专利部门如何确定其发出文件和通知的收件人

当事人未委托专利代理机构
当事人未委托专利代理机构的，收件人为请求书中填写的联系人。若请求书中未填写联系人的，收件人为当事人；当事人有两个以上时，请求书中另有声明指定非第一署名当事人为代表人的，收件人为该代表人；除此之外，收件人为请求书中第一署名当事人。
在当事人是个人并确保能收到专利局信函时，可以不填写联系人。一般情况下，当事人是单位的，其填写的联系人应当是本单位的工作人员；当事人是个人的，填写的联系人应当是便于收到专利局信函并可迅速交给当事人本人的人。当事人只能填写一名联系人。

当事人已委托专利代理机构
当事人委托了专利代理机构的，通知和决定的收件人为该专利代理机构指定的专利代理人。专利代理人有两个的，收件人为该两名专利代理人。

其他情况
当事人无民事行为能力的，在专利局已被告知的情况下，通知和决定的收件人是法定监护人或者法定代理人。