专利申请提交到专利局受理处或各代办处以后，首先应进行是否符合受理条件的审查。对符合受理条件的申请，专利局将确定申请日，给予申请号，并在核实文件清单后，发出受理通知书，通知申请人，确认收到申请文件。
专利申请有下列情况之一的，专利局不予受理，并通知申请人，同时退还申请文件。
（1）、专利申请未以局面形式提出，或者未用中文书写的不能受理。例如：用模型、样品、录像带、磁盘或者通过电话提出专利申请是不能受理的，未经翻译的外文申请文件也不能受理。
（2）、申请文件（包括请求书）未打字、印刷，或者字迹不清、有涂改的；附图或外观设计图片未用绘图工具和黑色墨水绘制，或者模糊不清（外观设计照片）、有涂改的不能受理。例如：用铅笔绘制的附图和图片、模糊不清的照片是不能受理的。
（3）、 基本申请文件不齐备，如发明或者实用新型专利申请缺请求书、说明书（实用新型申请缺附图），或者权利要求书中缺任一项的；外观设计专利申请缺请求、图片或 者照片中任一项的不能受理。例如，申请实用新型专利只提交了请求书、说明书和权利要求书，没有提交附图的，不能受理。但是受理条件审查，只检查专利申请这 几个部分是否齐全，对每个部分内的文件是否完整不作审查。例如，说明书应当有5页，申请人只提交了1～3页及第5页，受理时仍然可以通过，受理处只在文件 清单上注明收到说明书4页。这种缺陷往往是无法补救的，所以申请人提交申请文件时一定要仔细核对。
（4）、请求书中缺申请人姓名或名称以及地址不详的不能受理。例如，请求书是非标准格式的，上面只打上了发明名称、发明人姓名，没有申请人姓名以及地址，由于专利申请没有申请主体，所以不能受理。
（5）、 专利申请类别(发明、实用新型或外观设计)不明确或者无法确定的不能受理。例如，申请人提交了外观设计请求书，但其中没有提交图片或照片，却提交了说明书 和附图，由于外观设计申请无须递交说明书，因而审查时无法确定申请人到底要申请什么专利，及应当以哪种专利申请的要求进行受理审查，所以只能不予受理。
（6）、与我国既无协议或条约关系、又无专利互惠的国家所属的国民或单位，向我国提出的申请不予受理；或者在我国没有经常居所或营业所的 外国人或外国单位，以及港、澳、台地区的单位和同胞未按规定办理申请手续的不能受理。例如，香港的某位中国籍居民直接将专利申请文件寄给中国专利局，这是 不能受理的。
申请文件的有些缺陷不影响受理。例如：①申请文件未用专利局统一印制的表格，是用白纸按要求的项目打字或印刷的；②请求 书中漏填发明名称、发明人姓名的；③请求书中没有签章，或者签章不产生法律效力的，如由专利代理机构签章，但没有同时提交专利代理委托书；④除请求书以 外，其它申请文件清单，如果只提交了一从的(申请文件需提交两份，其中一份作为文件清单，如果只提交一份，申请人将得不到文件清单)。以上缺陷可以在审查 阶段补正，但是申请人应当尽量避免出现这些缺陷，因为补正常常拖长审查程序。在申请前花几分钟可以解决的缺陷，通过补正往往会使审查程序拖延几个月时间。
对申请人面交专利局受理处或代办处的申请文件，受理处或代办处工作人员当时就进行申请是否符合受理条件的审查，符合受理条件的当场办理 受理手续；不符合受理条件的，专利局当时就把申请文件退还申请人，并说明不受理的理由。向专利局寄交申请文件的，大约在一个月内应当收到专利局的受理通知 书或者不受理通知书以及退还的申请文件。超过一个月尚未收到通知的，申请人应当及时向专利局受理处查询，以免申请文件或通知书在邮寄中丢失。
