专利申请有下列情况之一的，专利局不予受理，并通知申请人，同时退还申请文件。
（1）专利申请未以局面形式提出，或者未用中文书写的不能受理。例如：用模型、样品、录像带、磁盘或者通过电话提出专利申请是不能受理的，未经翻译的外文申请文件也不能受理。
（2）申请文件（包括请求书）未打字、印刷，或者字迹不清、有涂改的；附图或外观设计图片未用绘图工具和黑色墨水绘制，或者模糊不清（外观设计照片）、有涂改的不能受理。例如：用铅笔绘制的附图和图片、模糊不清的照片是不能受理的。
（3）基本申请文件不齐备，如发明或者实用新型专利申请缺请求书、说明书（实用新型申请缺附图），或者权利要求书中缺任一项的；外观设计专利申请缺请求、图片或者照片中任一项的不能受理。例如，申请实用新型专利只提交了请求书、说明书和权利要求书，没有提交附图的，不能受理。但是受理条件审查，只检查专利申请这几个部分是否齐全，对每个部分内的文件是否完整不作审查。例如，说明书应当有1�；5页，申请人只提交了1～3页及第5页，受理时仍然可以通过，受理处只在文件清单上注明收到说明书4页。这种缺陷往往是无法补救的，所以申请人提交申请文件时一定要仔细核对。
（4）请求书中缺申请人姓名或名称以及地址不详的不能受理。例如，请求书是非标准格式的，上面只打上了发明名称、发明人姓名，没有申请人姓名以及地址，由于专利申请没有申请主体，所以不能受理。
（5）专利申请类别（发明、实用新型或外观设计）不明确或者无法确定的不能受理。例如，申请人提交了外观设计请求书，但其中没有提交图片或照片，却提交了说明书和附图，由于外观设计申请无须递交说明书，因而审查时无法确定申请人到底要申请什么专利，及应当以哪种专利申请的要求进行受理审查，所以只能不予受理。
（6）与我国既无协议或条约关系、又无专利互惠的国家所属的国民或单位，向我国提出的申请不予受理；或者在我国没有经常居所或营业所的外国人或外国单位，以及港、澳、台地区的单位和同胞未按规定办理申请手续的不能受理。例如，香港的某位中国籍居民直接将专利申请文件寄给中国专利局，这是不能受理的。
申请文件的有些缺陷不影响受理。例如：①申请文件未用专利局统一印制的表格，是用白纸按要求的项目打字或印刷的；②请求书中漏填发明名称、发明人姓名的；③请求书中没有签章，或者签章不产生法律效力的，如由专利代理机构签章，但没有同时提交专利代理委托书；④除请求书以外，其它申请文件清单，如果只提交了一从的（申请文件需提交两份，其中一份作为文件清单，如果只提交一份，申请人将得不到文件清单）。以上缺陷可以在审查阶段补正，但是申请人应当尽量避免出现这些缺陷，因为补正常常拖长审查程序。在申请前花几分钟可以解决的缺陷，通过补正往往会使审查程序拖延几个月时间。对申请人面交专利局受理处或代办处的申请文件，受理处或代办处工作人员当时就进行申请是否符合受理条件的审查，符合受理条件的当场办理受理手续；不符合受理条件的，专利局当时就把申请文件退还申请人，并说明不受理的理由。向专利局寄交申请文件的，大约在一个月内应当收到专利局的受理通知书或者不受理通知书以及退还的申请文件。超过一个月尚未收到通知的，申请人应当及时向专利局受理处查询，以免申请文件或通知书在邮寄中丢失。
