，我国《招标投标法》规定：“招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。考虑到招标是一项较为复杂和繁琐的工作，其中在编制招标文件和组织评标方面有较强的专业性，对招标人能力的要求也较高，因此，招标人应根据自己的实际情况，量力而行。如招标人为实力雄厚的大型开发商或联合开发机构，有能力从物业的设计、施工监理到验收，整个开发的过程都统一自行成立招标机构，包揽其“一条龙”的招标工作，这时该物业管理招标也理应由开发商自行成立的招标机构来完成。再如，对于采用小范围邀请招标或议标方式的小规模物业管理项目，由于招标工作量不大，专业性不强，开发商一般都能够自行编制招标文件和组织评标，这时，招标人自行成立招标机构招标也较为适宜。自行招标的开发商或业主应按照惯例在开发商所在单位或业主委员会下设“招标工作委员会”或“招标工作组”等非常设的招标机构。其具体的组织机构设置本书第1章已作详细介绍，在此不再赘述。
对于招标人委托招标代理机构招标，我国《招标投标法》规定：“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构”。采用委托招标代理机构招标的最大优点在于招标机构与投标人之间做到信息充分对称，使得在招标项目专业性较强或开发商和业主信息不充分的情况下，招标得以顺利完成。要做到这一点，开发商或业主在选择招标代理机构时应注意以下问题：
首先，招标人应根据自己的意愿和自身情况选择招标代理机构，任何个人和单位都无权强行指定招标代理机构给招标人。而且，招标代理机构与招标人之间仅限于委托代理的关系，招标代理机构无权将招标结果强加于招标人，招标人应是是否中标的最终决定者。特别是国有房地产开发商在委托招标代理机构招标时，应避免选择与自己有上级关系的招标代理机构。
其次，招标人应根据自己标的的规模大小，选择不同等级的招标代理机构进行招标。我国《招标投标法》对招标代理机构的资格和等级划分，主要依据招标代理机构所具备的两个条件：一是代理招标经历达到一定的年限，且连续几年招标金额达到一定等级;二是编制招标文件和组织评标的专业能力和技术力量，也就是配备的专家人才库的规模大小和专家素质的高低。招标人应根据自身对物业管理的要求及标的的规模大小选择相称的招标代理机构，在委托价格合理的情况下，应选取具有较高等级的代理机构进行招标。
招标人委托招标代理机构进行招标的方式常用于公开招标和一部分大范围邀请招标。事实上，对于一些大型的项目，开发商往往委托一家招标代理机构包揽该项目所有的招标工作;另外，业主委员会进行物业管理招标时，通常也采用委托招标代理机构招标的方式。
